Belediye & kamu hizmetleri CRM: vatandaş talebinden birim çözümüne tek panel
Belediye programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Belediye iş takip programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Vatandaştan gelen talep ve şikayetler farklı hatlara dağılıyor, hangi birim ne zaman ilgilenecek belirsiz kalıyor, geri dönüş gecikiyor. ÖzgürKod WhatsApp ve diğer kanalları tek çözüm merkezinde toplar, her talebi kayda alıp ilgili birime round-robin atar, AI ile şikayet ve acil bildirimleri öne çıkarır; duyuruları segmentle iletmenizi ve KVKK ile erişim loglarını gözetmenizi sağlar.
Belediye için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Belediye işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Vatandaş talep ve şikayetlerini WhatsApp'ta kayda alın, birimlere round-robin atayın, AI ile sınıflandırın, duyuruları segmentle iletin, KVKK'ya uyun. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Belediye ve Kamu Birimlerinin Bildiği Sorunlar
Farklı hatlara dağılan vatandaş talepleri, kaybolan şikayet kayıtları ve hangi birimin ilgilendiği belirsiz kalan süreçler.
Vatandaş Talepleri Farklı Hatlara Dağılıyor
Talep ve şikayetler telefon, WhatsApp, sosyal medya ve web formuna ayrı ayrı düşüyor. Hepsini tek yerden görmek mümkün olmayınca aynı talep birden çok yerde, bazıları ise hiç ele alınmadan kalıyor; vatandaş muhatap bulamadığını düşünüyor.
Hangi Birim İlgilenecek Belirsiz
Gelen talebin temizlik, fen işleri, su veya zabıtaya mı ait olduğu elle ayrıştırılıyor; yönlendirme sırasında talep elden ele dolaşıp kayboluyor. Sorumlu birim netleşmeyince geri dönüş gecikiyor, iş kimsede üstlenilmiyor.
Şikayet Kayıtları Tutulamıyor
Hangi şikayet ne zaman geldi, hangi aşamada, çözüldü mü? Kayıtlar defter ve farklı personelin notlarına dağılınca takip edilemiyor; vatandaş "ben bunu bildirmiştim" dediğinde elde düzenli bir kayıt bulunmuyor.
Acil Bildirimler Yığın İçinde Kayboluyor
Taşan konteyner, su patlağı veya tehlike bildirimi, rutin sorularla aynı yığında kalıyor. Gerçekten acil olan öne çıkarılamayınca müdahale gecikiyor; oysa bu bildirimlerin hızlı ele alınması kamu güvenliği açısından kritik.
Duyurular Hedefsiz ve Zahmetli
Su kesintisi, ilaçlama veya etkinlik duyurusu tüm listeye tek tek iletilmeye çalışılıyor. Yalnızca ilgili mahalleye veya gruba özel bilgilendirme yapılamayınca, herkese giden mesajlar hem zahmetli hem ilgisiz vatandaşı rahatsız ediyor.
Vatandaş Verisi ve Erişim Riski
Vatandaş iletişim bilgileri ve talep kayıtları herkesin eriştiği ortak dosyalarda tutuluyor; kim hangi veriye baktı bilinmiyor. Kişisel veriler bu kadar açık dolaşınca hem KVKK uyumu hem vatandaş mahremiyeti ciddi risk altında kalıyor.
Belediye ve kamu hizmetleri için ÖzgürKod ne yapar?
Genel CRM araçlarının üstüne, vatandaş hizmet süreçlerinize uyan akışlar.
Vatandaş talebinin çözüme giden 7 adımı
- WhatsApp, web formu ve sosyal medyadan gelen talep ve şikayetleri tek çözüm merkezinde toplayın; her biri kaynak etiketiyle kayda geçsin
- Talepleri ilgili birime round-robin ve rol bazlı yetkiyle atayın; temizlik, fen işleri veya su birimi yalnızca kendi taleplerini görsün, sorumluluk netleşsin
- AI gelen mesajları sınıflandırsın; şikayet ve acil bildirimler (su patlağı, taşan konteyner) gelen kutusunda öne çıksın, rutin sorulardan ayrılsın
- Talep ve şikayetleri görev kartlarına çevirin: sorumlu birim, checklist ve son tarihle aşaması izlensin, vatandaşa geri dönüş atlanmasın
- Su kesintisi, ilaçlama veya etkinlik duyurularını segment hedefleyerek (mahalle, grup) onaylı WhatsApp şablonuyla mükerrer engeliyle iletin
- KVKK gereği rol bazlı yetki tanımlayın; her personel yalnızca yetkili olduğu vatandaş ve talebe erişsin, tüm erişimler loglansın, veri açık dosyalardan kurtulsun
WhatsApp, web formu veya sosyal medyadan gelen talep/şikayet; kaynak etiketiyle vatandaş kartına ve kayda dönüşür.
AI mesajı talep, şikayet veya acil olarak sınıflandırır; acil bildirimler gelen kutusunda öne çıkar, rutin sorulardan ayrışır.
Talep ilgili birime round-robin ve rol bazlı yetkiyle atanır; sorumlu birim netleşir, iş sahipsiz kalmaz.
Talep görev kartına çevrilir; checklist ve son tarih bellidir, ekip işlemi yürütür, durum güncellenir.
İşlem ilerledikçe vatandaşa konuşma akışından bilgi verilir; "ne durumda?" sorusu hızlı yanıt veya chatbotla karşılanır.
Talep çözülünce görev kapatılır, kayıt tarihli olarak durur; "ben bildirmiştim" durumunda kayıt elinizin altındadır.
Su kesintisi, ilaçlama ve etkinlikler ilgili mahalle ve gruplara segment hedeflemeyle kampanya şablonuyla duyurulur.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Vatandaş mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, vatandaş bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz vatandaş grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni vatandaş geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, teklif, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir vatandaş yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Vatandaş kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi vatandaşlerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Vatandaşleriniz nereden yazarsa yazsın
Belediye için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Belediye iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de vatandaş iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Belediye programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Belediye programı", "Belediye yazılımı", "Belediye iş takip programı" ya da "Belediye müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: vatandaş bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Belediye otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen vatandaş mesajlarını tek panelde toplar, teklif ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Belediye için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve görev hazır |
| Vatandaş geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, teklif, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Geç dönülen her mesaj, rakibe verilmiş bir fırsattır.
Ortalama satışınız 4.000 ₺ ise: aboneliğin aylık bedeli tek bir satış kadar bile değil.
Belediye ve kamu hizmetleri için CRM ne işe yarar?
Belediye CRM'i; vatandaştan gelen talep ve şikayetleri WhatsApp ve diğer kanallardan tek çözüm merkezinde toplar, her birini kayda alıp ilgili birime round-robin atar. AI ile şikayet ve acil bildirimleri öne çıkarır, talepleri görev kartlarıyla takip eder ve vatandaşa geri dönüşü kayıt altında tutar. Su kesintisi gibi duyurular ilgili mahalleye segmentle iletilir; vatandaş verisi rol bazlı yetki ve erişim loglarıyla KVKK gözetilerek korunur. Böylece talepler dağılmaz, sorumlu birim netleşir, geri dönüş hızlanır.
ÖzgürKod e-Devlet veya kurum içi EBYS sistemleriyle entegre mi?
Hayır. ÖzgürKod e-Devlet, EBYS, belediye otomasyonu veya diğer resmi kamu sistemleriyle entegre değildir ve bu sistemlerden veri çekip göndermez. ÖzgürKod, vatandaşla olan iletişim katmanını yönetir: talep ve şikayetleri kanallardan toplar, birimlere atar, takip eder ve geri dönüşü kayıt altında tutar. Resmi evrak ve kayıt işlemlerinizi kendi mevcut kurum sisteminizde sürdürürsünüz. Desteklenen entegrasyonlar Google Takvim, Meta Lead Forms ile Meta ve Google reklam hesaplarıyla sınırlıdır; kamu sistemlerinin yerini almaz, vatandaş iletişimini kolaylaştırır.
Vatandaş taleplerini birimlere nasıl yönlendiririm?
Gelen her talep tek çözüm merkezinde toplanır ve ilgili birime round-robin ile dağıtılır; rol bazlı yetkiyle temizlik, fen işleri, su veya zabıta birimi yalnızca kendi taleplerini görür, merkez tüm tabloyu izler. Talep görev kartına çevrilir: sorumlu, checklist ve son tarih bellidir, atlanmaması için tarihi yaklaşan görev bildirimle düşer. AI sınıflandırma, talebin türüne göre öne çıkarmaya yardımcı olur. Böylece "bu hangi birimin işi?" belirsizliği ve elden ele dolaşırken kaybolan talep sorunu azalır.
Acil bildirimleri rutin taleplerden nasıl ayırıyor?
AI mesaj sınıflandırma, gelen her mesajı içeriğine göre talep, şikayet veya acil olarak etiketler; su patlağı, taşan konteyner veya tehlike bildirimi gibi acil durumlar gelen kutusunda öne alınır ve rutin sorulardan ayrışır. Mesai dışında 7/24 chatbot ilk karşılamayı yaparak vatandaşı oyalanmadan bilgilendirir ve talebi kayda alır. Böylece kamu güvenliği açısından kritik bildirimlere hızlı müdahale edilir, acil olan rutin yığını içinde kaybolmaz. Çözüm sürecindeki insana devir her zaman korunur.
Vatandaşlara duyuruları nasıl gönderirim?
Vatandaşları segmentlere ayırırsınız (mahalle, bölge, ilgi grubu); su kesintisi, ilaçlama veya etkinlik duyurusunu yalnızca ilgili gruba Meta onaylı WhatsApp şablonuyla gönderirsiniz. Mükerrer engeli aynı kişiye tekrarlı mesaj gitmesini önlemenize yardımcı olur. Bu sayede herkese giden zahmetli ve ilgisiz mesajlar yerine, doğru vatandaşa doğru bilgilendirme ulaşır. Duyurular hizmet iletişimi çerçevesinde, vatandaşı bilgilendirme amacıyla kullanılır; bireysel sorular ise tek gelen kutusunda hızlı yanıt ve chatbotla karşılanır.
Vatandaş verileri KVKK açısından güvende mi?
Evet, bu kamu kurumları için özellikle kritiktir. Vatandaş verileri KVKK gereklilikleri gözetilerek saklanır; rol bazlı yetkilendirmeyle her personel ve birim yalnızca yetkili olduğu vatandaş ve talebe erişir, tüm erişimler loglanır. Böylece kişisel veriler herkesin baktığı açık dosyalardan kurtulur; hangi personelin hangi veriye eriştiği izlenebilir ve denetlenebilir olur. Görev değişen veya ayrılan personel vatandaş listesini götüremez. Toplu duyurularda hedefleme ve mükerrer engeli, vatandaşa istenmeyen tekrarlı mesaj gitmesinin önüne geçmenize yardımcı olur.
Belediye programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Belediye programı", "Belediye yazılımı", "Belediye iş takip programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: vatandaş iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Vatandaş Taleplerini Tek Çözüm Merkezinde Toplayın
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün talepleri tek panelde toplayıp birimlere atayın; hafta sonunda kaç talebin çözüme ulaştığını raporda görün.