Etkinlik Ajansı CRM: ilk brief'ten son perdeye tüm operasyon tek panelde
Etkinlik Ajansı programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Etkinlik Ajansı iş takip programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
WhatsApp'tan gelen kurumsal brief, üç kez revize edilen teklif, sahnesi-ışığı-cateringi ayrı tedarikçiden bir lansman gecesi — hepsi aynı ekranda. Etkinlik başına görev panosu, checklist ve tedarikçi koordinasyonuyla operasyonu telefon trafiğine değil planına göre yürütün.
Etkinlik Ajansı için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Etkinlik Ajansı işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Kurumsal brief'ten teklife, revizyondan etkinlik günü görev panosuna; tüm operasyon tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Lansman Haftasında Tanıdık Gelen Sahneler
Yaratıcı fikir ve sahne sizde; kaybolan şey brief'lerin, revizyonların ve tedarikçi saatlerinin takibi.
Kurumsal Brief'ler Dağınık Geliyor
Brief kimi zaman WhatsApp'tan, kimi zaman e-postadan, kimi zaman toplantı notundan geliyor; istenenlerin nihai listesi hangisiydi, hangi madde sonradan eklendi belli olmuyor. Yanlış anlaşılan tek kalem, koca bütçeli teklifi baştan yazdırıyor.
Teklif Revizyonları Sürümsüz İlerliyor
Müşteri sahne ölçüsünü büyüttü, kişi sayısını değiştirdi, ikram kalemini çıkardı; dördüncü revizyonda hangi teklifin geçerli olduğu e-posta ekleri arasında aranıyor. Eski sürümle onaya gidilen teklif, kâr marjını sessizce eritiyor.
On Tedarikçi, Tek Telefon Hafızası
Sahne, ışık, ses, catering, güvenlik, ulaşım... Her etkinlikte onlarca teslim saati ve onay telefonda tutuluyor. Işıkçının geldiği ama sahnenin gecikmesi yaşanan o kurulum sabahı, ekip aynı paniği yaşıyor.
Etkinlik Günü Listesi Herkeste Farklı
Kurulum sırası, prova saati, konuşmacı akışı kiminin defterinde, kiminin telefonunda. Sahada "biz bunu şöyle konuşmuştuk" tartışması başlayınca, dakikaların pahalı olduğu günde herkes farklı listeye bakıyor.
Kapora ve Hakediş Deftere Emanet
Müşteriden alınan kapora, tedarikçilere yapılan ön ödeme, etkinlik sonrası bakiye — onlarca kalem deftere ve hafızaya dağılıyor. Proje kapanıp masraflar netleşince eksik tahsilat ya da unutulan ödeme fark ediliyor.
Etkinlik Sonrası Rapor Toparlanamıyor
Müşteri etkinlik bittikten sonra fotoğraf, katılım özeti ve değerlendirme istiyor; görseller telefonlarda, notlar farklı yerlerde dağınık. Düzgün bir kapanış dosyası hazırlamak günler alıyor, bazen hiç gönderilemiyor.
Etkinlik ajansları için ÖzgürKod ne yapar?
Brief, teklif, tedarikçi koordinasyonu ve etkinlik günü görevlerini tek akışta birleştirir; operasyon planla yönetilir.
İlk brief'ten kapanış raporuna müşteri yolculuğu
- WhatsApp, e-posta, web formu ve Meta Lead Forms'tan gelen her brief'i kaynak etiketiyle müşteri kartına kaydedin; AI mesajları sınıflandırıp aciliyeti işaretlesin, mesai dışında chatbot tarih ve kişi sayısını sorup ön kayıt açsın
- Teklifi PDF olarak gönderin; her değişikliği Hazırlanıyor → Gönderildi → Onaylandı/Revize durumuyla sürümleyin — onaya hep güncel sürüm gitsin, TL/USD/EUR/GBP kalemler net dursun
- Her etkinlik için görev panosu kurun: sahne, ışık, ses, catering gibi tedarikçi kalemlerini checklist olarak işleyin; teslim saatleri ve sorumlular son tarih bildirimleriyle takipte kalsın, kurulum-söküm görevleri gün gün sıralansın
- Kapora, ara ödeme ve bakiyeyi parçalı ödeme kaydıyla izleyin; müşterinin gönderdiği dekontu AI tespit etsin, vadesi yaklaşanlara şablonla tek tıkla bilgilendirme gönderin
- Teklif ve onay aşamalarını pipeline'da izleyin; hangi tarihte kaç etkinliğiniz olduğunu panodan görüp ekip kapasitesini bilerek söz verin, gecikmiş işleri tek bakışta yakalayın
- Etkinlik sonrası rapor görevini dosya ekleriyle hazırlayın: fotoğraflar, katılım özeti ve değerlendirme tek kartta toplansın; Meta Reklam ROI ile hangi kampanyadan kaç kurumsal talep geldiğini izleyin
WhatsApp, e-posta, web formu veya Meta Lead Forms'tan gelen kurumsal talep kaynak etiketiyle kaydedilir; tarih, kişi sayısı ve etkinlik türü ilk nottan kartta birikir.
Görüşme randevusu online sayfadan alınır, Google Takvim'le senkronlanır; uzaktaki müşteriyle video görüşme aynı karttan yapılır, brief maddeleri kartta toplanır.
Teklif PDF olarak gönderilir; kalemler ve bütçe net, revizyonlar Revize durumuyla sürümlü ilerler, onaylı sürüm her zaman bellidir.
Anlaşma pipeline'da onay aşamasına geçer; ödeme planı kapora-ara ödeme-bakiye olarak kayda işlenir, tedarikçi ön ödemeleri de izlenir.
Etkinlik panosu açılır: tedarikçi kalemleri checklist olur, her maddeye sorumlu ve son tarih atanır; müşteriyle paylaşılacak güncellemeler şablonla gider.
Kurulum-söküm görevleri ve prova saatleri gün gün sıralanır; son dakika değişiklikleri tek kanaldan ekibe iner, sahada herkes aynı listeyi görür.
Fotoğraf, katılım özeti ve değerlendirme dosya ekleriyle rapor görevinde toplanır; teşekkür mesajı şablonla gider, müşteri yıllık etkinlikler için segmentte kalır.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Müşteri mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, müşteri bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz müşteri grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni müşteri geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, teklif, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir müşteri yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Müşteri kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi müşterilerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Müşterileriniz nereden yazarsa yazsın
Etkinlik Ajansı için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Etkinlik Ajansı iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de müşteri iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Etkinlik Ajansı programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Etkinlik Ajansı programı", "Etkinlik Ajansı yazılımı", "Etkinlik Ajansı iş takip programı" ya da "Etkinlik Ajansı müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: müşteri bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Etkinlik Ajansı otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen müşteri mesajlarını tek panelde toplar, teklif ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Etkinlik Ajansı için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve görev hazır |
| Müşteri geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, teklif, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Geç dönülen her mesaj, rakibe verilmiş bir fırsattır.
Ortalama satışınız 4.000 ₺ ise: aboneliğin aylık bedeli tek bir satış kadar bile değil.
Etkinlik ajansı için CRM ne işe yarar?
Ajans işi iki şeyin toplamıdır: müşteriyi ikna eden yaratıcı fikir ve etkinliği sorunsuz kuran operasyon. CRM ikincisinin omurgasıdır. WhatsApp ve e-postadan gelen brief'ler tek gelen kutusunda toplanır; her etkinliğin teklif sürümleri, tedarikçi görevleri, teslim saatleri ve ödeme planı kendi kartında durur. Paralel ilerleyen onlarca proje arasında hiçbir detayın kişisel hafızaya emanet edilmemesini sağlar.
Teklif revizyonlarındaki karışıklığı nasıl önlerim?
Teklifi PDF olarak gönderir, her değişikliği Hazırlanıyor → Gönderildi → Onaylandı/Reddedildi/Revize durumlarıyla sürümlersiniz. Büyüyen sahne ölçüsü, değişen kişi sayısı, çıkarılan ikram kalemi — hepsi sürüm geçmişinde durur ve geçerli olan her zaman son onaylı tekliftir. Kalemleri TL, USD, EUR veya GBP olarak tutarsınız. "Biz son halinde şöyle konuşmuştuk" tartışması, kayıtlı sürüm karşısında kendiliğinden biter.
Etkinlik günü tedarikçi koordinasyonunu nasıl yönetirim?
Her etkinlik için görev panosunda kart açarsınız; sahne, ışık, ses, catering, güvenlik gibi kalemler checklist maddesi olur. Her maddeye sorumlu kişi ve son tarih atanır; teslim saatleri ve onay durumları tek ekranda görünür. Kurulum ve söküm görevleri gün gün sıralanır, yaklaşan son tarihler bildirimle kendini hatırlatır. "Sahne kaçta geliyordu?" sorusunun cevabı telefon geçmişinde değil panodadır; tedarikçiyle yazışmalar da aynı panelde kayıtlı kalır.
Etkinlik bittiğinde müşteriye nasıl rapor hazırlarım?
Etkinlik panosuna bir kapanış raporu görevi açarsınız; fotoğraflar, katılım özeti, değerlendirme notları ve faturalandırma detayları dosya ekleri olarak tek karta toplanır. Görev checklist'i raporun hangi parçasının hazır, hangisinin eksik olduğunu gösterir. Hazırlanan dosyayı WhatsApp şablonuyla müşteriye gönderir, kapanışı netleştirirsiniz. Görseller telefonlarda kaybolmaz, kapanış dosyası günler değil saatler içinde toparlanır.
Etkinlik öncesi müşteriye otomatik hatırlatma gidiyor mu?
Hayır; ÖzgürKod kendiliğinden zamanlanmış mesaj göndermez, bu konuda net olalım. Doğru akış şudur: prova, ödeme ve teslim tarihleri görev olarak size hatırlatılır; müşteriye gidecek bilgilendirmeyi Meta onaylı şablonla tek tıkla siz gönderirsiniz. Sezon duyuruları ve davetler içinse segmente toplu gönderim yapan kampanya modülü vardır. Mesajın tonu ve zamanlaması — kurumsal iletişimde en kritik şey — sizin kontrolünüzde kalır.
Hangi kanaldan kaç kurumsal talep geldiğini ölçebilir miyim?
Evet. Her müşteri kaydı geldiği kaynak ve kampanya etiketini taşır; Meta Reklam ROI Merkezi reklam harcamanızı lead, görüşme ve onaylanan teklif sayısıyla yan yana koyar. LinkedIn kampanyası mı, fuar standı mı, tavsiye mi — dönem sonunda hangi kanalın kaç brief ve ne ciro getirdiğini rapor olarak görürsünüz. Gelecek dönemin pazarlama bütçesini hisle değil, geçmiş dönemin gerçek rakamlarına göre dağıtırsınız.
Etkinlik Ajansı programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Etkinlik Ajansı programı", "Etkinlik Ajansı yazılımı", "Etkinlik Ajansı iş takip programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: müşteri iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Bir Sonraki Lansmanı Telefon Hafızasıyla Yönetmeyin
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün WhatsApp ve web formunu bağlayın; aktif projelerinizi görev panosuna taşıyalım.