Vize & Göçmenlik CRM: evrak listesinden randevu gününe her danışan dosyası tek panelde
Vize & Göçmenlik programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Vize & Göçmenlik iş takip programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Öğrenci vizesi soran, oturum izni uzatan, randevusuna evrak yetiştiren... Her danışanın dosyası, evrak checklist'i ve yazışması tek panelde. Arapça, Rusça veya İngilizce gelen mesaj otomatik çevrilir; "dosyam ne oldu" sorusuna şablonla saniyeler içinde dönersiniz.
Vize & Göçmenlik için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Vize & Göçmenlik işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Evrak checklist'i, randevu takvimi, çok dilli danışan iletişimi ve dosya durumu yanıtları; danışmanlık ofisinizin tüm süreci tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Vize Danışmanlarının Tanıdık Zorlukları
Her dosya bir evrak listesi, bir randevu tarihi ve endişeli bir danışan demek; üçü birden elle yönetilemez.
Evrak Kovalamaca Randevu Gününe Kalıyor
Her vize türünün ayrı belge listesi var; danışan yarısını göndermiş, kalanı "yarın atarım" demiş. Eksik fark edildiğinde randevuya iki gün kalmış oluyor, dosya panikle tamamlanıyor, hata riski büyüyor.
Çok Dilli Mesaj Trafiği
Danışanlar Arapça, Rusça, İngilizce, Farsça yazıyor; ekip mesajları çeviri uygulamasına kopyalayıp yapıştırarak ilerliyor. Yavaş yanıt bir yana, yanlış anlaşılan tek cümle dosyada eksik belgeye dönüşüyor.
"Dosyam Ne Oldu?" Mesaj Yağmuru
Süreç uzadıkça her danışan haftada birkaç kez durum soruyor. Aynı cevap onlarca kez elle yazılıyor; yanıt geciktikçe danışanın endişesi büyüyor, güveni azalıyor, kırgınlık çevresine olumsuz yorum olarak yayılıyor.
Randevu Tarihleri Farklı Yerlerde
Ofis görüşmesi ajandada, danışanın başvuru randevusu e-postada, hatırlatması akılda. Yanlış aktarılan tek saat, danışanın aylarca beklediği randevunun boşa gitmesine ve tüm sürecin uzamasına yol açıyor.
Sezon Yoğunluğunda Kaybolan Talepler
Eğitim dönemi öncesi talepler katlanıyor; fiyat soranların kimi not ediliyor, kimi unutuluyor. Dönülmeyen her talep, aynı gün üç firmaya birden yazan adayın rakiple anlaşması demek.
Kapora ve Bakiye Takibi Dağınık
Hizmet bedeli çoğunlukla kapora artı bakiye olarak alınıyor; kim ne ödedi, dekont nerede, bakiye ne zaman istenecek — defter ve telefon galerisi arasında kayboluyor. Ay sonu alacak listesi tahminle çıkarılıyor.
Vize ve göçmenlik ofisleri için ÖzgürKod ne yapar?
Evrak listesinden randevu gününe, danışmanlık sürecinizin her adımına karşılık gelen özellikler.
İlk sorudan sonuç gününe danışan yolculuğu
- Vize türüne göre evrak listesini görev checklist'i olarak açın; danışan belge gönderdikçe işaretleyin, eksikler son tarihli görevle izlensin, randevuya eksik dosya kalmasın
- Arapça, Rusça veya İngilizce gelen mesaj otomatik çevrilsin; 8 dilde hazır şablonla danışanın dilinde yanıt verin, yanlış anlaşılma dosyaya yansımasın
- "Dosyanız işlemde" gibi durum yanıtlarını hızlı yanıt şablonuyla tek tıkla gönderin; dosya aşamasını pipeline'da güncelleyin, durum soruları saniyeler içinde yanıtlansın
- Ofis görüşmelerini online randevu sayfasıyla planlayın; Google Takvim çift yönlü senkronla tüm randevular tek takvimde dursun, randevu öncesi evrak bilgisini şablonla iletin
- Sezon duyurularını segment bazlı kampanyayla gönderin: öğrenci vizesi etiketli danışanlara dönem açılışı bilgilendirmesi, mükerrer gönderim engeliyle tek sefer gitsin
- Kapora ve bakiyeyi parçalı ödeme kaydıyla izleyin; danışanın gönderdiği dekontu AI tespit etsin, pasaport gibi hassas veriler rol bazlı yetki ve erişim loglarıyla korunsun
WhatsApp, Instagram veya web formundan gelen talep kaynak etiketiyle kart olur; chatbot ülke ve vize türü sorularını 7/24 karşılar, konuşmayı danışmana devreder.
Danışan online randevu sayfasından görüşme saati seçer; uygunluk notları ve hedef ülke bilgisi danışan kartına işlenir.
Danışmanlık ücreti PDF teklif şablonuyla gönderilir, durum akışında izlenir; anlaşmayla birlikte kapora ödemesi kayda girer.
Vize türüne uygun evrak checklist'i açılır; gelen belgeler işaretlenir, eksikler son tarihli görevle kovalanır, eksik listesi şablonla tek tıkla iletilir.
Dosya "Başvuru Yapıldı" aşamasına alınır; randevu tarihi karta ve Google Takvim'e işlenir, randevu öncesi bilgilendirme şablonla gönderilir.
Sonuç danışana kendi dilindeki şablonla bildirilir; kalan bakiye tahsilat kaydında kapanır, dosya arşive alınır.
Oturum ve vize uzatma tarihleri vade alanına işlenir; dönemi gelen danışan segmentine kampanyayla bilgilendirme gider, memnun danışandan referans istenir.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Danışan mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, danışan bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz danışan grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni danışan geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, teklif, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir danışan yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Danışan kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi danışanlerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Danışanleriniz nereden yazarsa yazsın
Vize & Göçmenlik için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Vize & Göçmenlik iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de danışan iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Vize & Göçmenlik programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Vize & Göçmenlik programı", "Vize & Göçmenlik yazılımı", "Vize & Göçmenlik iş takip programı" ya da "Vize & Göçmenlik müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: danışan bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Vize & Göçmenlik otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen danışan mesajlarını tek panelde toplar, teklif ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Vize & Göçmenlik için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve görev hazır |
| Danışan geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, teklif, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Geç dönülen her mesaj, rakibe verilmiş bir fırsattır.
Ortalama satışınız 4.000 ₺ ise: aboneliğin aylık bedeli tek bir satış kadar bile değil.
Vize ve göçmenlik danışmanlığı için CRM ne işe yarar?
Danışmanlık ofisinin üç yükünü hafifletir. Birincisi evrak: her dosyanın belge listesi checklist olarak izlenir, eksikler randevu gününe kalmaz. İkincisi iletişim: tüm kanallardan gelen mesajlar tek gelen kutusunda toplanır, yabancı dildeki mesajlar otomatik çevrilir, durum sorularına şablonla saniyede dönülür. Üçüncüsü süreç: her dosya pipeline'da aşamasıyla görünür, randevular takvimde, ödemeler kayıt altındadır. Ofis büyüse de düzen bozulmaz.
Konsolosluk veya resmi başvuru sistemleriyle entegrasyonu var mı?
Hayır; randevu alma ve başvuru işlemleri konsoloslukların ve resmi makamların kendi sistemlerinde yapılır, ÖzgürKod bu sistemlere bağlanma iddiasında değildir ve bu konuda dürüst olmayı tercih ederiz. ÖzgürKod ofis tarafını düzenler: aldığınız randevunun tarihi danışan kartına ve takvime işlenir, evrak hazırlığı checklist'le izlenir, danışan bilgilendirmesi şablonlarla yapılır. Resmi işlem orada, sürecin yönetimi ve danışan ilişkisi burada yürür; iki taraf birbirini tamamlar.
Farklı dillerde yazan danışanlarla nasıl iletişim kurarım?
Gelen mesaj hangi dilde olursa olsun panelde otomatik çevirisiyle görünür; Arapça, Rusça veya Farsça mesaj için çeviri uygulamasına kopyala-yapıştır yapmazsınız. Yanıt tarafında Türkçe, İngilizce, Arapça, Almanca, Fransızca, Rusça, İspanyolca ve İtalyanca olmak üzere 8 dilde hazır şablon kullanırsınız; evrak listesi ve randevu bilgilendirmesi danışanın dilinde gider. Yanlış anlaşılmadan doğan eksik belge sorunu büyük ölçüde ortadan kalkar.
Evrak takibi nasıl çalışıyor?
Her vize türü için evrak listesini bir kez tanımlarsınız; yeni dosyada bu liste görev checklist'i olarak açılır. Danışan belge gönderdikçe ilgili madde işaretlenir; belgeler danışan kartında, yazışma geçmişinin yanında durur. Eksik kalemler için son tarihli görev kurulur; tarih yaklaştığında bildirim gelir, eksik listesi şablonla tek tıkla danışana iletilir. Randevuya günler kala hangi dosyada ne eksik, panelde tek bakışta görünür.
"Dosyam ne oldu" sorularını nasıl azaltırım?
İki yolla. Birincisi hız: dosya aşaması pipeline'da güncel olduğu için soruya bakar bakmaz hızlı yanıt şablonuyla tek tıkla doğru cevabı verirsiniz; danışan beklemez. İkincisi proaktif bilgilendirme: dosya yeni aşamaya geçtiğinde şablonla kısa bir durum mesajı göndermeyi alışkanlık edinirsiniz. ÖzgürKod kendiliğinden otomatik mesaj atmaz — gönderim her zaman sizin onayınızla olur; ama bu iki alışkanlık durum sorularını gözle görülür azaltır.
Pasaport ve kişisel veriler KVKK açısından güvende mi?
Bu işte dosyalar pasaport, kimlik ve gelir belgesi gibi en hassas verileri içerir; ÖzgürKod buna göre kurgulanmıştır. Rol bazlı yetkilendirmeyle her danışman yalnız kendi dosyalarına erişir; kim hangi kayda ne zaman baktı, erişim loglarında tutulur. Belgeler personelin kişisel telefonu yerine ofisin denetimindeki panelde durur; personel ayrılsa da veri ofiste kalır. Veri silme ve düzeltme talepleri panel üzerinden yönetilir.
Vize & Göçmenlik programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Vize & Göçmenlik programı", "Vize & Göçmenlik yazılımı", "Vize & Göçmenlik iş takip programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: danışan iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Bir Sonraki Randevuya Eksiksiz Dosyayla Gidin
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün evrak checklist'lerinizi kurun, danışan dosyalarınızı panele taşıyın; durum sorularına saniyeler içinde dönün.