Kongre & Fuar Merkezi CRM: tarih sorgusundan kapanışa tüm rezervasyon tek panelde

Bir kongre merkezinin günü iki sorunun etrafında döner: hangi tarih boş ve bu talep ne kadar ciddi. CRM ikisini tek panelde tutar. WhatsApp ve telefondan gelen müsaitlik sorguları gelen kutusunda toplanır; her talebin kapasite senaryoları, salon teklifi sürümleri, rezervasyon tarihi, operasyon görevleri ve ödeme planı kendi kartında durur. Resepsiyon, satış ve operasyon ekibi aynı ekrana bakar; hiçbir tarih ya da kurumsal müşteri kişisel hafızaya emanet kalmaz.

Rezervasyonlarınızı Google Takvim ile senkron çalışan takvimde tutarsınız; hangi salonun hangi tarihte tutulduğu tek bakışta görünür. "14-16 Ekim 800 kişilik salon boş mu" sorusu geldiğinde takvim defterini ve eski yazışmaları karıştırmak yerine panele bakıp anında yanıt verirsiniz. Teklif aşamasındaki tarihler de görünür olduğu için, henüz kesinleşmemiş bir talep yüzünden başka bir kongreyi yanlışlıkla geri çevirme ya da aynı tarihe iki söz verme riskini önceden yönetirsiniz.

Müşteri 800 kişi mi 300 kişi mi getireceğini netleştiremediğinde, her kapasite senaryosunu ayrı bir teklif sürümü olarak PDF'te tutarsınız. Salon mu büyük hol mü, hangi oturma düzeni, hangi ek hizmet — her senaryonun düzeni ve fiyatı kayıtlıdır. Müşteri kararını verdiğinde ilgili sürüm onaya geçer, gerisi Reddedildi olarak kalır. Hangi teklifin geçerli olduğu pipeline'da nettir; eski bir kapasite senaryosuyla yanlış rezervasyon açma riski biter.

Her etkinlik için görev panosunda kart açarsınız; salon hazırlığı, teknik kurulum, catering, kayıt masası, otopark yönlendirme gibi kalemler checklist maddesi olur. Her maddeye sorumlu birim ve saat atanır; salon planı ve teknik detaylar dosya ekiyle karta bağlanır. Son tarih bildirimi yaklaşan adımı hatırlatır. Etkinlik sabahı her birim aynı karttaki güncel listeye bakar; "kayıt masasını kim kuruyordu" sorusunun cevabı telefonlarda değil, panodadır.

Hayır; ÖzgürKod kendiliğinden zamanlanmış mesaj ya da teklif göndermez, bu konuda net olalım. Yaptığı şudur: otomotiv fuarı, ilaç kongresi gibi her yıl gelen müşterileri bir segmentte tutar, geçmiş etkinlik kayıtlarını kartta saklar. Yeni sezon açılırken bu segmente Meta onaylı şablonla erken rezervasyon hatırlatmasını siz tek tıkla gönderirsiniz. Böylece rakip mekân önce davranıp sadık müşteriyi kapmadan, doğru zamanda siz temas edersiniz; başlatma kararı her zaman sizde kalır.

Evet. Her müşteri kaydı geldiği kaynak ve kampanya etiketini taşır; Meta Reklam ROI Merkezi reklam harcamanızı sorgu, görüşme ve onaylanan rezervasyon sayısıyla yan yana koyar. Sektör fuarı tanıtımı mı, dijital kampanya mı, tavsiye mi — dönem sonunda hangi kanalın kaç talep ve ne ciro getirdiğini rapor olarak görürsünüz. Salon doluluğu ve tahsilat raporlarıyla birlikte, gelecek dönemin satış çabasını gerçek rakamlara göre yönlendirirsiniz.