Ortodonti Kliniği CRM: ilk muayeneden son kontrole tüm tedavi tek panelde
Ortodonti Kliniği programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Ortodonti Kliniği randevu programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Ortodonti uzun soluklu bir ilişkidir: aylık kontroller, kopan braketler, taksitler ve soru soran veliler... Hasta kartında veli numaraları, tedavi aşaması ve ödeme planı bir arada dursun; kontrol bilgilendirmesi şablonla tek tıkla gitsin, acil mesajı AI öne çıkarsın.
Ortodonti Kliniği için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Ortodonti Kliniği işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Aylık kontrol seansları, veli iletişimi, tel ve plak taksitlerinin takibi; aylarca süren tedavi yolculuğu tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
On Sekiz Ay Süren Tedavi, Her Ay Aynı Koşturma
Yüzlerce aktif hastanın her ay kontrole gelmesi gereken bir klinikte randevu, veli ve taksit trafiği deftere sığmaz.
Aylık Kontrol Çarkı Telefonla Dönüyor
Aktif tedavideki her hasta ayda bir koltuğa oturmak zorunda; randevu vermek, değiştirmek ve hatırlatmak sekreterin telefon mesaisine dönüşüyor. Tek kişinin hafızasına emanet edilen çark, yoğun haftalarda teklemeye başlıyor.
Gelmeyen Hasta, Uzayan Tedavi
Kontrole gelinmeyince tel ayarı gecikiyor; on sekiz aylık plan sessizce yirmi dört aya uzuyor. Hasta "tedavi bitmedi" diye kliniğe kırılıyor, oysa atlanan randevuların kaydı hiçbir yerde tutulmuyor.
Hasta Çocuk, Yazan Anne, Arayan Baba
Kayıt çocuğun adına ama mesaj annenin numarasından geliyor, ödemeyi baba soruyor. Aynı tedavinin yazışması üç ayrı numaraya dağılınca kim neyi konuştu, hangi veliye ne söylendi izlenemiyor.
Uzun Taksit Planları Defterde
Tedavi bedeli çoğu ailede aylara, bazen tedavi süresine yayılıyor. Hangi taksit ödendi, dekont geldi mi, kim üç ay geride — defter ve telefon galerisi arasında kaybolan tahsilat, kliniğin kârından sessizce eriyor.
Muayeneye Gelen, Tedaviye Başlamayan
Fiyat alıp "düşünelim" diyen aileler listelenmiyor; teklif verilenlerin kaçının başka kliniğe gittiği bilinmiyor. Emek verilen her muayene, takip edilmediği için kapanmamış bir fırsat olarak kalıyor.
Kopan Braket Mesajı Kuyrukta Bekliyor
Braket koptu, tel battı mesajları rutin randevu sorularıyla aynı kuyruğa düşüyor. Geç görülen acil talep hem hastayı mağdur ediyor hem ertesi günün randevu düzenini son dakika alt üst ediyor.
Ortodonti klinikleri için ÖzgürKod ne yapar?
Uzun tedavi sürecinin iletişim, randevu ve ödeme yükünü tek panelde toplar; hekim telin başında, sistem takibin başında kalır.
İlk muayeneden pekiştirmeye hasta yolculuğu
- WhatsApp, Instagram ve web formundan gelen tüm mesajları tek gelen kutusunda toplayın; anne, baba ve hasta numaralarını aynı hasta kartına bağlayın, yazışma bölünmesin
- Braket ve tel mesajlarını AI "acil" sınıflandırsın, konuşma en üste düşsün; mesai dışında chatbot durumu sorup ara seans talebini ekibe devretsin
- Aylık kontrolleri online randevu sayfası ve Google Takvim çift yönlü senkronla yönetin; yaklaşan kontrolü Meta onaylı şablonla tek tıkla bildirin
- Tedavi bedellerini taksit planıyla kaydedin; vadesi gelen ve geciken taksitleri panelde görün, velinin gönderdiği dekontu AI tespit edip kayda düşsün
- Tedavi aşamalarını pipeline'da izleyin — muayene, plan onayı, aktif tedavi, pekiştirme; aksayan hastalar gecikmiş işler görünümünde öne çıksın
- Muayeneye gelip karar veremeyen ailelere PDF teklif gönderin; teklif durumunu (Gönderildi → Onaylandı/Revize) izleyin, bekleyen segmente kampanyayla dönüş yapın
Veli Instagram'dan fiyat sorar veya web formundan muayene ister; talep kaynak etiketiyle karta dönüşür, AI fiyat soranı işaretler.
Online randevu sayfasından uygun saat seçilir; randevu Google Takvim ile hekim takvimine senkron işlenir, bilgilendirme şablonla gider.
Önerilen tedavi PDF teklifle aileye sunulur; Gönderildi → Onaylandı/Revize akışı izlenir, karar bekleyen aile unutulmaz.
Hasta kartına tedavi aşaması, veli numaraları ve taksit planı işlenir; tedavi pipeline'da "aktif" aşamasına alınır.
Her seans karta işlenir; yaklaşan kontrol şablonla tek tıkla bildirilir, gelmeyenler gecikmiş işler görünümünde öne çıkar.
Vadesi gelen taksitler panelde listelenir, dekontları AI yakalar; geciken ödemeye nazik hatırlatma şablonla gönderilir.
Tedavi biten hasta pekiştirme aşamasına taşınır; seyrek kontrollerin düzeni korunur, kardeş ve tanıdık tavsiyeleri yeni kayıtlara dönüşür.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Hasta mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, hasta bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz hasta grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni hasta geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, randevu, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir hasta yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Hasta kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi hastalerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Hastaleriniz nereden yazarsa yazsın
Ortodonti Kliniği için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Ortodonti Kliniği iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de hasta iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Ortodonti Kliniği programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Ortodonti Kliniği programı", "Ortodonti Kliniği yazılımı", "Ortodonti Kliniği randevu programı" ya da "Ortodonti Kliniği müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: hasta bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Ortodonti Kliniği otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen hasta mesajlarını tek panelde toplar, randevu ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Ortodonti Kliniği için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve randevu hatırlatması hazır |
| Hasta geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, randevu, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Gelmeyen randevu boş bir saat değil, bedeli çoktan ödenmiş bir saattir.
Hizmet başına 1.000 ₺ alıyorsanız: aboneliğin aylık bedeli 3 randevu ediyor.
Ortodonti kliniği için CRM ne işe yarar?
Ortodontide hasta ilişkisi tek seanslık değil, aylarca süren bir süreçtir; CRM bu sürecin idari yükünü taşır. Veli ve hasta numaraları tek kartta birleşir, aylık kontrol randevuları ve değişiklik talepleri tek kutudan yönetilir, taksitler vade takibiyle izlenir, muayeneye gelip karar veremeyen aileler teklif akışında görünür kalır. ÖzgürKod bir diş hekimliği otomasyonu veya görüntüleme arşivi değildir; panoramik film ve tedavi notları kendi sisteminizde kalır, iletişim ve takip burada düzenlenir.
Aylık kontrol randevularını sistem otomatik mi hatırlatıyor?
Hayır; ÖzgürKod kendiliğinden zamanlanmış mesaj göndermez, bunu net söyleyelim. Doğru kurgu şudur: yaklaşan kontroller panelde listelenir, bilgilendirmeyi Meta onaylı WhatsApp şablonuyla tek tıkla gönderirsiniz; aynı haftaya denk gelen hasta grubuna kampanya modülüyle toplu ulaşırsınız. Mükerrer gönderim engeli, hem anneye hem babaya yazarken aynı numaraya çift mesaj gitmesini önler. Mesajın içeriği ve zamanlaması her zaman kliniğin kontrolünde kalır.
Veli ve hasta iletişimini nasıl tek kayıtta toplarım?
Çocuk hastalarda yazışma neredeyse her zaman veli numarasından yürür; ÖzgürKod'da annenin, babanın ve gerekiyorsa hastanın numarası aynı hasta kartına bağlanır. Hangi numaradan mesaj gelirse gelsin konuşma aynı kartın geçmişine düşer; sekreter kim olduğunu sormak zorunda kalmaz, hekim karta baktığında tüm yazışmayı görür. Randevu değişikliği anneyle konuşulmuş, ödeme babayla — hepsi tek zaman akışında durur ve klinik hafızası kişilere değil sisteme ait olur.
Tedavi taksitlerini nasıl takip ederim, online ödeme alınıyor mu?
ÖzgürKod online ödeme almaz, ödeme linki göndermez; bu konuda dürüst olalım. Yaptığı şey tahsilatın kaydını ve takibini eksiksiz tutmaktır: tedavi bedeli taksit planıyla hasta kartına işlenir, vadesi gelen ve geciken taksitler panelde listelenir. Velinin WhatsApp'tan gönderdiği havale dekontunu AI görselden tespit edip kayda düşer. Geciken ödeme için nazik hatırlatmayı şablonla tek tıkla gönderirsiniz; ay sonunda kimin ne ödediği defter karıştırmadan bellidir.
Muayeneye gelip tedaviye başlamayan aileleri nasıl geri kazanırım?
Önce kayıt: fiyat verilen her aile teklif akışında Gönderildi durumunda bekler, kimse listede kaybolmaz. PDF teklifte tedavi planı ve ödeme seçenekleri net yazar; Onaylandı, Reddedildi veya Revize durumu işlenir. Karar veremeyen segmente bir süre sonra kampanya modülüyle Meta onaylı şablon üzerinden bilgilendirme gönderirsiniz. Garantili bir geri dönüş formülü değildir; ama dönülmeyen teklif kalmadığında, kararsız ailelerin bir kısmının size dönmesi için sistematik bir zemin kurulmuş olur.
Hasta ve veli bilgilerinde KVKK tarafı nasıl işliyor?
Çocuk hastalarla çalışan bir klinikte veri hassasiyeti iki kat önemlidir. Rol bazlı yetkilendirmeyle sekreter, asistan ve hekim yalnız yetkili olduğu kayıt ve yazışmaları görür; kimin hangi karta ne zaman eriştiği loglanır. Yazışmalar personelin kişisel telefonları yerine kliniğin panelinde tutulur; bir çalışan ayrıldığında hasta iletişim geçmişi cihazla birlikte gitmez. Tıbbi görüntü ve tedavi dosyalarını bu sisteme taşımanız gerekmez; ÖzgürKod idari iletişim katmanında kalır.
Ortodonti Kliniği programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Ortodonti Kliniği programı", "Ortodonti Kliniği yazılımı", "Ortodonti Kliniği randevu programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: hasta iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Tedavi Planınız Kadar Düzenli Bir Takip
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün WhatsApp'ı bağlayın; bu ay kontrolü gelen hastaları tek listede görüp bilgilendirmeyi tek tıkla gönderin.