Özel Ders & Koçluk CRM: ilk mesajdan son derse her paket ve her hak takipte
Özel Ders & Koçluk programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Özel Ders & Koçluk randevu programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
12 derslik bir paket satın; dersler sabit saatinde takvime yazılsın, yapılan ders paketten düşsün, son dakika iptali kurala göre işlensin. Kalan hak öğrencinin kartında da veli portalında da görünür.
Özel Ders & Koçluk için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Özel Ders & Koçluk işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Ders hakkı paketi, her ders takvimde randevu, geç iptal kuralı, kalan hak uyarısı, taksit ve veli portalı tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Birebir Derste Tanıdık Zorluklar
Paket defterde, saat telefonda, iptal kuralı hafızada kalınca her ay sonu bir hesaplaşmaya dönüşüyor.
Kalan Ders Hakkı Belirsiz
Pakette kaç ders kaldığı eğitmenin defterinde; veli sorduğunda iki taraf farklı sayı söylüyor.
Son Dakika İptalleri
Dersten iki saat önce gelen iptal hakkı yakıyor mu? Kural yazılı değil; her seferinde ayrı pazarlık yapılıyor.
Ders Saatleri Her Hafta Yeniden
Sabit saatli öğrencinin dersleri her hafta mesajla yeniden ayarlanıyor; aynı eğitmene aynı saate iki ders yazılıyor.
Paket Bitiyor, Kimse Fark Etmiyor
Son ders yapılıyor, yenileme konuşulmuyor; öğrenci bir sonraki ay sessizce bırakıyor.
Ödeme ve Paket Ayrı Yerlerde
Paket ücreti taksitli; hangi taksit ödendi, paket donduruldu mu, vade kaydı mı — her biri ayrı bir notta.
Eğitmen Saati Elle Hesaplanıyor
Ay sonunda her eğitmenin kaç ders verdiği takvimden tek tek sayılıyor; ders başı ödeme hesabı gecikiyor.
Özel ders ve koçluk için ÖzgürKod ne yapar?
Eğitim Kurumu modülünün "Birebir ders paketleri" bölümüyle, ilk görüşmeden paket yenilemeye.
Öğrenci yolculuğu: ilk görüşmeden paket yenilemeye
- Tanışma görüşmesini ya da deneme dersini aday kaydı olarak planlayın; gelen aday tek tıkla kayda çevrilsin
- Paketi ders hakkı, ders süresi, geçerlilik süresi ve sabit haftalık saatle tanımlayın; her ders eğitmen adına takvime randevu olarak yazılsın
- Randevu tamamlandı ya da gelmedi yapılınca paketten hak düşsün; öğrencinin 24 saatten az kala iptalinde hak düşsün, kurum iptalinde hak iade edilip plan sonuna yeni ders eklensin
- Hediye ya da telafi için ek hak verin; kalan hak 1'e indiğinde ya da paketin süresi 7 gün içinde dolacaksa görev açılsın
- Paket ücretini taksit planına bağlayın; öğrenci ara verdiğinde paketi dondurun, paket süresi uzasın ve ödenmemiş taksit vadeleri kaysın
- Velilere girişsiz portal verin: yaklaşan dersler, kalan ders hakkı, değerlendirmeler ve taksitler tek bağlantıda
Mesajla ya da online ön kayıt sayfasından gelen kişi için tanışma görüşmesi veya deneme dersi planlanır.
Ders hakkı, süre, geçerlilik ve sabit haftalık saat seçilir; ücret ve taksit planı anlaşma olarak açılır.
Dersler eğitmen adına randevu olarak yazılır; çakışan eğitmen ya da derslik kaydetmeden önce uyarılır.
Randevu tamamlandı ya da gelmedi yapılınca hak düşer; takvimde dersi taşımak pakete de yansır.
Öğrenci geç iptal ederse hak düşer; kurum kaynaklı iptalde hak iade edilir ve plan sonuna ders eklenir.
Eğitmen güçlü yönleri ve gelişmesi gerekenleri yazar; isterseniz veli portalında görünür.
Kalan hak 1'e inince ya da süre dolmak üzereyken görev açılır; paket yenileme listesine düşer.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Öğrenci mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, öğrenci bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz öğrenci grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni öğrenci geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Kurumunuzun diğer işleri de aynı panelde
Birebir ders bölümü Eğitim Kurumu modülünün parçasıdır; grup dersleriniz de aynı ders programında durur.
Ders programı, kayıt ve taksit, yoklama, eğitmen paneli, veli portalı ve QR doğrulamalı belgeler.
Eğitim kurumu programı → Müzik, resim ya da dans dersi mi?Enstrüman paketleri, grup atölyeleri, stüdyo çakışması ve sertifika.
Müzik ve sanat kursları → Sınav koçluğu mu yapıyorsunuz?TYT, AYT ve LGS denemelerini yapıştırarak girin; net, sıralama ve gelişim grafiği.
Deneme sınavı takibi →Mesaj, randevu, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir öğrenci yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Öğrenci kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi öğrencilerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Öğrencileriniz nereden yazarsa yazsın
Her kanaldan gelen mesaj aynı gelen kutusuna düşer; konuşma ekibinizden birine atanır, öğrenci kartıyla birleşir.
- WhatsAppCloud API ya da QR
- InstagramDM ve yorumlar
- MessengerFacebook sayfanız
- TelegramTelegram botunuz
- TikTokDM
- Web sohbetSitenizdeki pencere
- Meta reklam formlarıReklam kaynağıyla
Telegram'ı kendi bot anahtarınızla, Instagram ve Messenger'ı Meta hesabınızla, WhatsApp'ı kare kodla ya da Cloud API ile bağlarsınız. Birleşik gelen kutusu →
Özel Ders & Koçluk için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Ders hakkı paketi. Paket, yapılan derslerden düşen hakla kendiliğinden azalmalı; kalan hak tek bir yerde ve tek sayı olarak görünmeli.
- Yazılı geç iptal kuralı. Son dakika iptalinde hakkın düşüp düşmeyeceği sistemde tanımlı olmalı; kurum kaynaklı iptal öğrenciyi cezalandırmamalı.
- Her ders takvimde. Sabit haftalık saatli dersler takvime kendiliğinden yazılmalı; çakışma kaydetmeden önce görünmeli.
- Paket bitmeden uyarı. Hak bitmek ya da paketin süresi dolmak üzereyken görev açılmalı; yenileme konuşması son dersten önce yapılmalı.
- Mesajla gelen öğrenci. Öğrenci ve veliler çoğunlukla WhatsApp'tan yazar; ders değişikliği konuşması, paket ve ödeme aynı kartta birleşmeli.
Özel Ders & Koçluk programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Özel Ders & Koçluk programı", "Özel Ders & Koçluk yazılımı", "Özel Ders & Koçluk randevu programı" ya da "Özel Ders & Koçluk müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: öğrenci bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Özel Ders & Koçluk otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen öğrenci mesajlarını tek panelde toplar, randevu ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Özel Ders & Koçluk için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Kalan ders hakkı | Eğitmenin defteri | Özel alan ister | Yapılan dersten kendiliğinden düşer; veli portalında görünür |
| Geç iptal | Her seferinde pazarlık | Genelde yok | Ayarlı süre (vars. 24 sa); kurum iptalinde iade |
| Ders programı | Mesajla haftalık ayar | Takvim var, paket bağı yok | Sabit saatten randevu; çakışma uyarısı |
| Paket yenileme | Son dersten sonra hatırlanır | Genelde yok | Kalan hak 1'de ve süre dolmadan 7 gün önce görev |
| Ödeme | Not ve dekont | Teklif modülüyle | Taksit planı, dondurmada vade kaydırma |
| Eğitmen saati | Takvimden elle sayım | Genelde yok | Eğitmen saatleri ve hakediş raporu |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Gelmeyen randevu boş bir saat değil, bedeli çoktan ödenmiş bir saattir.
Hizmet başına 1.000 ₺ alıyorsanız: aboneliğin aylık bedeli 3 randevu ediyor.
Birebir ders paketleri nasıl çalışıyor?
Örneğin 12 derslik bir matematik paketi: ders hakkı, ders süresi, paketin geçerlilik süresi, eğitmen ve sabit haftalık saat. Her ders takvimde eğitmenle bir randevudur; randevu "tamamlandı" ya da "gelmedi" yapılınca paketten hak düşer (gelmeyen derste hakkın düşüp düşmeyeceği ayardır). Kalan hak, yapılan derslerden hesaplanır; elle tutulan bir sayaç değildir.
Son dakika iptallerinde ne oluyor?
Öğrencinin iptali dersin başlamasına ayarladığınız süreden (varsayılan 24 saat) az kala gelirse hak düşer; daha önce gelirse hak iade edilir. Kurum kaynaklı iptalde hak iade edilir ve plan sonuna yeni ders eklenir; yönetici gerekirse kararı sonradan değiştirebilir. Hediye ya da telafi için pakete ek hak verebilir, gerekirse hak geri alabilirsiniz; her değişiklik notuyla kayıt geçmişine yazılır.
Dersler takvime nasıl yazılıyor?
Paketteki sabit haftalık saatlerden dersler takvime randevu olarak üretilir; eğitmen bir CRM personeline bağlıysa randevu onun takviminde görünür. Aynı eğitmene ya da dersliğe aynı saatte ikinci ders yazılmak istendiğinde kaydetmeden önce uyarı çıkar. Dersi takvimde taşımak, tamamlamak ya da iptal etmek paketteki hakka da yansır.
Aileye her ders için mesaj gidiyor mu?
Paketten üretilen derslerde yalnız ilk ders için "randevunuz oluşturuldu" mesajı gider; 12 derslik pakette aileye 12 onay mesajı gitmez. Randevu hatırlatmalarınız açıksa her ders için hatırlatma normal çalışır. Bunun dışında modül kendiliğinden mesaj göndermez: paket bitiyor ya da taksit gecikti gibi durumlarda görev ve WhatsApp taslağı hazırlanır, gönderimi siz yaparsınız.
Öğrenci ara verirse paket ne olur?
Kaydı belirli bir aralık için dondurursunuz: o aralıktaki dersler kaldırılır, paketin geçerlilik süresi uzar ve anlaşma yalnız bu kayda aitse ödenmemiş taksitlerin vadesi kayar. Dondurma bitince kayıt kendiliğinden yeniden aktif olur.
Koçluk için gelişim notu tutabilir miyim?
Evet. Eğitmen ya da koç, öğrenci için başlıklı değerlendirme yazar (örneğin "Ekim ayı gelişimi": güçlü yönler, gelişmesi gerekenler, öneriler). Değerlendirmeyi veli portalında görünür yapabilir, sınav sonuçlarıyla birlikte yazdırılabilir gelişim raporuna dönüştürebilirsiniz.
Online ders veriyorum, yine kullanabilir miyim?
Evet. Online dersler için "online oda" türünde derslik tanımlarsınız; paket, randevu ve hak düşümü aynı şekilde çalışır. Eğitim modülü derse görüntülü görüşme bağlantısı eklemez; Zoom ya da Meet bağlantınızı kendiniz paylaşırsınız.
Özel Ders & Koçluk programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Özel Ders & Koçluk programı", "Özel Ders & Koçluk yazılımı", "Özel Ders & Koçluk randevu programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: öğrenci iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Paketlerinizi tek panelden yönetmeye başlayın
7 gün ücretsiz deneyin. Bir paket tanımlayın, ilk dersi tamamlayın; kalan hakkın nasıl düştüğünü kendi verinizle görün.