Özel Güvenlik Şirketleri CRM: tekliften vardiya planına her nokta kontrol altında
Özel Güvenlik programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Özel Güvenlik iş takip programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Site yönetiminden gelen teklif talebi, AVM projesinin revizesi, gece yarısı gelen acil mesaj, ay sonunda biten sözleşme... Müşteri yazışmalarını tek gelen kutusunda toplayın; nokta bazlı teklifleri akışta, vardiya işlerini görev panosunda yönetin. Güvenlik şirketleri için yapay zeka destekli müşteri yönetimi.
Özel Güvenlik için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Özel Güvenlik işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Proje bazlı teklifler, vardiya görev planı, sözleşme yenilemeleri ve acil talepler tek panelde; AI acil mesajı öne çıkarır. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Güvenlik Şirketlerinin Tanıdık Dertleri
Sahada nöbet sorunsuz dönüyor; ofiste ise teklifler, vardiya değişimleri ve biten sözleşmeler telefon trafiğinde kayboluyor.
Acil Mesaj Sıradan Mesajın Arasında
"Nokta boş kaldı", "personel gelmedi", "kapıda olay var" gibi mesajlar; fiyat soruları ve rutin yazışmalarla aynı kutuya düşüyor. Yoğun saatte acil mesaj 40 dakika okunmadan beklerse, müşteri kaybından öte güvenlik zafiyeti doğuyor.
Nokta Bazlı Teklifler Excel'de Dağınık
Her proje farklı: personel sayısı, vardiya düzeni, silahlı/silahsız, tatil günleri... Teklifler Word'de hazırlanıp e-postayla gidiyor; hangi siteye hangi fiyatın verildiği, kimin revize istediği aylar sonra hatırlanamıyor.
Sözleşme Bitişleri Sessizce Geliyor
Yıllık hizmet sözleşmelerinin bitiş tarihleri takip edilmiyor; yenileme görüşmesi yapılmadan süre dolunca site yönetimi üç teklif toplamaya çıkıyor. Masada olmayan şirket, yıllardır hizmet verdiği noktayı fiyat bile veremeden kaybediyor.
Vardiya Değişimleri Telefonda Çözülüyor
İzin, rapor, ayrılma derken her hafta vardiya planı değişiyor; kim hangi noktada, değişiklik kime bildirildi — hepsi telefon ve mesaj trafiğinde. Bildirilmeyen tek değişiklik, sabah müşteriden gelen "bu kim?" sorusuyla öğreniliyor.
Tahsilat ve Hakediş Ay Sonu Kaosu
Hangi müşterinin ödemesi geldi, kimin faturası gecikti, fazla mesai hakedişe işlendi mi — ay sonu hepsi aynı haftaya sıkışıyor. Geciken tahsilat sessizce büyürken personel maaş günü kapıda bekliyor.
Müşteri İlişkisi Saha Sorumlusunun Telefonunda
Site yöneticisiyle yazışmalar saha sorumlusunun kişisel hattında; ne söz verildi, hangi şikayet geldi, merkez bilmiyor. Sorumlu izne çıktığında veya ayrıldığında müşteri ilişkisi de onunla birlikte gidiyor.
Güvenlik şirketleri için ÖzgürKod ne yapar?
Genel vaatler değil; nokta bazlı çalışan bir güvenlik şirketinin günlük akışına oturan gerçek senaryolar.
Teklif talebinden sözleşme yenilemeye müşteri yolculuğu
- AI gelen mesajları sınıflandırsın: "nokta boş", "personel gelmedi" gibi mesajlar acil etiketiyle anında öne çıksın, sorumluya atansın; fiyat soranlar sıcak listeye düşsün
- Nokta bazlı teklifleri PDF olarak hazırlayın: personel sayısı, vardiya düzeni ve kapsam kalemleriyle; Gönderildi → Onaylandı/Revize akışında izleyin, revize isteyen siteye güncel sürümü tek tıkla gönderin
- Sözleşme bitişlerini vade takibine işleyin; yenilemesi yaklaşan müşteriler panelde listelensin, yeni dönem fiyat görüşmesini rakipten önce siz açın
- Vardiya ve nokta işlerini görev panosunda planlayın: nokta devir teslimleri, denetim ziyaretleri ve eğitimler checklist'li görevlerle; son tarih bildirimi eksik işi önceden haber versin
- Fazla mesai ve ek nöbetleri hakediş & prim modülünde kayda alın; ay sonunda kimin ne alacağı tartışma konusu olmasın
- Müşterileri saha sorumlularına atayın; "personel kendi müşterisini görür" yetkisiyle herkes kendi noktalarına odaklansın, tüm yazışma merkez panelinde kalsın, erişimler KVKK için loglansın
Site yönetiminden, web formundan veya tavsiyeyle gelen güvenlik hizmeti talebi kaynak etiketiyle karta düşer; nokta ve personel ihtiyacı ilk nottan işlenir.
Nokta ziyareti Google Takvim senkronlu randevuyla planlanır; vardiya düzeni, risk noktaları ve özel istekler kartta not olarak birikir.
Personel sayısı ve vardiya düzenine göre hazırlanan teklif PDF olarak gönderilir; Gönderildi/Onaylandı/Revize durumu akışta izlenir.
Onaylanan nokta portföye işlenir: sorumlu atanır, sözleşme bitişi vade takibine girer, nokta kurulum işleri checklist'li görevle açılır.
Vardiya değişimleri, denetim ziyaretleri ve eğitimler görev panosunda ilerler; müşteri mesajları tek kutuda, acil olanı AI öne çıkarır.
Aylık hizmet bedelleri vade takibindedir, dekontları AI tespit eder; fazla mesai ve ek nöbetler hakediş kaydında birikir.
Bitişi yaklaşan sözleşmeler panelde öne çıkar; yeni dönem teklifi güncel maliyetle hazırlanır, bağlılık raporu riskli müşteriyi erken gösterir.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Müşteri mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, müşteri bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz müşteri grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni müşteri geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, teklif, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir müşteri yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Müşteri kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi müşterilerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Müşterileriniz nereden yazarsa yazsın
Özel Güvenlik için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Özel Güvenlik iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de müşteri iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Özel Güvenlik programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Özel Güvenlik programı", "Özel Güvenlik yazılımı", "Özel Güvenlik iş takip programı" ya da "Özel Güvenlik müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: müşteri bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Özel Güvenlik otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen müşteri mesajlarını tek panelde toplar, teklif ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Özel Güvenlik için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve görev hazır |
| Müşteri geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, teklif, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Geç dönülen her mesaj, rakibe verilmiş bir fırsattır.
Ortalama satışınız 4.000 ₺ ise: aboneliğin aylık bedeli tek bir satış kadar bile değil.
Özel güvenlik şirketi için CRM ne işe yarar?
Müşteri yazışmalarını, nokta bazlı teklifleri ve sözleşme takibini tek panelde toplar: site yönetimlerinden gelen mesajlar kartta birikir, acil olanları AI öne çıkarır, teklifler durum akışında izlenir, bitişi yaklaşan sözleşmeler vade takibinde görünür. Şunu netleştirelim: ÖzgürKod bir devriye veya bekçi tur kontrol sistemi değildir; saha kontrol cihazlarınız işine devam eder. ÖzgürKod, müşteri ilişkisini, teklif sürecini ve tahsilatı düzene sokan katmandır.
Acil mesajların gözden kaçmaması nasıl sağlanıyor?
AI, gelen her mesajı sınıflandırır: "personel gelmedi", "nokta boş", "kapıda olay var" gibi mesajlar acil etiketi alır ve gelen kutusunda öne çıkar; fiyat soran ya da rutin yazışmalar kendi etiketinde kalır. Acil mesaj operasyon sorumlusuna atanır, kim ilgileniyor herkes görür. Mesai dışında chatbot ilk yanıtı verir ve konuşmayı insana devreder. Böylece gece 02:00'de gelen kritik mesaj, sabaha kadar okunmamış 40 mesajın arasında kaybolmaz.
Vardiya planlamasını bu sistem üzerinden yapabilir miyim?
ÖzgürKod bir bordro veya vardiya çizelgesi yazılımı değildir; bunu açık söyleyelim. Yapabildiği şudur: vardiya değişimi, nokta devir teslimi, denetim ziyareti ve eğitim gibi operasyon işlerini görev panosunda son tarihli, sorumlu atanmış ve checklist'li kartlar olarak yönetirsiniz; tamamlanmayan iş son tarih bildirimiyle kendini hatırlatır. Fazla mesai ve ek nöbetler hakediş & prim modülünde kayda girer. Detaylı puantaj için mevcut bordro programınız yanında çalışmaya devam eder.
Sözleşme yenilemelerini otomatik hatırlatıyor mu?
Müşteriye otomatik mesaj gitmez; hayır, bu konuda dürüst olalım — zamanlanmış gönderim yapmıyoruz. İşleyiş şöyledir: sözleşme bitişlerini vade takibine işlersiniz; süresi yaklaşanlar panelinizde listelenir ve ekibiniz bildirimle görür. Yenileme görüşmesini siz başlatırsınız: tek müşteriye hızlı yanıt şablonuyla, birden çok müşteriye segment üzerinden Meta onaylı şablonla ulaşırsınız. Böylece hiçbir sözleşme sessizce dolmaz ama müşteriyle teması her zaman siz kontrol edersiniz.
Her nokta için farklı fiyat ve kapsamla teklif hazırlayabilir miyim?
Evet. Her teklif kendi kalemleriyle PDF olarak hazırlanır: personel sayısı, silahlı/silahsız kapsam, vardiya düzeni, resmi tatil koşulları gibi satırları kendiniz düzenlersiniz; TL, USD, EUR veya GBP seçilebilir. Teklif Hazırlanıyor → Gönderildi → Onaylandı/Reddedildi/Revize akışında izlenir; site yönetimi revize istediğinde güncel sürüm aynı kartta durur. Hangi noktaya hangi fiyatın ne zaman verildiği aylar sonra bile tek tıkla bulunur.
Saha sorumlularım yalnızca kendi müşterilerini görebilir mi?
Evet. Müşterileri saha sorumlularına atarsınız; "personel sadece kendi müşterisini görür" yetkisi açıldığında her sorumlu yalnız kendi noktalarının yazışma ve görevlerine erişir, merkez tümünü görür. Gelen mesajlar round-robin ile dağıtılabilir ya da noktanın sorumlusuna düşer. Kim hangi kayda ne zaman erişti, loglarda tutulur — KVKK tarafında elinizi güçlendirir. Sorumlu ayrıldığında müşteri ilişkisi kişisel telefonda değil şirket panelinde kalır.
Özel Güvenlik programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Özel Güvenlik programı", "Özel Güvenlik yazılımı", "Özel Güvenlik iş takip programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: müşteri iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Bir Sonraki Sözleşme Yenilemesinde Masada Olun
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün WhatsApp'ı bağlayın, noktalarınızı ve sözleşme bitişlerinizi panele taşıyın; acil mesajların nasıl öne çıktığını ilk hafta görün.