Özel Okul CRM: ilk talepten kesin kayda tüm veli yolculuğu tek panelde
Özel Okul programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Özel Okul randevu programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
WhatsApp, Instagram, web formu ve Meta Lead Forms'tan gelen kayıt taleplerini tek gelen kutusunda toplayın; kampüs turu randevusunu, PDF teklifi, taksit ve dekont takibini aynı ekrandan yürütün. Kayıt ofisleri için yapay zeka destekli CRM.
Özel Okul için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Özel Okul işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Kayıt dönemindeki veli taleplerini tek panelde toplayın; kampüs turu, teklif, taksit ve dekont takibini danışman ekibinizle yönetin. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Kayıt Ofisinizde Bu Sahneler Yaşanıyor mu?
Kayıt dönemi yoğunluğu; danışman telefonları, Excel listeleri ve kağıt ajandalarla yönetilemez.
Kayıt Döneminde Mesaj Seli
Şubat-Haziran arasında üç danışmanın telefonunda yüzlerce veli konuşması birikiyor. Dün ücret soran veli bugün hangi görüşmede kaldı, kimse net bilmiyor; geç dönülen aile başka okulla anlaşıyor.
Kampüs Turu Randevu Karmaşası
Turlar ajandaya elle yazılıyor; aynı saate iki aile geliyor, müdürün takviminde görünmeyen randevular çıkıyor. Tura gelmeyen aileye kimin ne zaman döneceği belli değil, sıcak fırsat sessizce sönüyor.
Hangi Reklam Kayıt Getiriyor, Bilinmiyor
Meta ve Google'a her ay ciddi bütçe ayrılıyor; ama kesin kayıt yapan ailelerin hangi kampanyadan geldiği raporlanamıyor. Bütçe, sonuç getirmeyen reklamlarda erimeye devam ediyor.
Taksit ve Dekont Takibi Excel'de
Veli dekontu danışmanın kişisel WhatsApp'ına atıyor, muhasebenin haberi olmuyor. Vadesi geçen taksitler ay sonunda fark ediliyor; veliyle yaşanan "ödedik / görünmüyor" diyaloğu güveni zedeliyor.
İndirim ve Burs Sorularında Standart Yok
Kardeş indirimi, erken kayıt ve burs oranlarını her danışman farklı anlatıyor. Sözlü verilen rakam teklif aşamasında değişince aile kendini aldatılmış hissediyor; teklifler Word'de elde hazırlanıyor, hangi sürümün güncel olduğu belirsiz.
Yeniden Kayıt Dönemi Elle Yürüyor
Mevcut velilere yeniden kayıt duyurusu tek tek gönderiliyor; kime ulaşıldığı, kimin yanıt verdiği takip edilemiyor. Ayrılmayı düşünen veli, iş işten geçtikten sonra fark ediliyor.
Özel okullar için ÖzgürKod ne yapar?
Genel CRM araçlarının üstüne, kayıt ofisinizin günlük akışına oturan senaryolar.
Veli yolculuğunun her adımında tek panel
- WhatsApp, Instagram, web formu ve Meta Lead Forms'tan gelen tüm kayıt taleplerini kaynak etiketiyle tek kutuda toplayın; AI ücret soran ve sıcak velileri otomatik işaretlesin
- Lead'leri round-robin ile kayıt danışmanlarına dağıtın; her danışman yalnız kendi veli görüşmelerini görsün, kademe etiketleriyle (anaokulu/ilkokul/ortaokul/lise) filtreleyin
- Kampüs turu randevusunu online randevu sayfasından verin; Google Takvim çift yönlü senkronla müdür ve danışman takvimleri hep güncel kalsın
- Eğitim ücreti teklifini kardeş ve erken kayıt indirimi senaryolarıyla PDF olarak gönderin; Hazırlanıyor → Gönderildi → Onaylandı akışını pipeline'da izleyin
- Taksit planı ve vade takibini panelden yürütün; veli dekont gönderdiğinde AI görseli tespit etsin, ödeme kaydına tek tıkla işleyin
- Yeniden kayıt ve açık kapı duyurularını segment hedeflemeli onaylı WhatsApp şablonuyla toplu gönderin; Meta Reklam ROI Merkezi'nde hangi kampanyanın kaç kayıt getirdiğini görün
Reklam, web formu, WhatsApp veya Instagram'dan gelen her kayıt talebi; kaynak ve kampanya bilgisiyle otomatik veli kartına dönüşür.
Round-robin ile atanan danışman ihtiyaçları dinler; kademe, sınıf ve servis bilgisi etiketlenir, mesai dışında chatbot ilk yanıtı verir.
Aile, online randevu sayfasından kendine uygun saati seçer; tur Google Takvim ile danışman ve müdür takvimine senkron işlenir.
Eğitim ücreti, kardeş indirimi ve burs senaryoları PDF teklif olarak gönderilir; durumu Gönderildi → Onaylandı akışında izlenir.
Kayıt aşamasına geçen velide sözleşme ve evrak işleri görev kartındaki checklist ile takip edilir; geciken adımlar panelde görünür.
Taksit planı tanımlanır, vadeler panelden izlenir; velinin gönderdiği dekont görselini AI tespit eder, kayda işlenir.
Etkinlik ve duyurular onaylı şablonla toplu gönderilir; yeniden kayıt döneminde mevcut veliler segment hedeflemesiyle aranıp takip edilir.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Veli mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, veli bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz veli grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni veli geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, randevu, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir veli yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Veli kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi velilerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Velileriniz nereden yazarsa yazsın
Özel Okul için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Özel Okul iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de veli iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Özel Okul programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Özel Okul programı", "Özel Okul yazılımı", "Özel Okul randevu programı" ya da "Özel Okul müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: veli bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Özel Okul otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen veli mesajlarını tek panelde toplar, randevu ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Özel Okul için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve randevu hatırlatması hazır |
| Veli geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, randevu, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Gelmeyen randevu boş bir saat değil, bedeli çoktan ödenmiş bir saattir.
Hizmet başına 1.000 ₺ alıyorsanız: aboneliğin aylık bedeli 3 randevu ediyor.
Özel okullar için CRM ne işe yarar?
Kayıt döneminde farklı kanallardan gelen yüzlerce veli talebini tek panelde toplar, danışmanlara dağıtır ve hiçbir görüşmenin takipsiz kalmamasını sağlar. Kampüs turu randevusu, PDF teklif, taksit ve dekont takibi aynı ekranda yürür. Önemli bir not: ÖzgürKod bir okul yönetim sistemi değildir; not, ders programı veya yoklama tutmaz. Odağı kayıt kazanımı, veli iletişimi ve tahsilat takibidir; mevcut okul yazılımınızla yan yana çalışır.
WhatsApp entegrasyonu nasıl çalışıyor, birden fazla danışman aynı numarayı kullanabilir mi?
ÖzgürKod resmi WhatsApp Cloud API ile çalışır; dilerseniz QR yöntemiyle birden fazla numara da bağlayabilirsiniz. Tüm danışmanlar aynı kurumsal numara üzerinden panelden yazışır; her konuşma veli kartına işlenir, danışman ayrılsa bile görüşme geçmişi okulda kalır. Round-robin atama sayesinde her danışman yalnız kendi velilerini görür, yöneticiler ise tüm trafiği izler.
Hangi reklamın kayıt getirdiğini görebilir miyim?
Evet. Meta Reklam ROI Merkezi; reklam harcamasını lead, kayıt ve ciro ile aynı tabloda birleştirir. Hangi kampanyadan kaç veli görüşmesi geldiğini, bunların kaçının kesin kayda döndüğünü ve lead başına maliyeti (CPL, CPA, ROAS) kampanya bazında görürsünüz. Böylece bir sonraki kayıt dönemi bütçesini sonuç getiren kampanyalara ayırırsınız.
Taksit hatırlatmalarını sistem kendiliğinden mi gönderiyor?
Hayır, dürüst olalım: ÖzgürKod zamanlanmış otomatik mesaj atmaz. Vade takibi ekranı yaklaşan ve geciken taksitleri önünüze listeler; tek tıkla onaylı şablonla hatırlatma gönderir veya kampanya modülüyle seçtiğiniz veli segmentine toplu bilgilendirme yaparsınız. Veli dekont gönderdiğinde AI görseli tespit eder; tahsilatı kayda işlersiniz. Sistem online tahsilat yapmaz, takip aracıdır.
Not, devamsızlık veya e-Okul entegrasyonu var mı?
Hayır. ÖzgürKod öğrenci bilgi sistemi veya e-Okul entegrasyonu sunmaz; not ve devamsızlık yönetimi kapsamı dışındadır. Güçlü olduğu alan, okulların en çok zorlandığı taraf: kayıt dönemi lead yönetimi, veli iletişimi, teklif-indirim süreci ve taksit/dekont takibi. Akademik tarafı mevcut okul yönetim yazılımınızda yürütmeye devam eder, ticari tarafı ÖzgürKod'da toplarsınız.
Veli verileri KVKK açısından nasıl korunuyor?
Veli ve öğrenci adayı verileri KVKK gereklilikleri gözetilerek saklanır. Rol bazlı yetkilendirme ile her danışman yalnız kendi görüşmelerine erişir; kimin hangi kayda baktığı loglanır. Veri silme ve düzeltme talepleri panel üzerinden yönetilir. Kurumsal WhatsApp hattı kullanıldığı için veli yazışmaları personelin kişisel telefonlarında değil, okulun denetimindeki sistemde tutulur.
Özel Okul programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Özel Okul programı", "Özel Okul yazılımı", "Özel Okul randevu programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: veli iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Yeni Kayıt Dönemine Hazırlıklı Girin
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün veli taleplerinizi tek panelde toplayın; hafta sonunda hangi kampanyanın kayıt getirdiğini raporda görün.