Poliklinik CRM: meşgul çalan santral yerine tek WhatsApp hattı
Poliklinik programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Poliklinik randevu programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Sabah dokuzda kilitlenen santral, branşlar arasında dolaşan hasta, kurumsal anlaşma soruları... Chatbot hastayı doğru branşa yönlendirsin, mesaj branşın temsilcisine atansın, randevu Google Takvim'e işlensin. Telefon kuyruğu yerine düzenli bir gelen kutusu.
Poliklinik için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Poliklinik işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Çok branşlı randevu trafiği, chatbot ile branş yönlendirmesi, branş bazlı temsilci ve kurumsal anlaşma takibi tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Sekiz Branş, Tek Santral, Sonsuz Kuyruk
Branş sayısı arttıkça yönlendirme, randevu ve takip yükü katlanır; telefon hattı bu yükü taşımak için tasarlanmamıştır.
Santral Sabah Dokuzda Kilitleniyor
Randevu almak isteyen hasta meşgul sesiyle karşılaşıyor; üç denemeden sonra başka kuruma yöneliyor. Danışma hem telefona hem öndeki hastaya yetişmeye çalışırken iki tarafa da eksik hizmet veriyor.
Hangi Şikayet Hangi Branşa, Belirsiz
Hasta derdini anlatıyor ama dahiliyeye mi kardiyolojiye mi gideceğini bilmiyor; yönlendirme yükü danışmada. Yanlış branşa verilen randevu hem hastanın gününü hem hekimin saatini boşa harcıyor.
Her Branşın Ayrı Listesi, Bölünmüş Hasta Kaydı
Diş ayrı defterde, dahiliye ayrı programda, estetik birim ayrı telefonda. Aynı hastanın farklı branşlardaki geçmişi tek ekranda görünmeyince kurum bütünlüğü kayboluyor, hasta her birimde kendini yeniden anlatıyor.
Gelmeyen Hasta, Boş Kalan Muayene Saati
Hatırlatma aranamayan randevuların bir kısmı sessizce boşa düşüyor; hekim odasında bekliyor, o saat sırada bekleyen başka hastaya verilemiyor. Hangi branşta ne kadar randevu kaybı yaşandığı ölçülmediği için önlem de alınamıyor.
Kurumsal Anlaşmalar El Yordamıyla
Anlaşmalı firmaların talepleri, indirim oranları ve yenileme tarihleri e-postalarda dağınık. Firma çalışanı geldiğinde anlaşma şartlarına kim, nereden bakacak belli değil; yeni kurumsal teklifler takip edilmeden sönüyor.
Check-up ve Fiyat Soranlar Kayda Geçmiyor
Instagram'dan paket fiyatı soran, web formundan bilgi isteyen adaylar yanıtlanıp unutuluyor. Kim sordu, kime ne söylendi, kaçı randevuya döndü — ölçülmediği için reklam bütçesinin getirisi de bilinmiyor.
Poliklinikler için ÖzgürKod ne yapar?
HBYS'nize dokunmadan, hastanın kuruma ulaştığı andaki tüm iletişim ve yönlendirme trafiğini düzenler.
İlk mesajdan düzenli hastaya poliklinik yolculuğu
- WhatsApp, Instagram, web formu ve Meta Lead Forms'tan gelen tüm talepleri tek gelen kutusunda toplayın; kaynak etiketiyle hangi kanaldan geldiği belli olsun
- Chatbot'un dallanma akışıyla hastaya branş menüsü sunun; şikayete göre doğru birimi seçtirip ad-soyad ve tercih edilen günü alarak konuşmayı ilgili temsilciye devretsin
- Mesajları branş bazlı temsilcilere atayın; rol bazlı yetkiyle her temsilci kendi branşının hastasını görsün, gelen yeni talepler round-robin ile sırayla dağılsın
- Randevuları online randevu sayfası ve Google Takvim çift yönlü senkronla yönetin; yaklaşan randevu bilgilendirmesini Meta onaylı şablonla tek tıkla gönderin
- Kurumsal anlaşma taleplerini lead olarak kaydedin; PDF teklif gönderin, durumunu akışta izleyin, anlaşmalı firmaları etiketle ayırıp sorulara saniyeler içinde dönün
- Yabancı hastaların mesajlarını otomatik çeviriyle okuyup kendi dilinizde yanıtlayın; 8 dilde hazır şablonlarla check-up ve muayene bilgilendirmesi gönderin
Hasta WhatsApp'a yazar, web formunu doldurur veya Instagram'dan sorar; talep kaynak etiketiyle tek gelen kutusuna düşer.
Chatbot dallanma menüsüyle doğru branşı seçtirir, ad ve tercih edilen günü alır; konuşmayı o branşın temsilcisine devreder.
Temsilci uygun saati önerir veya hasta online randevu sayfasından seçer; kayıt Google Takvim ile hekim takvimine senkron işlenir.
Randevu bilgilendirmesi ve tarif şablonla tek tıkla gönderilir; gelmeyenler kartta görünür, boşalan saat değerlendirilir.
Sonuç ve kontrol soruları aynı konuşma geçmişinde yanıtlanır; hastanın hangi branşlarda görüldüğü kartında tek bakışta durur.
Firma anlaşmaları teklif akışında ilerler; check-up soran adaylara segment kampanyasıyla dönülür, anlaşmalı hasta etiketle tanınır.
Branş bazında konuşma ve randevu yoğunluğu, temsilci performansı ve kaynak raporları yönetime tek ekranda sunulur.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Hasta mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, hasta bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz hasta grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni hasta geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, randevu, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir hasta yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Hasta kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi hastalerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Hastaleriniz nereden yazarsa yazsın
Poliklinik için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Poliklinik iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de hasta iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Poliklinik programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Poliklinik programı", "Poliklinik yazılımı", "Poliklinik randevu programı" ya da "Poliklinik müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: hasta bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Poliklinik otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen hasta mesajlarını tek panelde toplar, randevu ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Poliklinik için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve randevu hatırlatması hazır |
| Hasta geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, randevu, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Gelmeyen randevu boş bir saat değil, bedeli çoktan ödenmiş bir saattir.
Hizmet başına 1.000 ₺ alıyorsanız: aboneliğin aylık bedeli 3 randevu ediyor.
Poliklinikler için CRM ne işe yarar?
Hastanın kuruma ulaştığı ilk andaki trafiği düzenler: meşgul çalan santral yerine WhatsApp hattı, branş yönlendirmesi, randevu kaydı, kurumsal anlaşma ve fiyat taleplerinin takibi. Her hastanın hangi branşlarda görüldüğü, son yazışması ve randevu geçmişi tek kartta durur; danışma ekibi telefon kuyruğu yerine düzenli bir gelen kutusuyla çalışır. ÖzgürKod bir HBYS veya hastane otomasyonu değildir; muayene, tetkik ve faturalama kendi sisteminizde kalır, iletişim katmanı burada yönetilir.
Chatbot hastayı doğru branşa nasıl yönlendiriyor?
Görsel akış kurucusuyla kendi yönlendirme senaryonuzu çizersiniz: chatbot hastaya branş menüsü sunar, seçime göre dallanır; ad-soyad, tercih edilen gün gibi bilgileri sorar ve konuşmayı o branşın temsilcisine devreder. Mesai dışında da çalıştığı için gece gelen randevu talebi sabaha hazır bir kayıt olarak bekler. Şunu netleştirelim: chatbot tıbbi triyaj yapmaz, şikayete teşhis koymaz; yalnız sizin tanımladığınız menü ve sorularla yönlendirme yapar, karar hekimde kalır.
Randevu hatırlatması hastalara otomatik gidiyor mu?
Hayır; ÖzgürKod kendiliğinden zamanlanmış mesaj göndermez, doğrusunu söyleyelim. İşleyiş şöyledir: yarınki randevular panelde branş branş listelenir; bilgilendirmeyi Meta onaylı WhatsApp şablonuyla tek tıkla gönderirsiniz. Aynı güne randevulu hasta grubuna kampanya modülüyle toplu ulaşmak da mümkündür; mükerrer gönderim engeli aynı hastaya çift mesajı önler. Gönderimin içeriği ve zamanı her zaman ekibinizin onayından geçer; sağlık iletişiminde bu kontrol bilinçli bir tasarım tercihidir.
HBYS veya hastane otomasyon sistemimizle entegre olur mu?
Hayır. ÖzgürKod HBYS, e-Nabız, Medula veya laboratuvar sistemleriyle entegre olduğu iddiasında değildir; muayene kaydı, tetkik ve faturalama mevcut sisteminizde devam eder. ÖzgürKod'un alanı diğer taraftır: hasta size ulaştığı andan randevuya, randevudan kontrol iletişimine kadar olan mesaj trafiği, branş yönlendirmesi, kurumsal anlaşmalar ve raporlama. İki sistem yan yana çalışır; danışma ekibi yazışmayı ÖzgürKod'da yürütür, tıbbi kayıt otomasyonda kalır.
Branş bazlı ekip yetkilendirmesi nasıl çalışır?
Her temsilciyi bir veya birden çok branşa atarsınız; rol bazlı yetkiyle herkes yalnız kendi branşının konuşma ve kayıtlarını görür, yönetim tüm akışı izler. Yeni gelen talepler round-robin ile sıradaki müsait temsilciye dağıtılır; chatbot yönlendirmesinden gelen konuşma doğrudan ilgili branş ekibine düşer. Tüm erişimler loglanır — sağlık verisine kimin ne zaman dokunduğu KVKK tarafında kayıt altındadır. Temsilci performans raporu branş bazında yanıt hızını ve dönüşümü gösterir.
Kurumsal anlaşmaları nasıl yönetirim?
Firma talepleri web formundan veya WhatsApp'tan lead olarak düşer; kurumsal etiketiyle ayrılır ve pipeline'da görüşme, teklif, anlaşma aşamalarında ilerler. PDF teklif modülüyle paket içeriğini ve fiyatları gönderir, Onaylandı/Revize durumunu izlersiniz. Anlaşma imzalanan firmalar etiketlendiği için çalışanları yazdığında danışma şartları saniyede görür. Anlaşmalı firmalara dönem duyurularını kampanya modülüyle iletirsiniz. Sözleşme yenileme tarihini görev olarak açar, gecikmiş işler görünümünde takip edersiniz.
Poliklinik programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Poliklinik programı", "Poliklinik yazılımı", "Poliklinik randevu programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: hasta iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Santral Kuyruğunu Tarihe Karıştırın
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün WhatsApp hattınızı bağlayıp branş menüsünü kurun; yarınki randevu trafiğini tek panelden yönetin.