PR Ajansı CRM: bültenden retainer'a tüm iletişim tek panelde
PR Ajansı programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: PR Ajansı iş takip programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Segmente göre gidecek basın bültenleri, hangi gazetecinin neyle ilgilendiği, gece yarısı patlayan kriz ve aylık retainer vadeleri — hepsi aynı ekranda. Dağıtım listeleri, medya ilişkileri kayıtları ve tek kanaldan kriz koordinasyonuyla ajansı dağınık Excel'e değil panele göre yönetin.
PR Ajansı için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, PR Ajansı işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Basın bülteni dağıtım listeleri, medya ilişkileri kayıtları, kriz anı koordinasyonu ve aylık retainer vade takibi tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Lansman Haftasında Tanıdık Gelen Sahneler
İlişkiler ve metin sizde; kaybolan şey listelerin, medya temaslarının ve retainer vadelerinin takibi.
Basın Dağıtım Listeleri Excel'de Dağınık
Gazeteci, editör, sektörel medya, blogger — listeler farklı Excel dosyalarında, farklı kişilerde, çoğu güncel değil. Bülten gönderilirken kimin hangi alanla ilgilendiği hatırlanamayınca, alakasız kişiye giden bülten ilişkiyi yıpratıyor.
Medya Temasları Kayıt Altında Değil
Hangi gazeteciyle ne zaman konuşuldu, hangi haberi geçti, neyle ilgilendiği akılda tutuluyor. Ekipten biri ayrılınca medya ilişkisi onunla birlikte gidiyor; "bu gazeteciyi en son kim aramıştı" sorusu cevapsız kalıyor.
Kriz Anında Koordinasyon Dağınık
Müşteri hakkında olumsuz gündem patladığında dakikalar kritik; ama kim hangi açıklamayı hazırlıyor, hangi versiyon onaylandı dağınık yazışmalarda kayboluyor. Farklı kanallardan farklı mesaj çıkınca, kriz büyüyerek devam ediyor.
Aylık Retainer Vadeleri Takip Edilmiyor
Her müşteri aylık retainer'la çalışıyor; hangi ayın faturası kesildi, hangisi tahsil edildi, hangi müşteri gecikti dağılıyor. Vadesi geçen retainer fark edilmeyince, ajansın düzenli geliri sessizce aksıyor.
Aylık İş Kapsamı ve Teslimler Belirsiz
Bülten sayısı, etkinlik, sosyal medya, raporlama — retainer kapsamındaki işler ay içinde dağılıyor; neyin yapıldığı, neyin eksik kaldığı net izlenmiyor. Ay sonu raporunda "bunu da yapmıştık" tartışması çıkıyor.
Yeni İş Talepleri E-postada Kayboluyor
Lansman, etkinlik, kriz yönetimi — markalardan gelen yeni iş talepleri WhatsApp ve e-postada dağılıyor; hangisi teklif bekliyor, hangisi sıcak belli olmuyor. Geç dönülen talep, markanın başka ajansa gitmesi demek.
PR ve iletişim ajansları için ÖzgürKod ne yapar?
Dağıtım listeleri, medya ilişkileri, kriz koordinasyonu ve retainer vadesini tek akışta birleştirir.
İlk talepten aylık raporlamaya müşteri yolculuğu
- Markalardan WhatsApp, e-posta ve Telegram'dan gelen iş taleplerini ve medya yazışmalarını tek gelen kutusunda toplayın; AI mesajları sınıflandırsın, her gazetecinin ve markanın yazışması kendi kartında kayıtlı kalsın
- Basın dağıtım listelerini etiketlerle segmentleyin: gazeteci, editör, sektörel medya, blogger; basın bültenini ilgili segmente Meta onaylı WhatsApp şablonuyla kampanya olarak gönderin, mükerrer engeliyle aynı kişiye çift bülten gitmesin
- Medya ilişkilerini kayıt altına alın: hangi gazeteciyle ne zaman konuşuldu, neyle ilgilendiği, hangi haberi geçti müşteri kartında dursun; ekipten biri ayrılsa da medya ilişkisi sistemde kalsın
- Kriz anında iletişimi tek kanaldan yürütün: mesaj atama ve rol bazlı yetkiyle doğru kişi doğru açıklamayı hazırlasın, onaylı versiyon tek panelde dursun, farklı kanallardan farklı mesaj çıkması önlensin
- Aylık retainer kapsamını görev panosuyla takip edin: bülten, etkinlik, raporlama gibi işler checklist olsun, son tarih bildirimleriyle hiçbir teslim atlanmasın, ay sonu raporu dosya ekiyle hazırlansın
- Retainer vadelerini parçalı ödeme kaydıyla izleyin: hangi ayın faturası kesildi, hangisi tahsil edildi kartta görünsün; müşterinin gönderdiği dekontu AI tespit etsin, vadesi geçen retainer'ı tahsilat raporunda yakalayın
Markadan WhatsApp, e-posta ya da Telegram ile gelen iş talebi kaynak etiketiyle kaydedilir; kapsam, hedef ve beklenti ilk nottan kartta birikir.
İş kapsamı teklif olarak hazırlanır; aylık retainer ya da proje bedeli net tutulur, teklif durumu pipeline'da izlenir, onaylı kapsam belli olur.
Müşteri için basın dağıtım listeleri segmentlenir; ilgili gazeteci ve medya temasları kartlara işlenir, medya ilişkileri geçmişi oluşmaya başlar.
Basın bülteni hazırlanır, ilgili segmente şablonla gönderilir; hangi medyaya gittiği kayıtlı kalır, gelen dönüşler ve röportaj talepleri kartlara işlenir.
Retainer kapsamındaki işler görev panosunda checklist olur: bülten, etkinlik, raporlama; her maddeye sorumlu ve son tarih atanır, teslimler izlenir.
Olumsuz gündem patladığında iletişim tek kanaldan yürür; rol bazlı yetkiyle açıklama hazırlanır, onaylı versiyon herkese aynı anda iner, farklı mesaj çıkması önlenir.
Ay sonu raporu dosya ekiyle hazırlanır; retainer vadesi tahsilat kaydında izlenir, dekont AI ile tespit edilir, müşteri sonraki ay için segmentte kalır.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Müşteri mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, müşteri bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz müşteri grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni müşteri geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, teklif, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir müşteri yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Müşteri kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi müşterilerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Müşterileriniz nereden yazarsa yazsın
PR Ajansı için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine PR Ajansı iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de müşteri iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
PR Ajansı programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "PR Ajansı programı", "PR Ajansı yazılımı", "PR Ajansı iş takip programı" ya da "PR Ajansı müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: müşteri bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir PR Ajansı otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen müşteri mesajlarını tek panelde toplar, teklif ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
PR Ajansı için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve görev hazır |
| Müşteri geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, teklif, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Geç dönülen her mesaj, rakibe verilmiş bir fırsattır.
Ortalama satışınız 4.000 ₺ ise: aboneliğin aylık bedeli tek bir satış kadar bile değil.
PR ajansı için CRM ne işe yarar?
Bir PR ajansının değeri ilişkilerde ve takipte saklıdır: hangi gazeteci neyle ilgilenir, hangi markanın hangi bülteni ne zaman çıktı, hangi retainer'ın vadesi geldi. CRM bunların hepsini tek panele toplar. WhatsApp, e-posta ve Telegram'dan gelen yazışmalar gelen kutusunda toplanır; basın dağıtım listeleri segmentlenir, medya temasları kayıt altına alınır, retainer vadeleri izlenir, kriz iletişimi tek kanaldan yürür. Dağınık Excel ve e-posta kutularının yerini tek panel alır; medya ilişkisi kişisel hafızaya değil sisteme bağlanır.
Medya takip ve haber izleme yapıyor musunuz?
Hayır; bunu açıkça söyleyelim — ÖzgürKod bir medya takip aracı değildir. Müşteriniz hakkında çıkan haberleri internetten taramaz, basın yansımalarını otomatik toplamaz, erişim ya da reklam eşdeğeri gibi metrikler üretmez. Bu işler için kullandığınız medya izleme araçlarına devam edersiniz. ÖzgürKod'un işi farklıdır: basın dağıtım listelerini, medya temas kayıtlarını, kriz koordinasyonunu ve retainer vadelerini tek panelde toplar. Haberi izlemez; bülteni kime gönderdiğinizi, gazeteciyle ne konuştuğunuzu ve müşteri ilişkisini düzenler.
Basın bülteni dağıtım listelerini nasıl yönetirim?
Medya temaslarınızı etiketlerle segmentlersiniz: gazeteci, editör, sektörel medya, blogger, alanına göre alt gruplar. Bir bülteni göndereceğinizde ilgili segmenti seçer, Meta onaylı WhatsApp şablonuyla kampanya olarak gönderirsiniz; mükerrer gönderim engeli aynı kişiye çift bülten gitmesini önler. Her temasın hangi alanla ilgilendiği kartında durduğu için, teknoloji bültenini magazin editörüne gönderme hatası yaşanmaz. Listeler dağınık Excel'lerde değil, segmentli ve güncel biçimde tek yerdedir; gönderim kararı her zaman sizde kalır.
Aylık retainer vadelerini nasıl takip ederim?
Her müşterinin aylık retainer'ını parçalı ödeme kaydı olarak tutarsınız; hangi ayın faturasının kesildiği, hangisinin tahsil edildiği, hangisinin geciktiği kartta görünür. Tahsilat görünümü vadesi yaklaşan ve geçen retainer'ları ayrıştırır; müşterinin gönderdiği dekontu AI tespit eder. ÖzgürKod online ödeme almaz ve e-Fatura kesmez; tahsilatın kaydını ve takibini düzenler. Böylece düzenli gelirinizin omurgası olan retainer'lar, vadesi sessizce geçip aksamadan, görünür bir tahsilat akışında yönetilir.
Kriz anında iletişimi nasıl koordine ederim?
Kriz anında en büyük risk, farklı kanallardan farklı mesajın çıkmasıdır. ÖzgürKod iletişimi tek kanala toplar: mesaj atama ve rol bazlı yetkiyle doğru kişi açıklamayı hazırlar, onaylı versiyon tek panelde durur, ekip aynı güncel metni görür. Müşteri hakkında olumsuz gündem patladığında, kimin neyi hazırladığı ve hangi versiyonun onaylandığı dağınık yazışmalarda kaybolmaz. Dakikaların kritik olduğu o anda ekip, "hangi açıklama geçerli" sorusuna değil, krizin yönetimine odaklanır.
Medya temaslarına otomatik bülten gönderiyor mu?
Hayır; ÖzgürKod kendiliğinden zamanlanmış ya da otomatik bülten göndermez, bu konuda net olalım. Yaptığı şudur: medya temaslarını segmentte tutar, her gazetecinin geçmiş yazışmasını ve ilgi alanını saklar. Bülteni hazırlayıp ilgili segmente Meta onaylı şablonla siz tek tıkla gönderirsiniz; gönderimin zamanı, içeriği ve kime gideceği sizin kontrolünüzde kalır. Sistem arkanızdan habersiz mesaj atmaz. Hangi bültenin kime gittiği kayıtlı kalır, ama tetikleyen her zaman sizsiniz.
PR Ajansı programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "PR Ajansı programı", "PR Ajansı yazılımı", "PR Ajansı iş takip programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: müşteri iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Bir Sonraki Lansmanı Dağınık Excel'le Yönetmeyin
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün WhatsApp ve e-postayı bağlayın; basın listelerinizi ve retainer takibinizi panele taşıyalım.