Psikolog CRM: ilk mesajdan son seansa danışan yolculuğu tek panelde
Psikolog programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Psikolog randevu programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Randevu değişiklikleri, ücret soruları, seans paketleri ve dekontlar... Hepsi terapistin kişisel telefonunda dağılmak yerine merkezin tek panelinde. Rol bazlı yetkiyle her terapist yalnız kendi danışanını görür; online seanslar uygulama içi video görüşmeyle yapılır.
Psikolog için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Psikolog işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Seans paketleri, randevu trafiği ve danışan gizliliği tek panelde; kişisel telefonda dağılan iletişime KVKK uyumlu düzen. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Seans Odası Sakin, Telefon Değil
50 dakikalık seanstan çıkıp 15 mesajlık kuyruğa dönmek; merkezin hafızasını kişisel telefonlarda taşımak.
Gelmeyen Danışan, Boş Kalan Saat
Haftanın en dolu gününde iki danışan üst üste gelmiyor; o saatler başka danışana verilebilirdi. Hatırlatma tek tek elle yazıldığı için çoğu zaman atlanıyor, boşalan seans son dakika doldurulamıyor ve gün geliri eriyor.
Paketin Kaçıncı Seansındayız?
Seans paketleri deftere işleniyor; danışan "benim iki seansım kalmıştı" dediğinde kayıtla hafıza tutmuyor. Yaşanan küçük tartışma hem güveni hem terapötik ilişkiyi yıpratıyor; eksik tahsilat çoğu kez aylar sonra fark ediliyor.
Danışan Yazışmaları Kişisel Telefonda
Randevu mesajları terapistin kendi WhatsApp'ında; sekreter bilgiyi ekran görüntüsüyle taşıyor. Kimin neye eriştiği belli değil; danışan mahremiyeti açısından her aktarım ayrı bir risk. Telefon kaybolsa yazışma geçmişi de gidiyor.
Seans Aralarında Mesaj Maratonu
Seanstan çıkan terapisti beş randevu değişikliği ve üç yeni danışan sorusu bekliyor. İki seans arasındaki on dakika terapiye hazırlığa değil telefona gidiyor; gözden kaçan talep akşamı, bazen ertesi günü buluyor.
Fiyat Soran Aday Sessizliğe Gömülüyor
Instagram'dan ücret ve uygunluk soran aday, yanıt akşama kalınca başka merkeze yazıyor. Kim aradı, kime dönüldü, kim hâlâ düşünüyor; takip bir yerde tutulmadığı için ön görüşmeye dönüşüm tamamen şansa kalıyor.
Dekontlar ve Bakiyeler Dağınık
Kimi danışan seans başı ödüyor, kimi paket alıyor; havale dekontları mesaj akışında kayboluyor. Ay sonunda kimin bakiyesi göründüğü, hangi paketin ödemesinin tamamlandığı ancak uzun bir defter mesaisiyle ortaya çıkıyor.
Psikolog ve terapi merkezleri için ÖzgürKod ne yapar?
Gizliliği merkeze alan, seans düzeninize saygılı bir iletişim ve takip katmanı.
Danışan yolculuğu: ilk mesajdan tamamlanan sürece
- WhatsApp, Instagram ve web formundan gelen danışan mesajlarını tek panelde toplayın; rol bazlı yetkiyle her terapist yalnız kendi danışanının yazışmasını görsün
- Ön görüşme ve seans randevularını online randevu sayfanızdan verdirin; Google Takvim çift yönlü senkronla terapist takvimleri çakışmasın
- Seans öncesi hatırlatmayı onaylı WhatsApp şablonuyla tek tıkla gönderin; gelmeyen danışan oranını elle mesaj yazma yüküne girmeden azaltın
- Online seansları uygulama içi video görüşmeyle yapın; görüşme kaydı danışan kartında dursun, harici link ve uygulama karmaşası yaşanmasın
- Seans paketlerini hizmet kataloğunda tanımlayın; ödemeleri parçalı veya taksitli izleyin, danışanın gönderdiği dekontu AI tespit etsin
- Siz seanstayken chatbot ücret, adres ve çalışma saatlerini yanıtlasın; ön görüşme talebini randevu linkiyle karşılayıp size devretsin
Aday Instagram'dan ücret sorar veya web formundan yazar; mesaj kaynak etiketiyle kartlaşır, seansta olduğunuzda chatbot ilk yanıtı verir.
Aday, online randevu sayfasından uygun saati seçer; randevu Google Takvim ile terapistin takvimine senkron işlenir.
Danışan kartı açılır; iletişim tercihi, yönlendiren kaynak ve idari notlar tek yerde durur, yazışma geçmişi karta bağlanır.
Bireysel, çift veya ergen danışmanlığı paketi katalogdan seçilir; seans sayısı ve ödeme planı kartta tanımlanır.
Her seans karta işlenir, kalan seans sayısı netleşir; değişiklik talepleri tek kutudan yönetilir, hatırlatmalar şablonla tek tıkla gider.
Parçalı ödemeler ve dekontlar kayda geçer; vadesi gelen tahsilatlar panelde listelenir, AI dekont görselini yakalar.
Paketi biten danışanlar son iletişim filtresiyle görünür; devam etmek isteyenlere yeni paket, sessizleşenlere nazik bir dönüş mesajı planlarsınız.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Danışan mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, danışan bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz danışan grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni danışan geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, randevu, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir danışan yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Danışan kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi danışanlerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Danışanleriniz nereden yazarsa yazsın
Psikolog için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Psikolog iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de danışan iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Psikolog programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Psikolog programı", "Psikolog yazılımı", "Psikolog randevu programı" ya da "Psikolog müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: danışan bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Psikolog otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen danışan mesajlarını tek panelde toplar, randevu ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Psikolog için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve randevu hatırlatması hazır |
| Danışan geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, randevu, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Gelmeyen randevu boş bir saat değil, bedeli çoktan ödenmiş bir saattir.
Hizmet başına 1.000 ₺ alıyorsanız: aboneliğin aylık bedeli 3 randevu ediyor.
Psikologlar için CRM ne işe yarar?
Terapinin kendisine değil, etrafındaki operasyona düzen getirir: randevu trafiği, ücret soruları, seans paketleri ve ödemeler tek panelde toplanır. Yazışmalar terapistin kişisel telefonundan merkezin yetki kontrollü sistemine taşınır; gelmeyen danışan oranı şablonlu hatırlatmalarla azalır; kalan seans sayısı tartışma konusu olmaktan çıkar. ÖzgürKod seans notu veya terapi içeriği yönetmek için değil, danışan iletişimi ve idari takibi için tasarlanmış bir CRM'dir.
Danışan gizliliği ve KVKK nasıl korunuyor?
Gizlilik bu sektörde pazarlama maddesi değil zorunluluktur. Rol bazlı yetkilendirmeyle her terapist yalnız kendi danışanının kartına ve yazışmasına erişir; sekreter yalnız randevu ekranını görür. Kimin hangi kayda ne zaman eriştiği loglanır. Yazışmalar kişisel telefonlar yerine kurumsal panelde tutulduğu için bir terapist ayrıldığında danışan verisi cihazla birlikte merkezden çıkmaz. Silme ve düzeltme talepleri panel üzerinden yönetilir.
Randevu hatırlatmaları otomatik mi gidiyor?
Sistem kendiliğinden kimseye mesaj atmaz; bu bilinçli bir tasarım tercihidir. Yarınki randevular panelde listelenir; hatırlatmayı Meta onaylı WhatsApp şablonuyla tek tıkla gönderirsiniz. Birden fazla danışana aynı bilgilendirme gidecekse kampanya modülüyle segmente toplu iletirsiniz; mükerrer gönderim engeli aynı kişiye çift mesajı önler. Mesaj gönderme kararı ve zamanlaması her zaman sizde kalır — danışan iletişiminde bu kontrol özellikle önemlidir.
Online seanslar için ayrı bir uygulama gerekir mi?
Gerekmez. ÖzgürKod'un uygulama içi video görüşmesiyle online seansı doğrudan panel üzerinden başlatırsınız; danışana yalnız katılım bağlantısı gider. Zoom benzeri harici araçlara üyelik, ayrı link trafiği ve "hangi platformdan bağlanıyorduk" karmaşası yaşanmaz. Görüşme kaydı danışan kartında saklanır; hangi danışanla ne zaman online seans yapıldığı kartın geçmişinde görünür. Yüz yüze ve online danışanlar aynı takvimde yönetilir.
Seans paketlerini ve ödemeleri nasıl takip ederim?
Paketleri hizmet kataloğunda tanımlarsınız: bireysel 5 seans, çift terapisi 8 seans gibi. Satılan paket danışan kartına bağlanır; her tamamlanan seans işlendikçe kalan seans sayısı net görünür. Ödeme tarafında parçalı ve taksitli planlar, vade takibi ve dekont kaydı vardır; danışanın WhatsApp'tan gönderdiği dekont görselini AI tespit eder. ÖzgürKod online tahsilat yapmaz; tahsilatın kaydını ve takibini eksiksiz tutar.
Birden fazla terapistin çalıştığı merkezlerde yetkilendirme nasıl işler?
Her terapist kendi danışan listesini ve yazışmalarını görür; merkez yöneticisi randevu doluluğunu ve genel akışı tek panelden izler. Yeni gelen talepler round-robin ile sıradaki müsait terapiste atanabilir ya da uzmanlık alanına göre elle yönlendirilir. Temsilci performans raporu, hangi terapistin kaç ön görüşmeyi kayda dönüştürdüğünü gösterir. Tüm erişimler loglandığı için kurumsal hafıza kişilere değil merkeze ait olur.
Psikolog programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Psikolog programı", "Psikolog yazılımı", "Psikolog randevu programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: danışan iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Zihniniz Danışanda Kalsın, Takip Panelde
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün WhatsApp ve Instagram'ı bağlayın; yarınki seanslarınızın hatırlatmasını tek tıkla gönderin.