Seyahat acentesi CRM: ilk sorgudan dönüş gününe tüm misafir yolculuğu tek panelde
Seyahat Acentesi programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Seyahat Acentesi iş takip programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Erken rezervasyon ve bayram dönemlerinde yağan "bu tarihte ne var?" sorguları, kapora dekontları ve vize evrakları üç ayrı telefonda yönetilmez. WhatsApp, Instagram ve web sitenizden gelen talepleri tek gelen kutusunda toplayın; teklifi misafirin dilinde gönderin, bakiyeyi ve evrak checklist'ini aynı karttan izleyin.
Seyahat Acentesi için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Seyahat Acentesi işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Tur ve otel sorguları tek kutuda; kapora-bakiye takibi, vize evrak checklist'i ve erken rezervasyon kampanyaları. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Acentelerde Her Sezon Tekrarlanan Sorunlar
Sorgu yağmuru, kapora dekontları ve konsolosluk evrakları; deftere ve üç ayrı telefona sığmaz.
Sezonda Patlayan Sorgu Trafiği
Erken rezervasyon ve bayram dönemlerinde günde onlarca "o tarihte ne var?" mesajı düşüyor. Tarih, kişi sayısı ve bütçe bilgisi eksik geliyor; her sorguda aynı sorular elle, tek tek yazılıyor.
Kapora Alındı, Bakiye Unutuldu
Kapora dekontları WhatsApp konuşmalarında, kalan bakiyeler temsilcinin aklında. Hareket tarihine günler kala kim ne kadar borçlu telaşla çıkarılıyor; atlanan tahsilat havalimanı kapısına sarkıyor.
Son Güne Kalan Vize Evrakları
Hangi misafirin pasaport fotokopisi geldi, kimin biyometrisi ve sigortası eksik — e-posta ekleri ve klasörler arasında kayıp. Eksik tek evrak, konsolosluk randevusunu ve turu yakıyor.
Elle Atılan Kampanya Duyuruları
Erken rezervasyon fiyatları eski misafirlere telefonlardan tek tek iletiliyor. Kime gitti, kim okudu belli değil; aynı kişiye iki kez yazınca şikayet, hiç yazılmayınca kaçan satış doğuyor.
Dil Bariyerine Takılan Misafir
Yurt dışından yazan misafire çeviri uygulamasıyla, kopyala-yapıştır cümlelerle dönülüyor. Yanıt geciktikçe güven eriyor; misafir aynı turu kendi dilinde yanıt veren acenteden alıyor.
Misafir Geçmişi Temsilcinin Hafızasında
Geçen yıl Kapadokya turuna katılan aile nereye gitmek ister, bütçesi neydi — kayıt yok. Temsilci işten ayrılınca portföy de gidiyor; tekrar satış tamamen şansa kalıyor.
Seyahat acenteleri için ÖzgürKod ne yapar?
Genel CRM araçlarının üstüne, acente operasyonunuza uyan akışlar.
Misafir yolculuğunun 7 adımı tek akışta
- WhatsApp, Instagram, Telegram ve web formundan gelen tur sorgularını tek kutuda toplayın; AI tarih-kişi-bütçe içeren sıcak sorguları öne çıkarsın
- Tur ve otel paketlerini TL, USD, EUR veya GBP cinsinden PDF teklif olarak gönderin; Gönderildi→Onaylandı→Revize akışıyla izleyin
- Kapora ve kalan bakiyeyi parçalı ödeme kaydıyla takip edin; dekont fotoğrafını AI tespit etsin, vadesi yaklaşan bakiyeyi şablonla tek tıkla hatırlatın
- Her misafir için vize evrak checklist'i açın: pasaport, fotoğraf, sigorta madde madde işaretlensin; evraklar görev kartında dosya olarak dursun
- Erken rezervasyon kampanyasını segment, etiket ve son iletişim tarihine göre hedefleyip Meta onaylı şablonla gönderin; mükerrer engeli ve hız kontrolü devrede
- Yabancı misafirin mesajını otomatik çeviriyle okuyun; 8 dilde hazır şablonla misafirin kendi dilinde yanıt verin
WhatsApp, Instagram, Telegram veya web formundan gelen tur sorusu; kaynak ve kampanya etiketiyle misafir kartına dönüşür.
Tarih, kişi sayısı ve bütçe hızlı yanıt şablonlarıyla sorulur; AI sorguyu sıcaklığına göre sınıflandırıp öne çıkarır.
Tur veya otel paketi PDF teklif olarak misafirin dilinde gönderilir; teklifin akıbeti durum akışında izlenir.
Onaylanan teklif rezervasyon kaydına dönüşür; kapora dekontunu AI tespit eder, kalan bakiye vade takibine girer.
Vize checklist görevi açılır: pasaport, fotoğraf, sigorta madde madde tamamlanır; eksikler son tarih bildirimiyle ekibin önünde durur.
Uçuş ve buluşma bilgileri şablonla tek tıkla iletilir; kalan bakiyenin kapanışı ödeme kaydına işlenir.
Dönüşte teşekkür mesajı şablonla gönderilir; misafir etiketlenir, yeni sezon kampanyası hedefli toplu duyuruyla ulaşır.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Misafir mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, misafir bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz misafir grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni misafir geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, teklif, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir misafir yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Misafir kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi misafirlerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Misafirleriniz nereden yazarsa yazsın
Seyahat Acentesi için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Seyahat Acentesi iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de misafir iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Seyahat Acentesi programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Seyahat Acentesi programı", "Seyahat Acentesi yazılımı", "Seyahat Acentesi iş takip programı" ya da "Seyahat Acentesi müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: misafir bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Seyahat Acentesi otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen misafir mesajlarını tek panelde toplar, teklif ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Seyahat Acentesi için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve görev hazır |
| Misafir geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, teklif, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Geç dönülen her mesaj, rakibe verilmiş bir fırsattır.
Ortalama satışınız 4.000 ₺ ise: aboneliğin aylık bedeli tek bir satış kadar bile değil.
Seyahat acentesi için CRM ne işe yarar?
Seyahat acentesi CRM'i; tüm kanallardan gelen tur ve otel sorgularını tek gelen kutusunda toplar, her misafirin sorgusunu, teklifini, ödeme ve evrak durumunu kendi kartında tutar. Teklifler PDF olarak çoklu para biriminde gönderilir; kapora-bakiye parçalı ödeme takibiyle, vize evrakları checklist göreviyle izlenir. Eski misafirler etiketlenip erken rezervasyon döneminde kampanyayla yeniden kazanılır; temsilci değişse de misafir geçmişi acentede kalır.
Kapora ve kalan bakiye takibini nasıl yaparım?
Her rezervasyon kaydında kapora, ara ödeme ve kalan bakiye parçalı ödeme olarak tutulur; vade tarihi girilen bakiyeler raporda öne çıkar. Misafirin WhatsApp'tan gönderdiği dekont fotoğrafını AI tespit eder; ödemeyi kayda işlersiniz. Vadesi yaklaşan misafire hazır şablonla tek tıkla hatırlatma gönderirsiniz. ÖzgürKod online tahsilat yapmaz; ödeme kendi kanalınızdan alınır, sistem kaydı ve vadeyi izler.
Vize evraklarını sistemde nasıl takip ederim?
Her misafir için görev modülünde vize evrak checklist'i açarsınız: pasaport fotokopisi, biyometrik fotoğraf, sigorta, otel rezervasyon yazısı gibi maddeler tek tek işaretlenir. Misafirin gönderdiği belgeler görev kartına dosya olarak eklenir; son tarih bildirimi sayesinde eksik evrak konsolosluk randevusuna günler kala değil, vaktinde görünür. Hangi misafirin dosyası tamam, hangisi bekliyor — pano görünümünde nettir.
Erken rezervasyon kampanyasını nasıl gönderirim?
Kampanya modülünde hedef kitleyi segment, etiket, kaynak ve son iletişim tarihine göre seçersiniz; örneğin "geçen yıl yurt dışı turu alanlar". Duyuru, Meta onaylı WhatsApp şablonuyla tek seferde gönderilir. Gönderim hızı kontrol edilir, mükerrer engeli aynı misafire ikinci mesajı durdurur, hata oranı yükselirse gönderim otomatik duraklar. Dönen yanıtlar gelen kutusuna düşer ve temsilcilere atanır.
Yabancı misafirlerle hangi dillerde yazışabilirim?
Gelen mesajlar otomatik çevrilir; Türkçe, İngilizce, Arapça, Almanca, Fransızca, Rusça, İspanyolca ve İtalyanca olmak üzere 8 dilde hazır şablonla yanıt verirsiniz. Arapça yazan misafire kendi dilinde tur programı, Rusça yazana kendi dilinde fiyat bilgisi saniyeler içinde gider. Tüm yazışma, dili ne olursa olsun aynı gelen kutusunda misafir kartına işlenir; konuşma analiziyle özet ve niyet bilgisi de elinizin altındadır.
ÖzgürKod bir rezervasyon motoru mu?
Hayır. ÖzgürKod; iletişim, satış ve operasyon tarafını yöneten bir CRM'dir: sorguları toplar, teklifleri ve rezervasyon kayıtlarını tutar, ödemeleri ve evrakları izler. Kontenjan ve müsaitlik kararını ekibiniz verir; otel ve tur tedarikçilerinizle çalıştığınız sistemlerin yerine geçmez, yanlarında çalışır. Bu dürüst ayrım sayesinde acenteniz mevcut düzenini bozmadan misafir iletişimini profesyonelleştirir.
Seyahat Acentesi programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Seyahat Acentesi programı", "Seyahat Acentesi yazılımı", "Seyahat Acentesi iş takip programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: misafir iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Bir Sonraki Misafiri Rakip Acenteye Kaptırmayın
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün sorgularınızı tek panelde toplayın; hafta sonunda hangi kanalın satış getirdiğini raporda görün.