Yazılım & Web Ajansı CRM: tekliften canlıya tüm proje süreci tek panelde
Yazılım Ajansı programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Yazılım Ajansı iş takip programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Teklifler e-posta zincirlerinde, destek talepleri WhatsApp'ta, bakım tahsilatı tabloda... Müşterinize kurduğunuz sistemli akışı kendi ajansınıza kurun: teklif-revize-Gantt süreci, aylık bakım vadeleri ve hata bildirimleri tek panelde, kayıt altında ilerlesin.
Yazılım Ajansı için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Yazılım Ajansı işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Proje teklifleri, revize ve Gantt akışı, bakım sözleşmesi tahsilatı ve destek talepleri; ajans operasyonunuz tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Ajans Kurucularının Tanıdık Zorlukları
Kod yazmaktan süreç yönetmeye vakit kalmıyor; teklifler, talepler ve tahsilat üç ayrı yerde dağınık ilerliyor.
Teklifler E-posta Zincirinde Eskiyor
Brief alındı, teklif PDF gitti, "backend kalemini ayıralım" dendi; üçüncü revizede hangi versiyonun güncel olduğunu kimse bilmiyor. Yanıtsız bekleyen teklifler takip edilmediği için kapanması muhtemel projeler sessizce rakibe gidiyor.
Destek Talepleri WhatsApp'ta Buharlaşıyor
Canlıdaki sitede hata bulan müşteri sabah WhatsApp'tan yazıyor, öğlen arıyor, akşam e-posta atıyor. Talep iş listesine girmeyince geliştirici haberdar olmuyor; "üç gündür bekliyorum" sitemi geldiğinde iş çoktan krize dönmüş oluyor.
Bakım Tahsilatı Akla Geldikçe Yapılıyor
Hosting yenilemesi, aylık bakım bedeli, ek geliştirme ücreti... Hangi müşterinin ödemesi geçti, kiminle hangi tutarda anlaşıldı — kayıtlar tabloda, hatırlatma vicdana kalmış. Küçük tutarlar tek tek unutulunca yıl sonunda ciddi bir alacak birikiyor.
Kapsam Sessizce Genişliyor
"Küçük bir rica" diye gelen değişiklikler birikiyor; sözleşmede olmayan işler ücretsiz yapılıyor çünkü hangi isteğin kapsamda olduğu yazılı değil. Proje uzadıkça kârlılık eriyor, kimse nerede kaybedildiğini gösteremiyor.
Yurt Dışı Projede Döviz Karmaşası
Avrupa'daki müşteriye EUR teklif, ABD'dekine USD fatura; kur, vade ve bakiye ayrı tablolarda izleniyor. Hangi ödemenin hangi milestone'a bağlı olduğu karışıyor; alacak takibi tahmine, kâr hesabı yıl sonu sürprizine dönüşüyor.
Kim Hangi İşte, Teslim Ne Zaman
İşler ajans içi mesajlarda, müşteri istekleri WhatsApp gruplarında; sprint planı kişilerin hafızasında. Yoğun haftada iki teslim çakışınca gece mesaisi başlıyor; müşteri toplantısında "o iş kimdeydi" bakışmaları yaşanıyor.
Yazılım ve web ajansları için ÖzgürKod ne yapar?
Müşterilerinize kurduğunuz sistemli akışın aynısını kendi satış ve proje sürecinize kurun.
İlk talepten bakım sözleşmesine proje yolculuğu
- Web formu, Meta Lead Forms ve DM'lerden gelen proje taleplerini kaynak etiketiyle tek gelen kutusunda toplayın; hangi kanalın gerçek proje getirdiğini raporda görün
- Teklifi kalem kalem PDF olarak hazırlayın, zaman planını Gantt ile sunun; Hazırlanıyor → Gönderildi → Revize → Onaylandı akışında hiçbir teklif beklemede unutulmasın
- Yurt dışı projeleri USD, EUR veya GBP teklifle yönetin; milestone ödemelerini parçalı kayıtla izleyin, müşterinin gönderdiği dekontu AI tespit etsin
- Bakım ve hosting sözleşmelerinin aylık vadelerini ödeme takibinde izleyin; vadesi geçenler tahsilat raporunda listelensin, hatırlatmayı şablonla tek tıkla gönderin
- WhatsApp'tan gelen hata bildirimini tek tıkla görev kartına dönüştürün; checklist, dosya ekleri ve son tarih bildirimiyle ilgili geliştiriciye atayın
- AI mesajları sınıflandırsın: acil hata bildirimi öne çıksın, fiyat soran lead etiketlensin; "bu ay hangi müşteriden kaç destek talebi geldi" diye doğal dille sorun
Web formu, Meta Lead Forms veya DM'den gelen proje talebi kaynak etiketiyle müşteri kartına dönüşür; chatbot mesai dışında ilk yanıtı verir, mükerrer kayıt engellenir.
Görüşme online randevu sayfasıyla planlanır, Google Takvim'e çift yönlü işlenir; istenirse uygulama içi video görüşmeyle yapılır, AI konuşmanın özetini ve niyetini çıkarır.
Kapsam kalem kalem PDF teklife dökülür, zaman planı Gantt ile sunulur; para birimi TL, USD, EUR veya GBP seçilir, teklif durumu panelde izlenir.
Müşterinin "şu kalemi çıkaralım" dediği her tur Revize durumuyla kayda geçer; onay gelince teklif Onaylandı'ya çekilir, kapsam yazılı olarak netleşir.
Proje görev panosunda kartlara bölünür: checklist, dosya ekleri, son tarih bildirimleri; müşteriden gelen istekler gelen kutusundan iş kartına dönüşür.
Teslim öncesi kontroller checklist'te kapatılır; bakiye ödemesi parçalı tahsilat kaydıyla izlenir, teslim bilgilendirmesi şablonla tek tıkla gönderilir.
Aylık bakım bedeli vade takibine girer, geciken ödeme raporda görünür; çapraz satış raporu yeni modül fırsatlarını, bağlılık raporu sessizleşen müşteriyi gösterir.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Müşteri mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, müşteri bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz müşteri grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni müşteri geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, teklif, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir müşteri yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Müşteri kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi müşterilerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Müşterileriniz nereden yazarsa yazsın
Yazılım Ajansı için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Yazılım Ajansı iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de müşteri iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Yazılım Ajansı programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Yazılım Ajansı programı", "Yazılım Ajansı yazılımı", "Yazılım Ajansı iş takip programı" ya da "Yazılım Ajansı müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: müşteri bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Yazılım Ajansı otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen müşteri mesajlarını tek panelde toplar, teklif ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Yazılım Ajansı için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve görev hazır |
| Müşteri geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, teklif, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Geç dönülen her mesaj, rakibe verilmiş bir fırsattır.
Ortalama satışınız 4.000 ₺ ise: aboneliğin aylık bedeli tek bir satış kadar bile değil.
Yazılım ajansı için CRM ne işe yarar?
Üç dağınık süreci tek panele toplar. Satış tarafında web formu ve DM'lerden gelen talepler pipeline'da ilerler, teklifler PDF ve Gantt ile gönderilip Revize dahil durum akışında izlenir. Operasyon tarafında destek talepleri gelen kutusundan görev kartına dönüşür, kim neyin başında tek panoda görünür. Finans tarafında bakım sözleşmesi vadeleri ve milestone ödemeleri kayıt altında durur; geciken tahsilat raporda listelenir. Kod sizin işiniz, takibi panel üstlenir.
Yurt dışı müşterilerle döviz bazlı çalışabilir miyim?
Evet. Teklifler TL, USD, EUR veya GBP olarak hazırlanır; milestone ödemeleri aynı para biriminde parçalı kayıtla izlenir, alacaklar tahsilat raporunda toplanır. Çoklu dil desteği de yurt dışı müşteride işinizi kolaylaştırır: gelen mesaj otomatik çevrilir, hızlı yanıt şablonlarını 8 dilde tutabilirsiniz. Böylece İngilizce yazışma da, EUR bakiye takibi de aynı müşteri kartında durur; kur ve vade bilgisi tabloya değil panele kaydedilir.
Destek taleplerini ÖzgürKod'da nasıl yönetirim?
WhatsApp, Instagram veya web chat'ten gelen hata bildirimi gelen kutusuna düşer; AI mesajı acil veya şikâyet olarak sınıflandırıp öne çıkarır. Talebi tek tıkla görev kartına dönüştürür, checklist ve son tarihle geliştiriciye atarsınız; mesai dışında chatbot ilk yanıtı verir, gerekirse konuşmayı insana devreder. Dürüst bir not: ÖzgürKod bir kod deposu veya geliştirme aracı değildir; müşteri iletişimi ve iş takibi tarafını düzenler, kodunuza karışmaz.
Bakım sözleşmesi ödemelerini otomatik mi hatırlatıyor?
Hayır; sistem kendiliğinden müşteriye mesaj göndermez, kontrol sizde kalır. ÖzgürKod'un yaptığı şudur: her sözleşmenin aylık tutarı ve vadesi tanımlanır, vadesi geçenler tahsilat raporunda listelenir ve panelde uyarı olarak görünür. Hatırlatmayı siz tek tıkla Meta onaylı WhatsApp şablonuyla gönderirsiniz; müşterinin yolladığı dekontu AI tespit eder, onayınızla ödeme kaydına işlenir. Online ödeme alma özelliği yoktur; tahsilatın kaydını ve takibini eksiksiz tutar.
Müşteri teklifi panel üzerinden online onaylayabiliyor mu?
Hayır; dijital imza veya online onay özelliği yoktur, bunu dürüstçe söyleyelim. Akış şöyle çalışır: teklif PDF olarak hazırlanır ve WhatsApp ya da e-postayla gönderilir; müşteri onayını size iletir, siz teklifi panelde Onaylandı durumuna çekersiniz. Kazanç şurada: hangi teklif kaç gündür yanıtsız, hangisi kaçıncı revizede, hangi kalemler çıkarıldı — hepsi kayıtlıdır. Kapanış oranınızı dönem kıyaslı satış raporunda görürsünüz.
Ekip iş yükünü ve teslim tarihlerini nasıl izlerim?
Her proje pano, liste veya kart görünümünde yönetilir; işlerin checklist alt adımları, dosya ekleri ve son tarih bildirimleri vardır. Geciken işler gecikmiş işler görünümünde toplanır; müşteri mesajları round-robin ile ekibe dağıtılır, "personel kendi müşterisini görür" yetkisiyle herkes kendi portföyüne odaklanır. Temsilci performansı raporu kimin kaç işi zamanında kapattığını gösterir; iş dağılımını duyguyla değil veriyle yaparsınız.
Yazılım Ajansı programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Yazılım Ajansı programı", "Yazılım Ajansı yazılımı", "Yazılım Ajansı iş takip programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: müşteri iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Tekliften Canlıya Düzenli Bir Akış Kurun
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün kanallarınızı bağlayın, açık tekliflerinizi ve bakım sözleşmelerinizi panele taşıyın; hafta sonunda hiçbir talep yanıtsız kalmasın.