Arabuluculuk CRM: dosyalar, oturumlar ve taraf iletişimi tek panelde
Arabuluculuk programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Arabuluculuk iş takip programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Dosyalar, oturum takvimi ve taraflarla yürütülen dengeli iletişim dağınık kalmasın. Oturumları Google Takvim ile planlayın, taraf yazışmalarını gizlilik gözeterek tek panelde toplayın, evrakları dosya ekinde tutun, oturum hatırlatmasını şablonla tek tık gönderin. Arabuluculuk büroları için yapay zeka destekli dosya yönetimi.
Arabuluculuk için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Arabuluculuk işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Dosya ve oturum takvimi, taraflarla dengeli iletişim kayıtları, evrak ekleri ve güçlü gizlilik tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Arabuluculuk Bürolarının Tanıdık Zorlukları
Bu işte tarafsızlık, takvim ve gizlilik esastır: tek kayan oturum süreç aksaması, tek dağılan kayıt güven riski demektir.
Oturum Takvimi Karışıyor
Aynı dosyada birden fazla oturum, farklı dosyalarda çakışan saatler, taraflara uyan ortak zaman bulma telefonları... Oturum tarihleri ajandalarda dağınık; kayan ya da unutulan tek oturum tüm uyuşmazlık sürecini geciktiriyor, taraflar tedirgin oluyor.
Taraflarla İletişim Dengesini Tutmak Zor
Her iki tarafla, bazen vekilleriyle ayrı ayrı yazışılıyor; kime ne söylendiği, hangi bilginin paylaşıldığı kişisel telefonlarda dağınık. Tarafsızlık ilkesinin gözetildiğini gösterecek düzenli bir kayıt olmayınca hem süreç hem güven zedeleniyor.
Gizli Dosya Bilgisi Dağınık
Uyuşmazlık konusu, taraf bilgileri, evrak ve yazışmalar personelin telefonunda ve ortak klasörlerde duruyor. Kimin neye eriştiği yazılı değil; ayrılan büro çalışanıyla hassas dosya bilgisi dışarı çıkabiliyor, gizlilik ve KVKK yükü ağırlaşıyor.
Dosya Evrakları Telefona Yağıyor
Taraflar sözleşme, dekont, tutanak gibi belgeleri WhatsApp'tan fotoğraf olarak atıyor. Hangi belge hangi dosyaya, hangi tarafa ait belirsiz; bir kaybolan evrak, oturum öncesi dosyanın eksik kalması demek.
"Oturum Ne Zaman?" Trafiği
Taraflar ve vekiller sürekli arıyor: oturum hangi gün, nerede, evrak getirmem gerekiyor mu, süreç ne durumda. Aynı bilgi defalarca baştan veriliyor; bu trafik, arabulucunun asıl sürece odaklanmasını zorlaştırıyor.
Dosya Devri ve Dağılım Karmaşası
Hangi arabulucunun ya da büro çalışanının hangi dosyayı yürüttüğü yazılı değil; izinlerde devir sözlü yapılıyor. Dosya geçmişi, oturum notları ve taraf iletişimi kişiye bağımlı kaldığı için devralan kişi süreci sıfırdan kavramak zorunda kalıyor.
Arabuluculuk büroları için ÖzgürKod ne yapar?
Genel vaatler değil; dosya ve oturum takvimine, dengeli taraf iletişimine ve gizlilik gerekliliklerine oturan gerçek senaryolar.
Başvurudan anlaşma tutanağına dosya yolculuğu
- Oturumları online randevu sayfası ve Google Takvim senkronuyla planlayın; çakışma ve unutulan oturum kalmasın, taraflara uygun ortak zamanı netleştirin
- Oturum hatırlatmasını taraflara ve vekillere hızlı yanıt şablonuyla tek tıkla gönderin; "oturum ne zaman" trafiği azalsın, herkes aynı tarihi teyit etsin
- Her iki tarafla yazışmaları tek gelen kutusunda dosya kartında toplayın; kime ne söylendiği kayıt altında kalsın, tarafsızlığı gösterecek düzenli iletişim geçmişi oluşsun
- Dosya evraklarını —sözleşme, tutanak, dekont— görev kartına dosya eki olarak iliştirin; gelen görselleri AI tespit etsin, hangi belge hangi dosyada belli olsun
- Dosyaları rol bazlı yetkiyle koruyun: her arabulucu ve çalışan yalnız kendi dosyasını görür, tüm erişimler loglanır — gizlilik ve KVKK tarafında elinizi güçlendirir
- Yeni başvuruları kaynak etiketiyle (web formu, Meta Lead Forms) yakalayın, mükerrer korumasıyla aynı dosya iki kez açılmasın; dosya sürecini Başvuru → Oturum → Anlaşma/Anlaşmama aşamalarıyla pipeline'da izleyin
Uyuşmazlık başvurusu WhatsApp, web formu veya e-postadan gelir; kaynak etiketiyle dosya kartı olur, chatbot süreç ve belge sorularını 7/24 karşılar.
Dosya kartı açılır: uyuşmazlık türü ve taraflar işlenir, sorumlu arabulucu atanır, rol bazlı erişim tanımlanır, gizlilik gözetilir.
Her iki tarafla iletişim kurulur, yazışmalar dosya kartında dengeli biçimde kayıt altına alınır; iletişim geçmişi tek panelde tutulur.
Taraflara uyan ortak zaman online randevu ve Google Takvim senkronuyla belirlenir; oturum hatırlatması şablonla tek tıkla taraflara gider.
Oturum notları ve toplanan evrak dosya kartına eklenir; birden fazla oturum gerekiyorsa her biri takvimde ve görevde izlenir.
Süreç sonuçlanır; anlaşma tutanağı ve evrak dosya ekine iliştirilir, dosya pipeline'da Anlaşma ya da Anlaşmama aşamasında kapanır.
Arabuluculuk ücreti parçalı ve vade takibiyle izlenir, gönderilen dekontu AI tespit eder; dosya geçmişi rol bazlı yetkiyle erişilebilir ve loglu biçimde büroda kalır.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Taraf mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, taraf bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz taraf grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni taraf geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, teklif, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir taraf yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Taraf kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi taraflerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Tarafleriniz nereden yazarsa yazsın
Arabuluculuk için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Arabuluculuk iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de taraf iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Arabuluculuk programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Arabuluculuk programı", "Arabuluculuk yazılımı", "Arabuluculuk iş takip programı" ya da "Arabuluculuk müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: taraf bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Arabuluculuk otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen taraf mesajlarını tek panelde toplar, teklif ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Arabuluculuk için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve görev hazır |
| Taraf geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, teklif, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Geç dönülen her mesaj, rakibe verilmiş bir fırsattır.
Ortalama satışınız 4.000 ₺ ise: aboneliğin aylık bedeli tek bir satış kadar bile değil.
Arabuluculuk bürosu için CRM ne işe yarar?
Dosya sürecini, oturum takvimini ve taraflarla iletişimi tek panelde toplar: WhatsApp ve web'den gelen yazışmalar dosya kartında birikir, oturumlar Google Takvim senkronuyla planlanır, evrak dosya ekinde tutulur. Şunu netleştirelim: ÖzgürKod resmi süreç veya tutanak hazırlama sistemi değildir; sürecin hukuki yürütülmesi sizin uzmanlığınızda kalır. ÖzgürKod, dosyanın etrafındaki tarafı — taraf iletişimini, oturum planını, evrak eklerini ve gizli erişimi — düzene sokar; büro kişilere bağımlı olmaktan çıkar.
UYAP veya resmi arabuluculuk sistemleriyle entegre mi?
Hayır; ÖzgürKod UYAP ya da herhangi bir resmi sistemle entegre değildir, bu konuda dürüst olmayı tercih ederiz. Resmi başvuru, atama ve tutanak adımları kurumun kendi sistemlerinde yürür. ÖzgürKod'un alanı büro tarafıdır: resmi sistemde yaptığınız işlemin tarih ve sonucunu dosya kartına işler; oturum takvimi, taraf iletişimi, evrak ekleri ve ücret takibini buradan yönetirsiniz. Resmi kayıt orada, büro operasyonu burada — iki katman birbirini tamamlar.
Taraf bilgileri ve dosyalar gizli kalıyor mu?
Evet; gizlilik ve tarafsızlık bu işin belkemiğidir, ÖzgürKod bu tarafta güçlüdür. Rol bazlı yetkilendirmeyle her arabulucu ve çalışan yalnız kendi atandığı dosyaya erişir; büro yöneticisi tümünü görür. Kim hangi dosyaya, hangi belgeye ne zaman eriştiği erişim loglarında tutulur — gizlilik yükümlülüğü ve KVKK açısından kayıt eksiksizdir. Her iki tarafla yazışmalar dosya kartında dengeli biçimde durduğu için tarafsız iletişim geçmişi düzenli kalır; çalışan ayrıldığında dosya büroda kalır.
Oturum hatırlatmasını nasıl gönderirim, sistem otomatik mi atar?
Hayır; ÖzgürKod kendiliğinden zamanlanmış mesaj göndermez, bu konuda net olalım. Oturum tarihini Google Takvim senkronuyla planlarsınız; hatırlatmayı taraflara ve vekillere hızlı yanıt şablonuyla tek tıkla siz gönderirsiniz. Mükerrer gönderim engeli aynı tarafa çift mesajı önler. Hangi mesajın kime ve ne zaman gideceği, içeriğinde tarafsızlığın gözetilmesi her adımda sizin kontrolünüzdedir; ÖzgürKod yalnızca mesajı ileten kanaldır.
Dosya evraklarını nasıl bir arada tutarım?
Her dosyanın görev kartına sözleşme, tutanak, dekont gibi belgeler dosya eki olarak iliştirilir. Tarafların WhatsApp'tan gönderdiği evrak görsellerini AI tespit eder, doğru dosyaya eklersiniz; e-postayla gelen belgeler de aynı karta toplanır. Hangi belgenin hangi dosyaya ve hangi tarafa ait olduğu bellidir; oturum öncesi dosyayı klasörlerde toplamak yerine tek karttan eksiksiz hazır bulursunuz.
Büronun WhatsApp hattını nasıl bağlarım, gizlilik korunur mu?
Evet. Resmi WhatsApp Cloud API ile büro hattınızı bağlarsınız; QR yöntemiyle birden fazla numarayı aynı panele ekleyebilirsiniz. Tüm yazışmalar dosya kartına işlenir ve kişisel telefon yerine büro panelinde durur; rol bazlı yetkiyle her çalışan yalnız kendi dosyasını görür, erişimler loglanır. Mesai dışında görsel akış kurucusuyla hazırladığınız chatbot süreç ve oturum sorularını karşılar, gerekince ilgili kişiye devreder. Web formu ve e-posta da aynı gelen kutusunda toplanır.
Arabuluculuk programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Arabuluculuk programı", "Arabuluculuk yazılımı", "Arabuluculuk iş takip programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: taraf iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Bir Sonraki Oturumu İçiniz Rahat Karşılayın
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün dosyalarınızı pipeline'a, oturumlarınızı takvime taşıyın; rol bazlı erişimi açın, hafta sonunda oturum hatırlatması bekleyen dosya kalmadığını görün.