Etüt Merkezi CRM: deneme dersinden kayda her veli görüşmesi takipte
Etüt Merkezi programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Etüt Merkezi randevu programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Matematik etüdü soran veliden hızlı okuma kursu arayan adaya kadar tüm talepler tek gelen kutusunda. Deneme dersi randevusu, dönem paketi teklifi, taksit ve dekont takibi, velilere toplu duyuru — hepsi aynı panelde. Etüt ve kişisel gelişim merkezleri için yapay zeka destekli CRM.
Etüt Merkezi için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Etüt Merkezi işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Deneme dersinden kayda uzanan aday takibi, dönem paketleri, veli duyuruları ve ödeme takibi tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Etüt Merkezlerinin Görünmeyen Kayıpları
Veli güvene göre karar verir; takipsiz kalan her görüşme, sessizce başka merkeze giden bir kayıttır.
Deneme Dersinden Sonra Sessizlik
Veli deneme dersine geliyor, "düşünelim" deyip gidiyor — ve görüşme orada kalıyor. Üç gün içinde aranmayan veli, aynı hafta deneme dersi yaptığı başka merkezle anlaşıyor.
Veli İletişimi Kişisel Telefonlarda
Görüşmeler eğitim koçlarının kendi WhatsApp'larında yürüyor. Koç işten ayrıldığında velilerin numaraları, konuşma geçmişi ve verilen sözler de onunla birlikte gidiyor.
Paketi Biten Veli Sessizce Ayrılıyor
Dönemlik paketin bittiğini çoğu zaman veli bile hatırlatıyor. Yenileme görüşmesi zamanında yapılmadığı için devam edecek öğrenci araya giren tatille birlikte kopuyor.
Taksitler Defterde, Dekontlar Telefonda
Aylık ödemeler deftere işleniyor; veliler dekontu farklı farklı numaralara atıyor. Ay sonunda kimin eksik olduğu netleşmiyor; veliye ödeme sormak ayrı bir strese dönüyor.
Duyurular Elle, Tek Tek
Program değişikliği, tatil ya da deneme sınavı duyurusu velilere tek tek yazılıyor. Saatler süren mesaj trafiğine rağmen birkaç veli her seferinde atlanıyor ve kapıda sürprizle karşılaşıyor.
Hangi Kanal Veli Getiriyor, Belirsiz
Tabela mı, Instagram mı, veli tavsiyesi mi, Meta reklamı mı? Yeni kayıtların nereden geldiği ölçülmüyor; reklam bütçesi his ile dağıtılıyor, işe yarayan kanal bilinmiyor.
Etüt merkezleri için ÖzgürKod ne yapar?
Deneme dersi trafiğinden dönem paketi yenilemesine, merkezinizin akışına oturan senaryolar.
Veli yolculuğu: ilk talepten dönem yenilemeye
- WhatsApp, Instagram, Messenger ve web formundan gelen veli taleplerini kaynak etiketiyle tek kutuda toplayın; AI sıcak ve fiyat soran velileri otomatik işaretlesin
- Deneme Dersi → Değerlendirme → Kayıt pipeline'ı kurun; deneme dersine gelip karar vermeyen veliler geciken işler panelinde öne çıksın, takip görüşmesi atlanmasın
- Deneme dersi ve veli görüşmesi randevusunu online randevu sayfasından verin; Google Takvim çift yönlü senkronla koçların programı hep güncel kalsın
- Dönem paketlerini (aylık etüt, LGS dönemi, hızlı okuma) ürün kataloğunda fiyat listesiyle tanımlayın; paketi bitenleri segmentleyip yenileme kampanyasını toplu gönderin
- Aylık ödemeleri taksit planıyla izleyin; veli dekont gönderdiğinde AI görseli tespit etsin, geciken ödemeye tek tıkla şablonla hatırlatma gönderin
- Veli mesajlarını round-robin ile eğitim danışmanlarına atayın; her danışman yalnız kendi velilerini görsün, kurum tüm geçmişe sahip olsun
Reklam, Instagram veya tavsiyeyle gelen veli sorusu kaynak etiketiyle kartlaşır; mesai dışında chatbot program bilgisiyle ilk yanıtı verir.
Atanan danışman sınıf, ders ve hedefi dinler; veli sınıf seviyesi ve program etiketiyle işaretlenir, görüşme özeti AI ile kartta durur.
Veli, online randevu sayfasından uygun saati seçer; randevu Google Takvim ile koçun takvimine çift yönlü senkron olur.
Ders sonrası izlenim veli kartına işlenir; karar bekleyen veliler pipeline'da görünür, takip görüşmesi zamanında yapılır.
Dönem paketi, kataloğdaki güncel fiyat listesiyle sunulur; kayıt pipeline'da tamamlanır, sözleşme evrakı görev kartında izlenir.
Aylık ödeme veya taksit planı tanımlanır; vadeler panelde izlenir, dekontları AI tespit eder, tahsilat raporu güncel kalır.
Duyurular onaylı şablonla toplu gider; paketi yaklaşan veliler segmentlenir, yenileme kampanyası yeni dönem öncesi gönderilir.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Öğrenci mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, öğrenci bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz öğrenci grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni öğrenci geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, randevu, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir öğrenci yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Öğrenci kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi öğrencilerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Öğrencileriniz nereden yazarsa yazsın
Etüt Merkezi için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Etüt Merkezi iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de öğrenci iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Etüt Merkezi programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Etüt Merkezi programı", "Etüt Merkezi yazılımı", "Etüt Merkezi randevu programı" ya da "Etüt Merkezi müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: öğrenci bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Etüt Merkezi otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen öğrenci mesajlarını tek panelde toplar, randevu ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Etüt Merkezi için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve randevu hatırlatması hazır |
| Öğrenci geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, randevu, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Gelmeyen randevu boş bir saat değil, bedeli çoktan ödenmiş bir saattir.
Hizmet başına 1.000 ₺ alıyorsanız: aboneliğin aylık bedeli 3 randevu ediyor.
Etüt merkezleri için CRM ne işe yarar?
Deneme dersine gelen her velinin kayda dönene kadar takip edilmesini sağlar: talepler tek panelde toplanır, randevular takvime bağlanır, karar bekleyen veliler pipeline'da görünür, ödemeler ve dekontlar izlenir, duyurular toplu gönderilir. Önemli bir ayrım: ÖzgürKod ödev, yoklama veya akademik gelişim takibi yapan bir okul yazılımı değildir; veli kazanımı, iletişim ve tahsilat takibi CRM'idir. Eğitim süreçleriniz kendi yönteminizle yürür.
Deneme dersine gelip kaydolmayan velileri nasıl geri kazanırım?
Pipeline'da "Deneme Dersine Katıldı" aşamasında bekleyen veliler, belirlediğiniz süre geçince geciken işler panelinde öne çıkar; danışman takip görüşmesini atlamaz. AI konuşma analizi velinin itirazını (fiyat, mesafe, program saati) kategorize eder; buna göre yanıt kurgularsınız. Dönem başında bu segmente kampanya modülüyle toplu bir hatırlatma duyurusu da gönderebilirsiniz. Karar her adımda sizde kalır.
Velilere toplu duyuruyu WhatsApp'tan nasıl yaparım?
Resmi WhatsApp Cloud API üzerinden Meta onaylı şablonlarla gönderirsiniz. Hedeflemeyi segment ve etikete göre yaparsınız: deneme sınavı duyurusu yalnız LGS grubuna, tatil bilgisi tüm aktif velilere gider. Mükerrer gönderim engeli aynı veliye çift mesajı önler; gönderim hızı kontrolü ve hata oranı yükselince otomatik duraklatma numaranızı korur. Kim okudu, kim yanıtladı — kampanya raporunda görürsünüz.
Personel ayrılınca veli iletişimi kaybolmaz mı?
ÖzgürKod'un çözdüğü tam olarak bu sorun. Yazışmalar koçların kişisel telefonları yerine kurumsal numara üzerinden panelde yürür; her görüşme veli kartına işlenir. Round-robin atamayla her danışman yalnız kendi velilerini görür, yönetici tüm trafiği izler. Personel ayrıldığında velileri tek tıkla başka danışmana devredersiniz; numaralar, geçmiş ve verilen sözler kurumda kalır.
Veli ve öğrenci verileri KVKK kapsamında nasıl korunuyor?
Veli ve öğrenci bilgileri KVKK gereklilikleri gözetilerek saklanır. Rol bazlı yetkilendirme ile her kullanıcı yalnız yetkili olduğu kayıtlara erişir; kim hangi karta baktı, loglardan izlenir. Veriler kişisel cihazlarda değil kurumun denetimindeki sistemde durur; silme ve düzeltme talepleri panel üzerinden yönetilir. Minör öğrencilere ait bilgilerde iletişim her zaman veli üzerinden kurgulanır.
Hangi kanaldan veli geldiğini ölçebilir miyim?
Evet. Her veli kartında kaynak etiketi bulunur: Meta reklamı, Instagram DM, web formu, tavsiye... Meta Reklam ROI Merkezi, reklam harcamasını lead, kayıt ve ciroyla birleştirir; hangi kampanyanın kaç deneme dersi ve kaç kayıt getirdiğini, kayıt başına maliyeti görürsünüz. Böylece yeni dönem bütçesini gerçekten veli getiren kanala ayırırsınız; his değil rapor konuşur.
Etüt Merkezi programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Etüt Merkezi programı", "Etüt Merkezi yazılımı", "Etüt Merkezi randevu programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: öğrenci iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Deneme Dersleriniz Kayda Dönsün
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün veli görüşmelerinizi tek panele taşıyın; dönem sonunda hangi kanalın kayıt getirdiğini raporda görün.