Etüt Merkezi CRM: deneme dersinden karne gününe her öğrenci ve veli takipte
Etüt Merkezi programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Etüt Merkezi randevu programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Okul sonrası etüt grupları, yoklama ve ödev, LGS ve TYT deneme netleri, kardeş indirimi ve aylık ödemeler aynı panelde. Veli; devamı, ödevi ve sınav sonucunu giriş yapmadan tek bağlantıdan görür.
Etüt Merkezi için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Etüt Merkezi işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Etüt grupları, yoklama ve ödev takibi, LGS/TYT deneme netleri, kardeş indirimi, taksit ve veli portalı tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Etüt Merkezlerinin Tanıdık Zorlukları
Yoklama kâğıtta, ödev defterde, deneme sonuçları tabloda kalınca veliye verilecek cevap da gecikiyor.
Devamsızlık Veli Arayınca Fark Ediliyor
Yoklama kâğıtta kalıyor; iki derstir gelmeyen öğrenci, veli aradığında fark ediliyor. Kim, kaç ders kaçırdı sorusunun cevabı akşam çizelgelerden çıkarılıyor.
Ödev Kontrolü Defterde
Ödevi yapan, eksik bırakan ve hiç yapmayan öğrenci öğretmenin defterinde. Veli sorduğunda cevap öğretmen dönene kadar bekliyor.
Deneme Sonuçları Tabloda
Optik okuyucunun çıktısı bir tabloda, netler elle hesaplanıyor; öğrencinin denemeden denemeye gelişimi kimsenin önünde değil.
Kardeş İndirimi Her Seferinde Elle
İki kardeş kaydında indirim, aylık ücret ve taksitler hesap makinesiyle bulunuyor; geciken ödeme ay sonunda görülüyor.
Velinin Soruları Bitmiyor
"Bugün ne işlendi, ödevi var mı, sınavdan kaç net yaptı?" soruları gün boyu telefona düşüyor; her biri ayrı ayrı yanıtlanıyor.
Teslim ve Acil Durum Bilgisi Kâğıtta
Öğrenciyi kimin alabileceği, acil durumda kimin aranacağı, alerji gibi önemli notlar kayıt formunda kalıyor; ihtiyaç anında bulunamıyor.
Etüt merkezleri için ÖzgürKod ne yapar?
Eğitim Kurumu modülünün "Deneme sınavı ve net takibi" bölümüyle, okul sonrası etütten deneme sınavına.
Öğrenci yolculuğu: deneme dersinden dönem sonuna
- Deneme dersini aday kaydı olarak planlayın; aday açık bir grubun dersine misafir olarak katılsın, gelen aday tek tıkla kayda çevrilsin
- Etüt gruplarının gün ve saatlerini bir kez girin; dersler tatilleri atlayarak takvime yazılsın, gruba tek seferlik etüt ya da telafi dersi eklenebilsin
- Aylık aidat ya da dönem ücretini tanımlayın; ailede başka aktif kayıt varsa kardeş indirimi kendiliğinden seçilsin, taksit ve ödemeler anlaşmada izlensin
- Eğitmen yoklamayı, işlenen konuyu ve ödev durumunu (yaptı, eksik, yapmadı) telefonundan girsin; art arda devamsızlıkta görev açılsın, veliye gidecek mesaj taslak olarak hazır gelsin
- LGS ve TYT denemelerinin optik okuyucu ya da Excel çıktısını yapıştırın; net, sınıf sıralaması ve öğrencinin gelişim grafiği kendiliğinden çıksın
- Velilere girişsiz portal bağlantısı verin: dersler, devam, ödevler, yayınladığınız sınav sonuçları, taksitler ve mazeret bildirimi tek sayfada
Mesajla ya da online ön kayıt sayfasından gelen aile karşılanır; aday açık bir grubun dersine misafir olarak katılır.
Okul ve sınıf düzeyi, ikinci veli, acil kişi ve teslim alabilecekler kaydedilir; kardeş indirimi ve taksit planı uygulanır.
Grup dersleri haftalık saatlerden takvime yazılır; tatiller atlanır, gerekirse gruba ek etüt dersi eklenir.
Eğitmen yoklamayı, konuyu ve ödev durumunu telefonundan girer; bağlantı yokken de kaydeder.
Sonuç yapıştırılır; net, bölüm ortalamaları ve sıralama çıkar, öğrencinin denemeleri gelişim grafiğinde birleşir.
Veli devamı, ödevi ve yayınlanan sonucu görür; öğrencinin gelemeyeceği günü mazeret olarak bildirir.
Gelişim raporu yazdırılır; biten kayıtlar yenileme listesinde toplanır.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Öğrenci mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, öğrenci bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz öğrenci grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni öğrenci geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Kurumunuzun diğer işleri de aynı panelde
Etüt bölümü Eğitim Kurumu modülünün parçasıdır; dil ya da birebir ders de veriyorsanız o bölümler de açılır.
Ders programı, kayıt ve taksit, yoklama, eğitmen paneli, veli portalı ve QR doğrulamalı belgeler.
Eğitim kurumu programı → Lise ve mezun grubunuz var mı?TYT ve AYT şablonları, net, sıralama ve YKS sınav kaydı.
Üniversite hazırlık → Birebir özel ders mi?Ders hakkı paketi, her ders takvimde randevu, geç iptal kuralı.
Özel ders ve koçluk →Mesaj, randevu, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir öğrenci yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Öğrenci kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi öğrencilerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Öğrencileriniz nereden yazarsa yazsın
Her kanaldan gelen mesaj aynı gelen kutusuna düşer; konuşma ekibinizden birine atanır, öğrenci kartıyla birleşir.
- WhatsAppCloud API ya da QR
- InstagramDM ve yorumlar
- MessengerFacebook sayfanız
- TelegramTelegram botunuz
- TikTokDM
- Web sohbetSitenizdeki pencere
- Meta reklam formlarıReklam kaynağıyla
Telegram'ı kendi bot anahtarınızla, Instagram ve Messenger'ı Meta hesabınızla, WhatsApp'ı kare kodla ya da Cloud API ile bağlarsınız. Birleşik gelen kutusu →
Etüt Merkezi için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Yoklama ve ödev telefondan. Eğitmen yoklamayı ve ödev durumunu ders sırasında telefondan girebilmeli; kâğıt çizelgeyi akşam sisteme yeniden yazmak gerekmemeli.
- Deneme sınavı netleri. Optik okuyucu ya da Excel çıktısı yapıştırılarak girilebilmeli; net, sıralama ve gelişim grafiği kendiliğinden çıkmalı.
- Veliye görünürlük. Veli devamı, ödevi, sonucu ve taksiti şifre hatırlamadan tek bağlantıdan görebilmeli; mazeret bildirebilmeli.
- Kardeş ve aile kaydı. Aynı ailenin çocukları tek aile kaydında birleşmeli; kardeş indirimi elle hesaplanmamalı.
- Mesajla gelen veli. Velilerin çoğu WhatsApp ve Instagram'dan yazar; konuşma ile kayıt aynı ailenin kartında birleşmeli.
Etüt Merkezi programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Etüt Merkezi programı", "Etüt Merkezi yazılımı", "Etüt Merkezi randevu programı" ya da "Etüt Merkezi müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: öğrenci bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Etüt Merkezi otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen öğrenci mesajlarını tek panelde toplar, randevu ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Etüt Merkezi için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Yoklama | Kâğıt çizelge | Genelde yok | Eğitmenin telefonundan; bağlantı yokken de kaydedilir |
| Ödev | Öğretmenin defteri | Genelde yok | Yaptı / eksik / yapmadı, veli portalında görünür |
| Deneme netleri | Tablo, elle hesap | Genelde yok | Yapıştırarak giriş; net, sıralama, gelişim grafiği |
| Kayıt ve taksit | Hesap makinesi ve tablo | Teklif modülüyle, indirim kuralı yok | Kardeş indirimi, aylık aidat, taksit planı |
| Aileye bilgi | Telefonla tek tek | Ayrı portal ya da lisans ister | Girişsiz veli portalı ve mazeret bildirimi |
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Gelmeyen randevu boş bir saat değil, bedeli çoktan ödenmiş bir saattir.
Hizmet başına 1.000 ₺ alıyorsanız: aboneliğin aylık bedeli 3 randevu ediyor.
Etüt merkezi programı neleri takip eder?
Velilerden gelen mesajları, deneme dersini, online ön kayıt başvurularını, öğrenci ve aile kayıtlarını, etüt gruplarını ve ders programını, aylık ücret, kardeş indirimi ve taksitleri, yoklama ve ödevi, LGS ve TYT deneme sınavlarını, veli portalını ve belgeleri. Hepsi ÖzgürKod CRM'in Eğitim Kurumu modülünde, aynı öğrencinin kartında birleşir.
Ödev takibini nasıl yapıyoruz?
Eğitmen yoklamayı alırken her öğrenci için ödev durumunu yaptı, eksik ya da yapmadı olarak işaretler; derste işlenen konuyu ve verilen ödevi de aynı ekrana yazar. Bunu telefonundaki eğitmen panelinden yapar, CRM hesabı gerekmez. Ödevler veli portalında görünür.
LGS deneme sonuçlarını nasıl giriyoruz?
Sınavı LGS şablonundan açarsınız; Türkçe, matematik, fen, inkılap tarihi, din kültürü ve İngilizce bölümleri, soru sayıları ve yanlış katsayısı (3 yanlış 1 doğruyu götürür) şablonda hazırdır. Optik okuyucu ya da Excel çıktısını yapıştırırsınız: her satırda öğrenci numarası ya da adı, ardından bölüm sırasıyla doğru ve yanlış sayısı. Önizleme eşleşmeyen satırları gösterir. Net, ortalama, bölüm ortalamaları ve sınıf sıralaması hesaplanır; öğrencinin denemeleri gelişim grafiğinde birleşir. Optik okuyucu cihazına doğrudan bağlantı yoktur, çıktısını yapıştırırsınız.
Veliler neyi görebilir?
Veliye giriş gerektirmeyen bir bağlantı verirsiniz; ailedeki bütün öğrenciler aynı sayfadadır: önümüzdeki 14 günün dersleri, devam yüzdesi, son yoklamalar, ödevler, portalda yayınladığınız sınav sonuçları ve değerlendirmeler, belgeler, taksitler ve duyurular. Veli öğrencinin gelemeyeceği günleri mazeret olarak bildirir; siz onaylayınca o dersler izinli sayılır. Bağlantının süresini siz verirsiniz, istediğiniz an kapatırsınız.
Kardeş indirimi nasıl uygulanıyor?
Kardeşler aynı aile kaydına bağlanır. Ailede başka aktif kayıt varsa kardeş indirimi kayıt sırasında kendiliğinden seçilir; erken kayıt ve peşin ödeme indirimleri de koşul sağlanınca seçilir. Ücret toplam ya da aylık aidat olabilir; KDV hizmet kartındaki orandan hesaplanır, ödeme planı eşit taksitlere bölünür ve kayıt bir anlaşma olarak açılır.
Öğrenciyi kimin teslim alabileceğini kaydedebilir miyim?
Evet. Öğrenci kartında ikinci veli, acil durumda aranacak kişi ve öğrenciyi teslim alabilecek kişiler ayrı alanlardır. Alerji ya da sağlık durumu gibi önemli notlar velinin açık rızası işaretlenerek kaydedilir ve yalnız yöneticiler ile öğrencinin eğitmenleri tarafından görülür.
Devamsızlıkta veliye otomatik mesaj gidiyor mu?
Hayır, modül veliye kendiliğinden mesaj göndermez. Öğrenci art arda belirlediğiniz sayıda derse (varsayılan 2) gelmeyince yoklama kaydedildiği anda görev açılır; veliye gidecek WhatsApp mesajı mesaj merkezinde taslak olarak hazırlanır, siz bakıp gönderirsiniz. Devam oranı eşiğin (varsayılan %80) altına düşen öğrenciler ayrıca listelenir.
Etüt Merkezi programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Etüt Merkezi programı", "Etüt Merkezi yazılımı", "Etüt Merkezi randevu programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: öğrenci iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Yeni dönemin yoklamasını kâğıtsız başlatın
7 gün ücretsiz deneyin. Gruplarınızı ve öğrencilerinizi girin; ilk yoklamadan ilk deneme sonucuna akışı kendi verinizle görün.