Öğrenci Yurdu & Pansiyon CRM: kayıt sezonundan mezuniyete her veli tek panelde
Öğrenci Yurdu programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Öğrenci Yurdu randevu programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Temmuz geldiğinde başlayan "tek kişilik oda var mı, fiyat ne" seli, yurt turu randevuları, aylık ödemeler ve veli soruları... Hepsi tek gelen kutusunda. Oda tiplerini kontenjanıyla tanımlayın, ödemeleri vade planıyla izleyin, duyuruları şablonla gönderin. Öğrenci yurtları için yapay zeka destekli CRM.
Öğrenci Yurdu için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Öğrenci Yurdu işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Kayıt sezonu mesaj trafiği, oda tipi soruları, aylık ödeme vadeleri ve veli bilgilendirmesi; yurdunuzun iletişimi tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Yaz Geldi, Telefon Yandı
Tercih sonuçlarıyla patlayan kayıt trafiği, yıl boyu süren aidat takibi; yurt işletmek mesaj yetiştirme yarışına dönüyor.
Sezonda Aynı Sorular Yüzlerce Kez
Tercih sonuçları açıklanınca "fiyat ne, oda var mı, kampüse uzak mı" soruları WhatsApp, Instagram ve telefondan aynı anda yağıyor. Ekip kopyala-yapıştır yanıtlarken sıcak adaylar arada kaynıyor.
Oda Müsaitliği Kafadan Söyleniyor
Hangi oda tipinde kaç yatak boş kaldığı müdürün aklında ve bir Excel'de. Aynı yatağa iki veliye söz verildiğinde eylül başında kapıda kriz çıkıyor; geri çevrilen veli çevresine anlatıyor.
Haziranda Soran Veli Ağustosta Kayıp
Sezon başında fiyat soran veli "tercih sonuçlarını bekleyelim" diyor; numarası kağıtta kalıyor. Sonuçlar açıklandığında bu adayları kimse aramıyor; yatak başka yurtta dolmuş oluyor.
Yüz Öğrencinin Aylık Ödemesi Defterde
Aylık ödemeler deftere işleniyor, dekontlar müdürün WhatsApp'ında. Kim ödedi, kim üç aydır gecikiyor sorusu ay sonunda saatlik mesaiye dönüyor; hatırlatma araması da herkese nasip olmuyor.
Veli İletişimi Kişisel Telefonlarda
Veliler müdürün ve belletmenlerin kişisel hatlarına yazıyor; izin, sağlık ve ödeme konuşmaları dağınık. Personel ayrıldığında yazışma geçmişi de onunla gidiyor, kurum hafızası sıfırlanıyor.
Yeni Sezon Doluluk Planı Geç Netleşiyor
Kim seneye devam ediyor, kim mezun olup ayrılıyor; haziran sonuna kadar belirsiz kalıyor. Boşalacak yatak sayısı bilinmeyince kayıt sezonuna plansız giriliyor, doluluk şansa kalıyor.
Öğrenci yurtları ve pansiyonlar için ÖzgürKod ne yapar?
Kayıt sezonundan sene sonuna, yurt operasyonunuza oturan senaryolar.
Veli yolculuğu: ilk sorudan devam kaydına
- WhatsApp, Instagram ve web formundan gelen soruları tek kutuda toplayın; 7/24 chatbot fiyat, oda tipleri, konum ve servis sorularını gece bile yanıtlasın
- Oda tiplerini ürün kataloğunda kontenjanıyla tanımlayın; son yataklar kalınca kritik stok uyarısı sizi uyarsın, kimseye fazladan söz verilmesin
- Yurt turu randevusunu online randevu sayfasından verdirin; Google Takvim senkronuyla idare programı çakışmasın, gelen veli pipeline'da takip edilsin
- Aylık ödemeleri vade planıyla izleyin; velinin gönderdiği dekontu AI tespit etsin, geciken ödemeye tek tıkla nazik bir şablon hatırlatması gönderin
- Dönem açılışı, tatil ve etkinlik duyurularını veli segmentine onaylı WhatsApp şablonuyla toplu gönderin; mükerrer engeli aynı veliye çift mesajı önlesin
- Sene sonunda devam ve ayrılma durumunu etiketleyin; geçen yıl yer sorup kaydolmayan velilere yeni sezon kampanyası gönderin, doluluk ve tahsilat raporlarını dönem kıyasıyla izleyin
Veli WhatsApp veya Instagram'dan oda ve fiyat sorar; mesaj kaynak etiketiyle kartlaşır, gece geldiyse chatbot ilk yanıtı verir.
Oda tipleri ve ücretler katalogdan hazır şablonla paylaşılır; talep edilen oda tipi etiketlenir, kontenjan kataloğa göre izlenir.
Veli online randevu sayfasından tur saatini seçer; randevu Google Takvim'e senkron işlenir, idare hazırlıklı karşılar.
Karar veren veliye sözleşme ve evrak listesi şablonla gider; belgeler dosya eki olarak öğrenci kartında toplanır.
Yıllık ücret aylık vadelere bölünür; her ayın ödemesi panelde izlenir, dekontlar AI tespitiyle kayda eklenir.
İzin, sağlık ve etkinlik yazışmaları kurum panelinde tek kutudan yürür; duyurular veli segmentine kampanyayla gider.
Devam edenler ve ayrılanlar etiketlenir; boşalacak kontenjan netleşir, geçmiş adaylara yeni sezon kampanyası gönderilir.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Veli mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, veli bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz veli grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni veli geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, randevu, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir veli yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Veli kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi velilerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Velileriniz nereden yazarsa yazsın
Öğrenci Yurdu için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Öğrenci Yurdu iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de veli iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Öğrenci Yurdu programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Öğrenci Yurdu programı", "Öğrenci Yurdu yazılımı", "Öğrenci Yurdu randevu programı" ya da "Öğrenci Yurdu müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: veli bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Öğrenci Yurdu otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen veli mesajlarını tek panelde toplar, randevu ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Öğrenci Yurdu için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve randevu hatırlatması hazır |
| Veli geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, randevu, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Gelmeyen randevu boş bir saat değil, bedeli çoktan ödenmiş bir saattir.
Hizmet başına 1.000 ₺ alıyorsanız: aboneliğin aylık bedeli 3 randevu ediyor.
Öğrenci yurtları ve pansiyonlar için CRM ne işe yarar?
Kayıt sezonunun mesaj selini tek panelde toplar, yer soran velileri kayda alıp takip ettirir, aylık ödemeleri ve dekontları görünür kılar, veli bilgilendirmesini kişisel telefonlardan kurum paneline taşır. Şunu netleştirelim: ÖzgürKod bir yurt yönetim yazılımı değildir; yatak haritası, yoklama veya giriş-çıkış turnikesi yönetmez, resmi kurum bildirimi yapmaz. Yurdunuzun aday kazanımı, veli iletişimi ve tahsilat takibi tarafını üstlenir.
Oda müsaitliğini nasıl takip ederim?
Oda tiplerini ürün kataloğunda birer kontenjan kalemi olarak tanımlarsınız: tek kişilik, iki kişilik, üç kişilik — her birinin fiyatı ve kalan yatak sayısıyla. Kayıt aldıkça kontenjanı düşersiniz; son yataklara inildiğinde kritik stok uyarısı ekibi uyarır, kimseye fazladan söz verilmez. Veli hangi oda tipini istediyse kartı o etiketle işaretlenir; "iki kişilik bekleyenler" listesi tek filtreyle çıkar, yer açıldığında şablonla haber verirsiniz.
Aylık ödeme hatırlatmaları velilere otomatik mi gidiyor?
Hayır; sistem kimseye kendiliğinden mesaj atmaz, bunu dürüstçe belirtelim. Doğru akış şöyledir: yıllık ücreti aylık vadelere bölersiniz, vadesi gelen ve geciken ödemeler tahsilat ekranında listelenir. Geciken veliye tek tıkla, Meta onaylı nazik bir şablon hatırlatması gönderirsiniz; ay başında tüm velilere tek kampanyayla da duyuru yapabilirsiniz. Mesaj sizin onayınızla çıkar; tahsilat konuşması yazılı, saygılı ve kayıtlı bir rutine döner.
Veli bilgilendirmesini nasıl düzene sokarım?
İki katmanla. Günlük yazışmalar (izin, sağlık, ziyaret) tek gelen kutusunda, öğrenci kartına bağlı yürür; hangi belletmen yanıtlarsa yanıtlasın geçmiş kayıtlıdır, rol bazlı yetkiyle herkes yalnız yetkili olduğu kartı görür. Toplu duyurular (dönem açılışı, tatil çıkışı, etkinlik) ise veli segmentine Meta onaylı WhatsApp şablonuyla kampanya olarak gider; mükerrer engeli çift mesajı önler. Kişisel telefonlardan kurumsal panele geçmiş olursunuz.
Kayıt sezonunda gelen yüzlerce soruya nasıl yetişiriz?
Üç mekanizmayla. Chatbot fiyat, oda tipi, konum ve servis gibi sık soruları 7/24 anında yanıtlar; gece gelen veli sabaha kadar beklemez. AI gelen mesajları sınıflandırır: kim fiyat soruyor, kim acil, kim şikayetçi — panel önceliklendirilmiş açılır. Mesaj atama da yükü dağıtır: konuşmalar round-robin ile ekibe paylaştırılır, herkes kendi velisini görür. Sezon sonunda hangi kanaldan kaç kayıt geldiğini raporda izlersiniz.
Öğrenci ve veli verileri KVKK açısından güvende mi?
Evet. Öğrencinin kimlik ve sağlık notları, veli iletişim bilgileri ve ödeme kayıtları KVKK gereklilikleri gözetilerek saklanır. Rol bazlı yetkilendirmeyle belletmen, muhasebe ve müdür yalnız yetkili olduğu veriye erişir; tüm erişimler loglanır. Yazışmalar kişisel hatlar yerine kurum panelinde durduğu için personel değişiminde veli iletişim geçmişi yurtta kalır. Silme ve düzeltme talepleri panelden yönetilir.
Öğrenci Yurdu programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Öğrenci Yurdu programı", "Öğrenci Yurdu yazılımı", "Öğrenci Yurdu randevu programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: veli iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Kayıt Sezonuna Hazır Girin
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün WhatsApp ve Instagram'ı bağlayın; oda tiplerinizi kontenjanıyla tanımlayın, aidat takibinizi düzene sokun.