Özel Eğitim & Rehabilitasyon CRM: her seans, her telafi, her veli tek panelde
Özel Eğitim & Rehabilitasyon programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Özel Eğitim & Rehabilitasyon randevu programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Haftalık program değişiklikleri, "telafi ne zaman" soruları, devlet destekli ve ücretli seansların ayrımı... Veli mesajları tek gelen kutusunda toplansın, telafiler görev olarak açılsın, duyurular tüm velilere kampanyayla tek seferde gitsin.
Özel Eğitim & Rehabilitasyon için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Özel Eğitim & Rehabilitasyon işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Haftalık seans programı, devlet destekli ve özel seans ayrımı, veli bilgilendirmesi ve telafi seanslarının takibi tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Eğitim Sınıfta, Kaos Telefonda
Onlarca öğrencinin haftalık seans düzeni, telafileri ve veli iletişimi tek sekreterin telefonuna sığmaz; her aksama velinin güvenini zedeler.
Haftalık Program Sürekli Değişiyor
Hastalanan çocuk, servisi kaçıran veli, izne çıkan eğitmen — program haftada onlarca kez deliniyor. Değişiklikler telefonda ve tahtadaki çizelgede yönetilince kim, hangi gün, kimde sorusu hiç bitmiyor.
Söz Verilen Telafi Unutuluyor
"Telafisini yaparız" denip kapatılan seanslar bir yere yazılmıyor; veli haftalar sonra sorduğunda kayıt yok. Unutulan her telafi, hem hak kaybı hem de velinin gözünde ciddiyet kaybı demek.
Destekli ve Ücretli Seanslar Birbirine Karışıyor
Aynı öğrenci hem devlet destekli hem ailenin ödediği ek seans alıyor; hangisinden kaç hak kullanıldı, ek seansın ücreti alındı mı — defterde iki ayrı hesabı şaşırmadan tutmak giderek zorlaşıyor.
Veli Bilgilendirmesi Tek Tek Yazılıyor
Tatil duyurusu, etkinlik daveti, program değişikliği — sekreter aynı mesajı onlarca veliye elle gönderiyor. Liste gözden kaçınca duyuruyu almayan veli kapıda öğreniyor ve haklı olarak sitem ediyor.
Değerlendirme Talepleri ve Bekleme Listesi Havada
Kapasite dolu olduğunda "sıranız gelince arayacağız" denen aileler not kâğıtlarında unutuluyor. Kontenjan açıldığında kimin ne zamandır beklediği bilinmiyor; sırası gelen aile aranmadığı için çocuğunu çoktan başka merkeze kaydettirmiş oluyor.
Özel Seans Ödemeleri Takipsiz
Ek seans paketlerinin ödemesi elden, havaleyle, bazen gecikmeli geliyor; dekontlar mesaj akışında kayboluyor. Ay sonunda hangi velinin bakiyesi göründüğü ancak uzun bir hesap mesaisiyle çıkıyor.
Özel eğitim ve rehabilitasyon merkezleri için ÖzgürKod ne yapar?
Eğitimin içeriğine karışmaz; seans düzeninin, veli iletişiminin ve ödeme takibinin yükünü sekreterin omzundan alır.
Değerlendirme talebinden düzenli seansa veli yolculuğu
- Tüm veli mesajlarını tek gelen kutusunda toplayın; anne ve babanın numaralarını öğrenci kartına bağlayın, seans değişiklik talepleri tek yerden yönetilsin
- İptal edilen seans için telafi görevini son tarihiyle açın; yapılmayan telafiler gecikmiş işler görünümünde öne çıksın, verilen söz unutulmasın
- Öğrencileri devlet destekli ve özel seans etiketleriyle ayırın; segment filtresiyle hangi grupta kaç öğrenci olduğunu tek listede görün
- Tatil ve etkinlik duyurularını kampanya modülüyle tüm velilere tek seferde gönderin; bireysel bilgilendirmeyi hızlı yanıt şablonuyla tek tıkla iletin
- Değerlendirme taleplerini lead olarak kaydedin; bekleme listesi etiketiyle saklayın, kontenjan açılınca bu segmente şablonla tek tıkla dönün
- Özel seans paketlerini vade takibine alın; velinin gönderdiği dekontu AI tespit etsin, rol bazlı yetkiyle her eğitmen yalnız kendi öğrencisinin yazışmasını görsün
Veli web formundan değerlendirme ister veya Instagram'dan ücret sorar; talep kaynak etiketiyle lead olur, chatbot mesai dışında ilk yanıtı verir.
Online randevu sayfasından uygun saat seçilir; randevu Google Takvim ile uzmanın takvimine senkron işlenir.
Öğrenci kartı açılır; veli numaraları bağlanır, devlet destekli ve özel seans etiketleri işlenir, program kartta netleşir.
Seanslar takvimde ilerler; değişiklik talepleri tek kutuya düşer, programa dair sorular yazışma geçmişiyle birlikte yanıtlanır.
İptal edilen seans için telafi görevi son tarihiyle açılır; planlanan telafi veliye şablonla bildirilir, yapılmayanlar panelde öne çıkar.
Gelişim görüşmesi davetleri ve duyurular şablonla veya kampanyayla gider; hangi veliye ne zaman yazıldığı kayıt altındadır.
Özel seans ödemeleri vade takibinde izlenir, dekontu AI yakalar; dönem sonunda devam ve yeni kayıt iletişimi tek panelden yürür.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Veli mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, veli bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz veli grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni veli geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, randevu, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir veli yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Veli kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi velilerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Velileriniz nereden yazarsa yazsın
Özel Eğitim & Rehabilitasyon için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Özel Eğitim & Rehabilitasyon iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de veli iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Özel Eğitim & Rehabilitasyon programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Özel Eğitim & Rehabilitasyon programı", "Özel Eğitim & Rehabilitasyon yazılımı", "Özel Eğitim & Rehabilitasyon randevu programı" ya da "Özel Eğitim & Rehabilitasyon müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: veli bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Özel Eğitim & Rehabilitasyon otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen veli mesajlarını tek panelde toplar, randevu ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Özel Eğitim & Rehabilitasyon için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve randevu hatırlatması hazır |
| Veli geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, randevu, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Gelmeyen randevu boş bir saat değil, bedeli çoktan ödenmiş bir saattir.
Hizmet başına 1.000 ₺ alıyorsanız: aboneliğin aylık bedeli 3 randevu ediyor.
Özel eğitim ve rehabilitasyon merkezi için CRM ne işe yarar?
Merkezin eğitim dışında kalan tüm yükünü düzenler: veli mesajları tek gelen kutusunda toplanır, seans değişiklikleri ve telafiler görevle takip edilir, devlet destekli ve özel seanslar etiketle ayrılır, ek seans ödemeleri vade takibine alınır. Her öğrencinin kartında veli numaraları, yazışma geçmişi ve program bilgisi bir arada durur. ÖzgürKod bir eğitim içeriği veya BEP yazılımı değildir; ders planına karışmaz, merkezin iletişim ve idari takip katmanını yönetir.
Seans hatırlatmaları velilere otomatik mi gidiyor?
Hayır; ÖzgürKod kendiliğinden zamanlanmış mesaj göndermez, bunu açıkça söyleyelim. Doğru işleyiş şudur: haftanın seans programı panelde durur, hatırlatma veya değişiklik bilgisini Meta onaylı WhatsApp şablonuyla tek tıkla gönderirsiniz. Aynı duyuru birden çok veliye gidecekse — tatil programı, etkinlik daveti — kampanya modülüyle tüm listeye tek seferde iletirsiniz; mükerrer engeli aynı veliye çift mesajı önler. Mesajın içeriği ve zamanı her zaman merkezin kontrolünde kalır.
Devlet destekli ve ücretli seansları nasıl ayırırım?
Her öğrenci kartına destekli ve özel seans etiketleri işlenir; hangi öğrencinin hangi kapsamda, kaç seans aldığı kartında görünür. Segment filtresiyle yalnız özel seans alan velileri listeleyip ödeme takibini bu gruba odaklarsınız. Şunu netleştirelim: ÖzgürKod MEBBİS, RAM veya resmi modüllerle entegre değildir; resmi hak ve rapor süreçleri mevcut sistemlerde yürür. ÖzgürKod'daki etiketler merkezin kendi iç takibi ve veli iletişimi içindir — iki hesabın birbirine karışmasını önler.
Telafi seanslarını nasıl takip ederim?
İptal mesajı geldiğinde aynı ekrandan telafi görevi açarsınız: hangi öğrenci, hangi seans, son tarih ne. Görevler pano veya liste görünümünde durur; planlanmadan bekleyen telafiler son tarih bildirimi ve gecikmiş işler görünümüyle kendini hatırlatır. Telafi saati netleşince veliye şablonla tek tıkla bilgi verirsiniz. Böylece "telafisini yaparız" sözü sekreterin hafızasından çıkıp kayda bağlanır; veli sorduğunda cevap kartın geçmişinde hazırdır.
Veli bilgilendirmesini nasıl düzenli hâle getiririm?
İki katman vardır. Bireysel bilgilendirme — seans değişikliği, gelişim görüşmesi daveti — hızlı yanıt şablonlarıyla tek tıkla gider; aynı metni her seferinde baştan yazmazsınız. Toplu duyurular — tatil, etkinlik, dönem programı — kampanya modülüyle tüm velilere veya seçtiğiniz segmente tek seferde iletilir; hız kontrolü ve mükerrer engeliyle güvenle gönderilir. Hangi veliye ne zaman ne gönderildiği kayıtlı olduğundan "bize duyuru gelmedi" tartışması kapanır.
Çocuklara ait bilgilerde KVKK nasıl korunuyor?
Çocuk verisi KVKK'da en hassas kategoridedir; bu yüzden yetki ve kayıt altyapısı baştan sıkı kuruludur. Rol bazlı yetkilendirmeyle her eğitmen yalnız kendi öğrencisinin yazışma ve kayıtlarını görür; sekreter ve yönetim için ayrı yetki seviyeleri tanımlanır, tüm erişimler loglanır. Yazışmalar personelin kişisel telefonları yerine kurumsal panelde tutulur. Tanı ve rapor içeriği gibi özel nitelikli verileri sisteme taşımanız gerekmez; ÖzgürKod idari iletişim katmanında kalır.
Özel Eğitim & Rehabilitasyon programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Özel Eğitim & Rehabilitasyon programı", "Özel Eğitim & Rehabilitasyon yazılımı", "Özel Eğitim & Rehabilitasyon randevu programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: veli iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Verilen Her Söz Kayıt Altında Olsun
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün WhatsApp'ı bağlayıp öğrenci kartlarını açın; bekleyen telafileri görev listesine alın.