Sanal Ofis & Sekreterlik CRM: abonelikler, evrak ve rezervasyon tek panelde
Sanal Ofis programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Sanal Ofis iş takip programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Paket aboneliklerin vade takibi, gelen evrak ve kargo bilgilendirmesi, toplantı odası rezervasyonları ve yeni şirket kuruluş talepleri dağınık kalmasın. Abonelik vadelerini izleyin, evrak gelince müşteriye şablonla haber verin, rezervasyonları takvime bağlayın, kuruluş leadlerini pipeline'da takip edin. Yapay zeka destekli müşteri yönetimi.
Sanal Ofis için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Sanal Ofis işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Paket abonelik vade takibi, gelen evrak/kargo bilgilendirmesi, toplantı odası rezervasyonu ve kuruluş leadleri tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Sanal Ofis İşletmelerinin Tanıdık Dertleri
Birden çok müşteri, sürekli akan evrak, vadesi gelen abonelikler ve oda rezervasyonları aynı anda yönetiliyor; tek dağınık kayıt karışıklık demek.
Abonelik Vadeleri Gözden Kaçıyor
Onlarca müşterinin aylık, üç aylık, yıllık paketleri farklı tarihlerde doluyor. Kimin aboneliği ne zaman bitiyor, kim yeniledi kim gecikti Excel'de dağınık; vadesi geçen abonelik fark edilmeyince hem gelir kaçıyor hem müşteri ilişkisi sarkıyor.
Gelen Evrak ve Kargo Bilgilendirmesi Aksıyor
Müşteri adına sürekli kargo, tebligat ve evrak geliyor; her birini ilgili müşteriye haber vermek gerekiyor. Hangi evrak kime ait, kime haber verildi kime verilmedi takip edilemiyor; geç bildirilen bir tebligat müşteri için ciddi sorun demek.
Toplantı Odası Rezervasyonu Çakışıyor
Toplantı odası talepleri telefonla, WhatsApp'tan, yüz yüze geliyor; defterde dağınık tutuluyor. Çakışan saatler, iki müşteriye aynı slotun verilmesi, unutulan rezervasyonlar... Karışan oda takvimi müşteri önünde mahcubiyet yaratıyor.
"Bana Bir Şey Geldi mi?" Trafiği
Müşteriler sürekli arıyor: adıma kargo var mı, tebligat geldi mi, evrakım ulaştı mı. Aynı soru gün boyu tekrarlanıyor; her arama için kayıtlara bakılıyor, aynı bilgi defalarca veriliyor, sekreterlik asıl işine odaklanamıyor.
Şirket Kuruluş Talepleri Takipsiz
Yeni girişimciler kuruluş ve yasal adres için arıyor, fiyat soruyor, "düşüneyim" diyor — sonrası yok. Kim ne zaman aradı, hangi paket konuşuldu, kime dönülecek kaydedilmediği için takip aranmıyor; sıcak kuruluş fırsatı soğuyor.
Müşteri Bilgisi ve Devir Karmaşası
Hangi müşterinin hangi paketi, hangi yetkilisi, hangi tercihleri olduğu personelin aklında ya da dağınık notlarda. Sekreter değişiminde devir sözlü yapılıyor; müşteri geçmişi kişiye bağımlı kaldığı için yeni gelen sıfırdan öğrenmek zorunda kalıyor.
Sanal ofis işletmeleri için ÖzgürKod ne yapar?
Genel vaatler değil; abonelik takibinize, evrak akışınıza ve oda rezervasyonlarınıza oturan gerçek senaryolar.
İlk talepten düzenli aboneliğe müşteri yolculuğu
- Paket aboneliklere vade tanımlayın; vadesi yaklaşan ve geçen abonelikler her sabah panelde ve gecikmiş işler görünümünde listelensin, yenileme bilgilendirmesini tek tıkla şablonla gönderin
- Gelen evrak ve kargoyu ilgili müşteriye hızlı yanıt şablonuyla tek tıkla haber verin; hangi evrak kime, kime bildirildi kart üzerinde net olsun, hiçbir tebligat geç kalmasın
- Toplantı odası rezervasyonlarını online randevu sayfası ve Google Takvim senkronuyla yönetin; çakışan slot ve unutulan rezervasyon kalmasın, müşteriye rezervasyon saatini şablonla bildirin
- Yeni şirket kuruluş ve yasal adres taleplerini pipeline'da izleyin: Görüşme → Teklif → Sözleşme aşamaları, PDF teklif şablonu ve durum akışıyla hiçbir aday takipsiz kalmasın
- Gelen evrak ve dekont görsellerini AI tespit etsin; müşterinin paket ödemesini parçalı ve vade takibiyle izleyin, gönderilen dekont ödeme kaydına tek tıkla işlensin
- Paket sorularını görsel akış kurucusuyla hazırladığınız chatbot 7/24 karşılasın; müşterileri sekreterlere atayın, rol bazlı yetki ve erişim loglarıyla müşteri bilgisi KVKK gözetilerek korunsun
Paket ya da kuruluş soran müşteri WhatsApp, web formu veya Instagram'dan ulaşır; kaynak etiketiyle kart olur, chatbot paket ve süreç sorularını 7/24 karşılar.
İhtiyaç konuşulur, sanal ofis ya da kuruluş paketi PDF teklif şablonuyla iletilir; teklif durumu (Gönderildi → Onaylandı/Revize) akışta izlenir.
Anlaşılan müşteri için kart açılır: paket türü ve yetkili işlenir, kuruluş süreci görevlerle takip edilir, sorumlu sekreter atanır.
Paket vadesi karta işlenir; yasal adres ve sekreterlik hizmeti başlar, tüm iletişim müşteri kartında toplanır, rol bazlı erişim tanımlanır.
Gelen evrak ve kargo müşteriye şablonla bildirilir; toplantı odası rezervasyonları Google Takvim senkronuyla planlanır, gelen görselleri AI tespit eder.
Vadesi yaklaşan abonelikler panelde listelenir; yenileme bilgilendirmesi tek tıkla şablonla ya da ilgili segmente kampanyayla gider, ödeme vade takibinde izlenir.
Bağlılık raporu düzenli yenileyen müşterileri gösterir; ek hizmet bilgilendirmesi kampanya modülüyle gider, tavsiyeyle gelen kuruluş talepleri kaynak etiketiyle ölçülür.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Müşteri mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, müşteri bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz müşteri grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni müşteri geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, teklif, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir müşteri yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Müşteri kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi müşterilerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Müşterileriniz nereden yazarsa yazsın
Sanal Ofis için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Sanal Ofis iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de müşteri iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Sanal Ofis programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Sanal Ofis programı", "Sanal Ofis yazılımı", "Sanal Ofis iş takip programı" ya da "Sanal Ofis müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: müşteri bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Sanal Ofis otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen müşteri mesajlarını tek panelde toplar, teklif ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Sanal Ofis için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve görev hazır |
| Müşteri geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, teklif, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Geç dönülen her mesaj, rakibe verilmiş bir fırsattır.
Ortalama satışınız 4.000 ₺ ise: aboneliğin aylık bedeli tek bir satış kadar bile değil.
Sanal ofis ve sekreterlik hizmeti için CRM ne işe yarar?
Müşteri iletişimini, paket abonelik vadelerini, gelen evrak bilgilendirmesini ve oda rezervasyonlarını tek panelde toplar: WhatsApp ve web'den gelen talepler müşteri kartında birikir, abonelik vadeleri panelde izlenir, rezervasyonlar Google Takvim senkronuyla planlanır. Şunu net söyleyelim: ÖzgürKod resmi bir kuruluş ya da kayıt sistemi değildir; kuruluşun resmi adımları ilgili mercilerde yürür. ÖzgürKod, hizmetin etrafındaki tarafı — iletişim, abonelik takibi, evrak bilgilendirmesi ve rezervasyonu — düzene sokar.
Paket abonelik vadelerini nasıl takip ederim?
Her müşterinin paketine ve vadesine bir tarih tanımlarsınız; vadesi yaklaşan ve geçen abonelikler her sabah panelde ve gecikmiş işler görünümünde listelenir. Yenileme bilgilendirmesini hızlı yanıt şablonuyla tek tıkla ya da vadesi gelen müşteri segmentine kampanya modülüyle toplu gönderirsiniz. Paket ödemelerini parçalı ve vade takibiyle izler, gönderilen dekontu AI tespit edersiniz. Hangi aboneliğin ne zaman dolduğunu Excel'de aramak yerine tek ekranda görürsünüz.
Gelen evrak ve kargoyu müşteriye sistem otomatik mi bildirir?
Hayır; ÖzgürKod kendiliğinden otomatik mesaj göndermez, bu konuda net olalım. Müşteri adına bir kargo ya da tebligat geldiğinde, ilgili müşteriye hızlı yanıt şablonuyla tek tıkla siz haber verirsiniz — bildirim manuel ve sizin kontrolünüzdedir. Hangi evrakın kime ait olduğu ve kime bildirildiği müşteri kartında net durur; mükerrer gönderim engeli aynı müşteriye çift mesajı önler. Böylece hiçbir tebligat geç kalmaz, kim haberdar edildi kim edilmedi karışmaz.
Toplantı odası rezervasyonlarını nasıl yönetirim?
Rezervasyonları online randevu sayfası ve Google Takvim senkronuyla yönetirsiniz; müşteri uygun slotu görür, çakışan saatler ve unutulan rezervasyonlar önlenir. Rezervasyon saatini müşteriye hızlı yanıt şablonuyla tek tıkla teyit edersiniz. WhatsApp, telefon ve yüz yüze gelen oda taleplerini de tek takvimde toplarsınız; aynı slota iki müşteri düşmez, oda kullanımı düzenli kalır.
Yeni şirket kuruluş taleplerini nasıl takip ederim?
Kuruluş ve yasal adres taleplerini pipeline'da izlersiniz: Görüşme, Teklif, Sözleşme gibi aşamalarla her adayın nerede olduğu tek bakışta görünür. PDF teklif şablonuyla paket ve ücreti gönderir, durumunu (Gönderildi, Revize, Onaylandı) akışta izlersiniz. Kim ne zaman aradı, hangi paket konuşuldu, kime dönülecek kayıtlı kalır; mükerrer korumasıyla aynı aday iki kez açılmaz. Böylece sıcak kuruluş fırsatları takipsiz sönmez.
İşletmenin WhatsApp hattını nasıl bağlarım, ekip aynı hattan çalışabilir mi?
Evet. Resmi WhatsApp Cloud API ile işletme hattınızı bağlarsınız; QR yöntemiyle birden fazla numarayı aynı panele ekleyebilirsiniz. Tüm yazışmalar müşteri kartına işlenir, birden fazla sekreter aynı hattan eş zamanlı yazışır, müşteriler atamayla dağıtılır ve rol bazlı yetkiyle erişim loglanır — KVKK tarafında elinizi güçlendirir. Mesai dışında görsel akış kurucusuyla hazırladığınız chatbot paket ve süreç sorularını karşılar, gerekince sekretere devreder. Instagram ve web formu da aynı gelen kutusunda toplanır.
Sanal Ofis programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Sanal Ofis programı", "Sanal Ofis yazılımı", "Sanal Ofis iş takip programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: müşteri iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Abonelik ve Evrak Akışınızı Düzene Sokun
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün WhatsApp'ı bağlayın, abonelik vadelerinizi ve oda rezervasyonlarınızı panele taşıyın; ay sonunda farkı görün.