Site yönetimi CRM: aidat, talep ve duyurular tek panelde düzen kazansın
Site Yönetimi programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Site Yönetimi iş takip programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Yüzlerce sakin, tek yönetici telefonu: aidat soruları, arıza bildirimleri, dekontlar ve toplantı duyuruları aynı hatta birbirine karışır. ÖzgürKod, sakin iletişimini WhatsApp ve Telegram üzerinden tek panelde toplar; aidat vadelerini izler, gelen dekontu yapay zeka tespit eder, talepler görev kartına dönüşür.
Site Yönetimi için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Site Yönetimi işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: Aidat vadeleri, dekont kayıtları, arıza talepleri ve duyurular: yüzlerce sakinle iletişim tek panelde düzene girer. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Site Yöneticilerinin Her Ay Yaşadığı Sorunlar
Aidat Excel'de, dekont WhatsApp'ta, şikayet telefonda kaldıkça yönetim emeği görünmez; tepki ise her zaman görünür.
Aidat Takibi Excel'de, Tahsilat Belirsiz
Hangi daire hangi ayı ödedi, kimde gecikme var — cevap, satırları kaydırılmış bir Excel dosyasında. Yanlış işlenen tek bir ödeme, sakinle yönetim arasında haftalarca süren tatsız bir tartışmaya dönüşüyor.
Dekontlar Mesaj Yığınında Kayboluyor
Sakin dekontu gece WhatsApp'tan atıyor; sabah elli mesajın altında kalıyor. Ödeme yapılmış ama işlenmemiş görünüyor; "ben ödedim, niye borçlu görünüyorum" telefonları yönetimin gününü yiyor.
Arıza Talepleri Telefonda Uçup Gidiyor
Asansör arızası kapıcıya söyleniyor, su kaçağı yöneticinin cebine. Yazılı kayıt olmayınca kim neyi ne zaman bildirdi belli değil; unutulan her talep, site grubunda öfkeli bir mesaj olarak geri dönüyor.
Duyurular Herkese Ulaşmıyor
Genel kurul ilanı panoya asılıyor, apartman grubunda kaynayıp gidiyor. Toplantı günü salon yarı boş; karar yeter sayısı toplanamıyor, aynı duyuru için üç kanaldan tek tek uğraşılıyor.
Yönetici Değişince Hafıza Sıfırlanıyor
Eski yönetici gitti; hangi dairenin ne borcu vardı, hangi tedarikçiyle ne konuşuldu, asansör bakımı kimdeydi — hepsi onunla gitti. Yeni yönetim aylarını geçmişi yeniden öğrenmekle geçiriyor.
Şikayetin Sahibi Belli Değil
Su kaçağı kapıcıda mı, tesisatçıda mı, yönetimde mi — talep birinin üzerinde değilse herkesin üzerindedir, yani kimsenin. Sakin üç gün sonra aynı şikayeti bu kez bağırarak yineliyor.
Site yönetimleri için ÖzgürKod ne yapar?
Genel CRM araçlarının üstüne, sakin iletişimi ve aidat akışınıza özel senaryolar.
Sakin kaydından raporlamaya: yönetim akışı
- Aidat taksitlerini vade takibine tanımlayın; kim ödedi, kim gecikti — tahsilat paneli her an güncel kalsın
- WhatsApp'a gelen dekontu yapay zeka tespit etsin; ödeme, sakinin kartına dekont kaydıyla işlensin
- Chatbot talepleri dallandırsın: arıza / aidat / öneri; acil arızayı yapay zeka işaretlesin, ilgili görevliye atansın
- Aidatı geciken sakinleri etiketleyip Meta onaylı şablonla nazik bir bilgilendirme kampanyası gönderin; mükerrer engeli devrede olsun
- Genel kurul ve bakım duyurularını kampanya modülüyle tüm sakinlere WhatsApp'tan iletin; kim okudu takip edin
- Her arıza talebini görev kartına çevirin: fotoğraf, daire bilgisi, checklist; iş kapanınca sakine tek mesajla bilgi verin
Her daire için sakin kartı açılır: iletişim bilgisi, blok-daire numarası, araç plakası gibi notlar ve geçmiş yazışmalar tek kartta durur.
Sakinler WhatsApp veya Telegram'dan yazar; 7/24 chatbot talebi arıza, aidat veya öneri olarak dallandırır, gerekirse görüşmeyi insana devreder.
Yapay zeka acil arızayı işaretler; talep, kapıcı, teknik servis veya yönetici fark etmeksizin sorumlusuna görev olarak atanır.
Görev kartında fotoğraf ve checklist ile iş takip edilir; kapanınca sakine bilgi mesajı gönderilir, talep geçmişi kartta saklanır.
Aylık aidatlar taksit olarak tanımlanır; ödeyenler işlenir, vadesi geçenler tahsilat panelinde daire bazında listelenir.
Sakinin gönderdiği dekontu yapay zeka tespit eder; ödeme sakinin kartına işlenir, "ödedim ama borçlu görünüyorum" tartışması biter.
Genel kurul, bakım ve kesinti duyuruları kampanya modülüyle tüm sakinlere gider; tahsilat ve talep raporları yönetim kuruluna tek tıkla sunulur.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Sakin mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, sakin bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz sakin grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni sakin geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, teklif, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir sakin yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Sakin kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi sakinlerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Sakinleriniz nereden yazarsa yazsın
Site Yönetimi için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Site Yönetimi iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de sakin iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Site Yönetimi programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Site Yönetimi programı", "Site Yönetimi yazılımı", "Site Yönetimi iş takip programı" ya da "Site Yönetimi müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: sakin bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Site Yönetimi otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen sakin mesajlarını tek panelde toplar, teklif ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Site Yönetimi için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve görev hazır |
| Sakin geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, teklif, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Geç dönülen her mesaj, rakibe verilmiş bir fırsattır.
Ortalama satışınız 4.000 ₺ ise: aboneliğin aylık bedeli tek bir satış kadar bile değil.
Site yönetimi için CRM ne işe yarar?
Site yönetiminin günlük yükü iletişimdir: aidat soruları, arıza bildirimleri, dekontlar, duyurular. CRM bu trafiği tek panelde toplar; her sakinin kartında yazışma geçmişi, ödeme durumu ve talepleri durur. Aidat vadeleri tahsilat panelinde izlenir, gelen dekontu yapay zeka tespit eder, arızalar görev kartına dönüşüp sorumlusuna atanır. Yönetim emeği kayıt altına girer; yönetici değişse bile sitenin hafızası sistemde kalır.
Aidatları sistem üzerinden tahsil edebilir miyim?
Hayır; ÖzgürKod online tahsilat yapmaz, ödeme bildiğiniz gibi banka hesabınıza yatar. Sistemin üstlendiği kısım takip ve kayıttır: aidat taksitlerini vadeleriyle tanımlarsınız, kimin ödediği ve kimin geciktiği panelde daire bazında görünür. Sakinin WhatsApp'tan gönderdiği dekontu yapay zeka tespit eder, ödeme karta işlenir. Dönem sonunda tahsilat raporunu yönetim kuruluna tek tıkla sunarsınız.
WhatsApp üzerinden toplu duyuru göndermek kurallara uygun mu?
Evet; ÖzgürKod resmi WhatsApp Cloud API ile çalışır ve toplu gönderimler Meta onaylı şablonlarla yapılır. Genel kurul, bakım veya su kesintisi duyurusunu kampanya modülünden tüm sakinlere iletirsiniz; hız kontrolü gönderimi güvenli tempoda yürütür, mükerrer engeli aynı kişiye çift mesajı önler, hata oranı yükselirse kampanya otomatik duraklar. Kimin ulaşılabilir olduğu raporda görünür.
Sakin talepleri ve arızalar nasıl düzene girer?
Sakinler tek numaraya yazar; 7/24 chatbot talebi karşılar ve dallandırır: arıza mı, aidat sorusu mu, öneri mi. Acil arızayı yapay zeka işaretler, talep ilgili görevliye atanır ve görev kartına dönüşür: fotoğraf, daire bilgisi, yapılacaklar listesi tek kartta. İş kapanınca sakine bilgi mesajı gönderirsiniz. Hangi talebin ne kadar sürede çözüldüğü raporlanır; geciken işler ayrı görünümde öne çıkar.
Sakin verileri KVKK açısından güvende mi?
Evet. Sakinlerin iletişim ve ödeme bilgileri rol bazlı yetkiyle korunur: kapıcı yalnızca kendisine atanan görevleri görür, aidat bilgisi sadece yetkili yönetimdedir. Veriye kimin ne zaman eriştiği KVKK uyumlu şekilde loglanır. Toplu duyurularda mükerrer engeli ve hız kontrolü devrededir; bir sakin verilerinin silinmesini isterse talebi panel üzerinden karşılarsınız.
Birden fazla site yönetiyorum; hepsini tek hesapta yönetebilir miyim?
Evet. Her sakini sitesine göre etiketler veya segmente alırsınız; gelen kutusunda, tahsilat panelinde ve raporlarda site bazında filtre uygularsınız. Duyuru kampanyalarını yalnızca ilgili sitenin sakinlerine hedeflersiniz; round-robin atama ile her sitenin sorumlusu kendi taleplerini görür. Yönetim kuruluna sunacağınız tahsilat ve talep raporlarını da site bazında ayrı ayrı alırsınız.
Site Yönetimi programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Site Yönetimi programı", "Site Yönetimi yazılımı", "Site Yönetimi iş takip programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: sakin iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Bir Sonraki Aidat Dönemini Düzenle Karşılayın
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün sakin taleplerini tek panelde toplayın; ay sonunda kimin ödediğini, hangi talebin çözüldüğünü net görün.