Üniversite Hazırlık Kursu CRM: ilk sorudan YKS sabahına her öğrenci tek panelde
Üniversite Hazırlık programı, yazılımı ve CRM'i tek platformda: Üniversite Hazırlık randevu programı, müşteri takip programı ve WhatsApp'lı satış otomasyonu.
Kayıt sezonunda yağan ücret ve kontenjan sorularını tek gelen kutusunda toplayın; veli görüşmelerini Google Takvim senkronlu randevularla, deneme sınavı duyurularını segmente kampanyayla, dönem ücretlerini taksit planıyla yönetin. Üniversite hazırlık kursları için yapay zeka destekli CRM.
Üniversite Hazırlık için hangi CRM programı kullanılmalı? ÖzgürKod, Üniversite Hazırlık işletmelerinin kullanabileceği Türkçe bir CRM'dir: YKS dönem kayıtları, veli görüşme randevuları, deneme sınavı duyuruları ve taksit takibi; kursunuzun tüm iletişimi tek panelde. Kurulum dakikalar sürer; 7 gün ücretsiz denenir.
Kayıt Sezonunda Telefon Susmuyor
Haziran-eylül arası gelen yüzlerce soru, veli görüşmeleri ve taksit defteri; ekip ders anlatmak yerine mesaj yetiştiriyor.
Kayıt Sezonu Trafiği Tek Telefonda
YKS biter bitmez ücret, burs sınavı ve kontenjan soruları WhatsApp, Instagram ve telefondan aynı anda yağıyor. Sekreter yetişemiyor; akşam dönülen mesajların sahibi çoktan başka kursla görüşmüş oluyor.
Veli Görüşmeleri Ajandada Çakışıyor
Rehber öğretmenle veli görüşmesi telefonla ayarlanıp kağıt ajandaya yazılıyor. Aynı saate iki veli verildiğinde kapıda soğuk bir bekleyiş yaşanıyor; unutulan görüşme, velinin gözünde kursun notunu düşürüyor.
Deneme Sınavı Duyurusu Elle Gidiyor
Her deneme öncesi yüzlerce öğrenciye ve veliye tek tek mesaj atılıyor; liste gözden kaçınca sınava gelmeyen öğrencinin velisi "bize haber verilmedi" diyor. Duyuru işi her hafta saatler yiyor.
Taksitler Excel'de, Dekontlar Telefonda
Kayıtta konuşulan taksit planı Excel'de, dekontlar sekreterin WhatsApp'ında duruyor. Hangi velinin taksiti gecikti sorusu ay sonunda uzun bir karşılaştırma mesaisine dönüyor; hatırlatma çekinilerek ve geç yapılıyor.
Yazın Soran Veli Eylülde Kayboluyor
Haziranda fiyat soran veli "düşünelim" diyor; numarası not defterinde kalıyor. Eylülde kontenjan dolarken bu adayları kimse hatırlayıp aramıyor; rakip kursun kampanyası önce davranıyor, kayıt oraya gidiyor.
Şube Tablosu Ay Sonunda Belli Oluyor
Hangi şube kaç kayıt aldı, hangi reklam kaynağı kayıt getirdi; cevap her ay elle toplanan tablolarda. Tablo hazır olana kadar kayıt sezonu ilerliyor, müdahale şansı çoktan geçmiş oluyor.
Üniversite hazırlık kursları için ÖzgürKod ne yapar?
Burs sınavından YKS sabahına, kayıt sezonunuza oturan senaryolar.
Öğrenci yolculuğu: ilk sorudan YKS sonucuna
- WhatsApp, Instagram, web formu ve Meta Lead Forms'tan gelen kayıt taleplerini tek kutuda toplayın; 7/24 chatbot ücret, burs sınavı tarihi ve sınıf gruplarını anında yanıtlasın
- Veli görüşmelerini online randevu sayfasından planlayın; Google Takvim çift yönlü senkronla rehber öğretmenin programı çakışmasın
- Öğrencileri sınıf, alan ve şube etiketiyle segmentleyin; deneme sınavı duyurusunu onaylı WhatsApp şablonuyla toplu gönderin, mükerrer gönderim engeli çift mesajı önlesin
- Dönem ücretini peşinat + taksit planına bağlayın; vadesi gelen ve geciken ödemeler panelde listelensin, velinin gönderdiği dekontu AI tespit edip kayda eklesin
- Adayları Bilgi Aldı → Burs Sınavı → Veli Görüşmesi → Kayıt aşamalı pipeline'da izleyin; eylülde karar bekleyen adaylara tek tıkla şablonlu mesaj gönderin
- Dönem kıyaslı satış ve tahsilat raporlarıyla şubelerinizi karşılaştırın; Meta Reklam ROI Merkezi hangi kampanyanın gerçekten kayıt getirdiğini göstersin
Veli WhatsApp'tan ücret sorar; mesaj kaynak etiketiyle aday kartına dönüşür, mesai dışıysa chatbot burs sınavı tarihini anında paylaşır.
Burs sınavı bilgisi hazır şablonla saniyeler içinde gönderilir; başvuranlar etiketlenir, Meta Lead Forms başvuruları da aynı listeye düşer.
Veli, online randevu sayfasından uygun saati seçer; görüşme Google Takvim'e senkron işlenir, rehber öğretmenin programı çakışmaz.
Dönem ücreti peşinat ve taksitlere bölünür; vadeler panelde izlenir, velinin gönderdiği dekont AI tespitiyle kayda eklenir.
Ders programı ve servis duyuruları sınıf segmentine onaylı şablonla toplu gider; veli soruları tek kutudan yanıtlanır.
Her deneme duyurusu ilgili segmente kampanyayla gönderilir; sınav sonrası veli görüşmeleri randevu sayfasından planlanır.
Mezun öğrenciler etiketlenir; yeni dönem duyurusu, geçmişte fiyat sorup kaydolmamış adaylara hedefli kampanyayla gönderilir.
Kişisel telefondan değil, işletme hattından
Öğrenci mesajları çalışanların telefonunda kaybolmasın; hat işletmenin, geçmiş CRM'in olsun.
Kare kodla dakikalar içinde, ya da resmî WhatsApp Cloud API ile. Telefondaki WhatsApp Business uygulamasını bırakmadan aynı numarayı CRM'e de bağlayabilirsiniz (coexistence).
Chatbot sık soruları yanıtlar, öğrenci bilgisini toplar; konuşmayı istediğiniz an ekibinizden biri devralır.
Seçtiğiniz öğrenci grubuna Meta onaylı şablonla duyuru ya da hatırlatma gönderin; kaç kişiye ulaştığını ve okunduğunu görün.
Gönderinize gelen "fiyat?" yorumuna otomatik yanıt verin, ayrıntıyı DM'den gönderin; yorum yazan kişi de gelen kutusuna düşsün.
Her şeyi siz takip etmeyin; önemli olanı size söylesin
Mesajları okur, yanıt bekleyeni ve riskliyi öne çıkarır, güne bir özetle başlatır.
Kime önce döneceğinizi bilin
- Mesaj analizi: aciliyet, memnuniyet, satış niyeti ve risk; şikâyet ile acil talep ayrılır.
- Yanıt bekleyenler: cevapsız kalan konuşmalar ve randevu isteyen mesajlar tek listede.
- Günün işleri: sabah, o gün kiminle ilgilenmeniz gerektiğini gösteren kısa bir özet.
- Soruya cevap: "Bu ay kaç yeni öğrenci geldi?" gibi soruları yazın, verinizden cevap gelsin.
Yapay zeka özellikleri AI analizi açık hesaplarda çalışır; kapalıyken mesajlar, randevular ve takipler kurallarla yürür.
Mesaj, randevu, tahsilat ve ekip — tek hesapta
Bir öğrenci yazdığında geçmişi, açık teklifi ve borcu aynı kartta. Ekibinize ikinci bir uygulama kurdurmanız gerekmez.
Öğrenci kartıMesajlar, randevular, teklifler, ödemeler ve notlar tek kartta; personel değişse de geçmiş işletmede kalır.
Ekip ve yetkiKayıtları personele atayın; isterseniz herkes yalnız kendi öğrencilerini görsün.
Reklamdan gelene kadar izleyinMeta reklam formlarından gelen adaylar kaynağıyla birlikte kayda düşer.
Telefonda da tamPanel mobil uyumlu; mesajı yanıtlayın, randevuyu taşıyın, notu telefondan ekleyin.
İhtiyacınız olan araçlar aynı yerde
Her birini ayrıntılı incelemek için tıklayın.
Birleşik gelen kutusu
WhatsApp, Instagram DM ve yorumları, Messenger, Telegram, TikTok ve web sohbeti tek ekranda.
Randevu ve hatırlatma
Online randevu sayfası, WhatsApp hatırlatması, "Geliyorum / İptal / Başka saat" yanıtıyla güncellenen takvim.
Lead havuzu ve satış süreci
Adayları sıcaklığa ve aşamaya göre izleyin, takip tarihi geçen kaydı kaçırmayın.
Teklif ve anlaşma
Kalemli teklifi dakikalar içinde hazırlayın, PDF olarak gönderin, durumunu izleyin.
Ödeme ve tahsilat
Depozito, ara ödeme ve kalan tutar; kimin ne kadar borcu olduğu kartında.
Ekip görev takibi
İşi kişiye verin, boş saatine yerleştirin, geciken işi bildirimle yakalayın.
Chatbot
Sık sorulara 7/24 yanıt, bilgi toplama ve ekibe devir.
WhatsApp kampanyaları
Onaylı şablonla seçtiğiniz gruba toplu mesaj; iletildi ve okundu takibi.
Göstergeler ve raporlar
Yeni adaylar, yanıt süreleri, kazanılan ve kaybedilen kayıtlar tek panoda.
Ürün ve hizmet kataloğu
Hizmetlerinizi ve fiyatlarınızı bir kez girin; teklifte ve sohbette kullanın.
Öğrencileriniz nereden yazarsa yazsın
Üniversite Hazırlık için CRM seçerken nelere dikkat etmeli?
Karar vermeden önce adaylarınızı bu 5 kritere göre değerlendirin.
5 kriter
- Sektörünüze hazır modül. Genel bir CRM'i aylarca uyarlamak yerine Üniversite Hazırlık iş akışına (kayıt alanları, etiketler, hatırlatma şablonları) ilk günden hazır bir sistem seçin.
- WhatsApp ve Instagram entegrasyonu. Türkiye'de öğrenci iletişiminin büyük bölümü WhatsApp ve Instagram'dan gelir; resmi API ile tek gelen kutusu sunmayan bir CRM işin yarısını dışarıda bırakır.
- Otomatik hatırlatma ve takip. Randevu, ödeme ve tekrar hatırlatmaları hafızaya değil sisteme emanet olmalı; kaçan her hatırlatma kaybedilmiş gelirdir.
- Türkçe destek ve TL fiyatlandırma. Dolar bazlı yabancı araçlarda kur riski ve İngilizce destek engeli vardır; TL fiyat ve Türkçe kurulum desteği toplam maliyeti öngörülebilir kılar.
- Ücretsiz deneme ve taahhütsüz iptal. Karar vermeden önce kendi verinizle deneyin: kredi kartı istemeyen, en az 7 gün ücretsiz deneme sunan ve istediğinizde iptal edilebilen bir çözüm tercih edin.
Üniversite Hazırlık programı mı, yazılımı mı, CRM mi?
Çoğu işletme sahibi aradığı çözümü "Üniversite Hazırlık programı", "Üniversite Hazırlık yazılımı", "Üniversite Hazırlık randevu programı" ya da "Üniversite Hazırlık müşteri takip programı" diye arar. "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır; ihtiyaç aynıdır: öğrenci bilgilerini tek yerde toplamak, hiçbir talebi kaçırmamak ve işi düzene sokmak.
Bir Üniversite Hazırlık otomasyonu olarak ÖzgürKod; WhatsApp, Instagram ve web'den gelen öğrenci mesajlarını tek panelde toplar, randevu ve tahsilat takibini aynı ekrandan yürütür. Sektörden bağımsız seçim kriterlerini CRM programı seçim rehberimizde ayrıca anlattık.
Üniversite Hazırlık için yöntem karşılaştırması
Defter/Excel, genel amaçlı CRM ve ÖzgürKod yan yana.
| Kriter | Defter / Excel | Genel (yabancı) CRM | ÖzgürKod |
|---|---|---|---|
| Mesajlar | Telefonlarda dağınık | Çoğunlukla ek modül ya da ek ücret | WhatsApp, Instagram ve web tek gelen kutusunda |
| Hatırlatma ve takip | Hafızaya emanet | Kurulum ve entegrasyon ister | Takip tarihi, bildirim ve randevu hatırlatması hazır |
| Öğrenci geçmişi | Defter, telefon ve e-posta arasında | Var, genel alanlarla | Tek kartta: mesaj, randevu, ödeme, not |
| Ekip çalışması | Kim neyle ilgileniyor belirsiz | Kullanıcı başına ek maliyet | Atama, görev ve kayıt bazlı yetki |
| Dil ve fiyat | — | Genelde $ fiyat, İngilizce destek | TL fiyat, Türkçe destek |
| Başlangıç | Görünmez zaman maliyeti | Uzun kurulum, kur riski | 7 gün ücretsiz deneme |
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok · İstediğiniz zaman paket yükseltebilirsiniz
Gelmeyen randevu boş bir saat değil, bedeli çoktan ödenmiş bir saattir.
Hizmet başına 1.000 ₺ alıyorsanız: aboneliğin aylık bedeli 3 randevu ediyor.
Üniversite hazırlık kursları için CRM ne işe yarar?
Kayıt sezonunda farklı kanallardan gelen yüzlerce soruyu tek panelde toplar, fiyat sorup kaydolmayan adayları kaybettirmez, veli görüşmelerini takvime bağlar, taksit ve dekontları görünür kılar. Deneme sınavı duyuruları segmente tek kampanyayla gider. Şunu netleştirelim: ÖzgürKod bir ölçme-değerlendirme veya ders takip yazılımı değildir; net hesaplamaz, MEB/e-Okul ile entegre çalışmaz. Kursunuzun aday kazanımı, veli iletişimi ve tahsilat takibi tarafını yönetir.
Deneme sınavı hatırlatmaları velilere otomatik mi gidiyor?
Hayır; sistem kimseye kendiliğinden, zamanlanmış mesaj atmaz — bunu dürüstçe belirtelim. Doğru akış şöyle işler: öğrencileri sınıf ve alan etiketiyle segmentlersiniz, deneme duyurusunu Meta onaylı WhatsApp şablonuyla bu segmente sizin onayınızla toplu gönderirsiniz. Tek veliye tek tıkla şablonlu mesaj da atabilirsiniz. Beş dakikalık bir işle yüzlerce veliye aynı anda, kurallara uygun biçimde ulaşırsınız; kontrol her zaman sizde kalır.
Veli görüşmelerini nasıl planlarım?
Veliye online randevu sayfanızın linkini gönderirsiniz; veli uygun saati kendisi seçer, randevu Google Takvim çift yönlü senkronuyla rehber öğretmenin takvimine işlenir. Çakışma olmaz, çünkü dolu saatler sayfada görünmez. Görüşme öncesi öğrencinin kartını açtığınızda tüm yazışma geçmişi, notlar ve ödeme durumu karşınızdadır. Görüşme sonrası izlenimler karta not edilir; karar bekleyen veliler pipeline'da görünür kalır.
Taksit ödemelerini ve dekontları nasıl takip ederim?
Dönem ücretini peşinat ve taksitlere bölersiniz; her öğrencinin ödeme planı kartında durur, vadesi gelen ve geciken taksitler ödeme takibi ekranında listelenir. Veli dekontu WhatsApp'tan gönderdiğinde AI görseli tespit eder; tek tıkla ödeme kaydına işlersiniz. Geciken taksit için tek tıkla şablonlu hatırlatma gönderirsiniz. Sistem online tahsilat yapmaz, ödeme linki üretmez; para kursunuzun hesabına bildiğiniz yoldan gelir, panel yalnızca takibi netleştirir.
Birden fazla şubemiz var; tek hesapla yönetebilir miyiz?
Evet. Gelen mesajlar round-robin kuralıyla veya elle şube ekiplerine atanır; "personel kendi müşterisini görür" yetkisiyle her şubenin danışmanı yalnız kendi adaylarıyla ilgilenir, yönetici hepsini görür. Öğrenciler şube etiketiyle ayrılır; dönem kıyaslı satış ve tahsilat raporlarında şubeleri yan yana karşılaştırırsınız. Meta Reklam ROI Merkezi hangi şubenin reklamının kayıt getirdiğini gösterir. Temsilci performansı raporu da danışman bazında döner.
Öğrenci ve veli verileri KVKK açısından güvende mi?
Evet. Öğrenci ve veli iletişim bilgileri, görüşme notları ve ödeme kayıtları KVKK gereklilikleri gözetilerek saklanır. Rol bazlı yetkilendirmeyle sekreter, danışman ve müdür yalnız yetkili olduğu veriye erişir; tüm erişimler loglanır. Yazışmalar personelin kişisel telefonu yerine kurum panelinde tutulduğu için danışman ayrılsa da aday listesi kursta kalır. Silme ve düzeltme talepleri panelden yönetilir.
Üniversite Hazırlık programı ile CRM aynı şey mi? ÖzgürKod hangisi?
Pratikte aynı ihtiyacı anlatırlar. İşletmeler genellikle "Üniversite Hazırlık programı", "Üniversite Hazırlık yazılımı", "Üniversite Hazırlık randevu programı" ya da "müşteri takip programı" diye arar; "CRM" ise bu çözümün uluslararası adıdır. ÖzgürKod, bu adların hepsinin karşılığını tek platformda sunar: öğrenci iletişimi, randevu/teklif/sipariş, tahsilat takibi ve raporlama aynı yerdedir. Yani hangi terimle ararsanız arayın, ulaştığınız çözüm aynı; ayrı ayrı program kurmanıza gerek kalmaz.
Benzer işletmeler için çözümler
Kayıt Sezonunu Tek Panelden Yönetin
7 gün ücretsiz, kart bilgisi gerekmez. İlk gün WhatsApp ve Instagram'ı bağlayın; fiyat soran adayları kayda alın, ilk deneme duyurunuzu segmente gönderin.