Her lead tek kayıtta, doğru temsilcide, takibi unutulmadan.
WhatsApp'tan, Instagram reklamından ya da sitenizdeki formdan gelen talepler aynı havuzda toplanır. Aynı kişi ikinci kez kaydolmaz; lead, kaynağın dağıtım planıyla sıradaki temsilciye düşer. Temsilci her sabah kimi arayacağını Lead Havuzu'nda görür, dönülmeyen lead de unutulmaz.
Bir talep geldiğinde ne olur?
Örnek bir satış ekibi. Bir talep gönderin: kayıt kontrolünden, dağıtım planından ve günlük limitten geçip bir temsilcinin listesine düşer. Sonra temsilci olarak görüşmeyi kaydedin.
Talep nereden gelirse gelsin, aynı havuza
Kanalları bir kez bağlarsınız. Mesaj yazan, reklam formunu dolduran, sitenizden başvuran kişi lead olarak açılır ve geldiği kaynakla kaydedilir.
WhatsApp, Instagram, Facebook ve Telegram'da ilk kez yazan kişi lead olarak açılır, konuşma lead kartına bağlı kalır. Gönderilerinize yorum yazanlar da lead olur; sitenizdeki sohbet penceresi ad ve telefonu aldığında lead açar.
Facebook ve Instagram anında form reklamlarından gelen kişi, form gönderildiği anda lead olur; kampanya ve reklam adı kayda yazılır. Instagram'dan gelen form Instagram reklamı, Facebook'tan gelen Facebook reklamı olarak ayrı sayılır. Google Ads'ten sitenize gelen formlar da kendi kaynağıyla kaydedilir.
Form oluşturucuyla formunuzu kurun; bağlantısını paylaşın, QR kodunu basın ya da tek satır kodla sitenize gömün. KVKK aydınlatma onayı, pazarlama izni, UTM etiketleri ve gönderimden sonra WhatsApp ya da e-postayla karşılama mesajı formun içinde.
Elinizdeki listeyi CSV ya da Excel olarak yükleyin; sistem sütunları başlıklarından tanıyıp eşleştirmeyi önerir. Ad soyad ve telefon zorunlu; numarası zaten kayıtlı kişi yeniden açılmaz, güncellenir. Listeyi aktarırken bir temsilciye verebilirsiniz.
Formu ikinci kez dolduran kişi için yeni kayıt açılmaz: numaranın son 10 hanesi (0532…, +90 532… aynı sayılır) ya da e-postası eşleşir, boş alanlar tamamlanır, yanıtlar not olarak eklenir. Eski tekrarları Mükerrer Leadler ekranında bulup birleştirirsiniz; birleştirme geri alınabilir.
“Bunu kim arayacak?” sorusu bir kez cevaplansın
Her kaynak için bir dağıtım planı: hangi temsilciler, hangi sırayla, günde en çok kaç lead. Lead geldiği anda plan çalışır; temsilciye bildirim gider, yeni lead Bugün listesinde durur.
Meta reklamları bir ekibe, web sitesi formları başka bir ekibe. Planı kaynağa bağlar, temsilcileri ve sırasını seçersiniz; gerektiğinde planı tek tıkla duraklatırsınız. Bir temsilcinin kendi WhatsApp hattı varsa o hatta yazan yeni kişiler doğrudan ona atanır.
Sıralı dağıtım son lead alan kişiden sonrakinden devam eder; dengeli dağıtım bugün en az lead almış temsilciye verir, gün sonunda herkes eşit sayıda alır; rastgele dağıtım uygun temsilcilerden birini seçer. Üçünde de günlük limiti dolan temsilci atlanır.
Lead kaybolmaz: kaynağa göre ya sahipsiz bekler ya da yedek kurala gider (hizmete uzman temsilci, yoksa bugün en az lead alan). Dağıtım ekranı sahipsiz bekleyen sayısını ve nedenini gösterir; “Şimdi dağıt” ile tek tıkla dağıtırsınız.
Otomatik yeniden atamayı açarsanız, belirlediğiniz süre içinde aranmayan ya da yazılmayan yeni lead en az yüklü temsilciye geçer; her lead için bir kez. İzindeki temsilci aday olmaz, isterseniz yalnız mesai saatlerinde çalışır.
Lead'i müşteri listesinden ya da mesaj merkezinden tek tek, ya da toplu olarak başka temsilciye aktarın; nedeni seçilir: yeni atama, performans, müşteri talebi, uzmanlık alanı, izin/ayrılık. Her aktarım kimden kime, ne zaman yapıldığıyla lead geçmişine yazılır.
Temsilci her sabah kimi arayacağını bilir
Lead Havuzu (menüde Dinamik Arama) takip tarihine göre çalışır: gecikenler, bugün aranacaklar, yarın ve sonrası. Görüşme kaydedildikçe sıradaki iş kendiliğinden öne gelir.
Lead Havuzu ve Çalışma Modu
- Gecikmiş, Bugün, Yarın, Bu Hafta, Tarihsiz: yeni atanan lead aynı gün Bugün'de durur; dönülmezse ertesi gün Gecikmiş'e geçer.
- Sırayla çalış: gecikmiş takipleri en eskiden başlayarak tek tek açar. Çalışma Modu sıradaki müşteriyi kendisi seçer: önce gecikenler, sonra bugünküler.
- Tek tıkla sonuç: Ulaşılamadı, Bilgi verildi, Düşünecek… Sonuç bir sonraki takip tarihini kendisi ayarlar; listeyi yönetici düzenler.
- Kaydet ve sıradaki: görüşmeyi kaydedip listedeki bir sonraki lead'e geçer; kart açıkken ← → ile gezinirsiniz.
- Cevap bekliyor: müşteri yazdı ama yanıt verilmediyse satırda rozet ve bekleme süresi; tıklayınca sohbet açılır.
- Liste, Kanban, Takvim: aynı kayıtlar üç görünümde; filtrelerinizi kaydedip kendi görünümünüzü kurarsınız.
İlk mesajdan satışa, aynı kayıt üzerinde
Lead yönetimi talebi toplamakla bitmez. Görüşme, teklif, randevu ve ödeme aynı lead kartına yazılır; kaynak raporu da bu yüzden satışı kaynağına kadar izleyebilir.
Kişi yazar ya da form doldurur
WhatsApp, Instagram, reklam formu, sitenizdeki form ya da sohbet. Kişi o an lead olur, kaynağı yazılır.
Daha önce gelmiş mi?
Numara ya da e-posta mevcut bir kayıtla eşleşirse yeni kayıt açılmaz; yeni bilgi var olan karta eklenir.
Planla temsilciye
Kaynağın planı, dağıtım şekli ve günlük limit. Temsilciye bildirim gider, lead Bugün listesine düşer.
Arama, mesaj, takip
Temsilci mesaj merkezinden yazar ya da arar; sonucu tek tıkla kaydeder, sonraki takip tarihi kendiliğinden kurulur.
Teklif, randevu, ödeme
Teklif ve anlaşma, randevu ve tahsilat aynı kartta; lead kazanıldığında kaynağı satışla birlikte sayılır.
Hangi kanal satış getiriyor, kimde iş birikiyor?
Rakamlar ekibin zaten girdiği kayıtlardan çıkar; ayrıca rapor istemezsiniz. Temsilcilerin hedef ve karnesi için Ekip Panosu'na bakın.
Kaynaktan kâra kadar
- Kaynak raporu: her kaynak için toplam lead, kazanılan, kaybedilen, anlaşma, ciro, dönüşüm oranı ve ortalama iletişim süresi; sayıya tıklayınca lead'ler açılır.
- Kanal ve müşteri kârlılığı: tahsilattan ürün maliyeti, prim, komisyon, reklam ve sabit giderler düşülünce her kaynağın ve kampanyanın gerçekte ne kazandırdığı.
- Temsilci yükü: kişi başına gecikmiş, bugün, tarihsiz, bekleyen konuşma ve günlük hedef; yükü yüksek olan işaretlenir. Atanmamış kayıtlar ayrı satırda.
- İlk temas hedefi: yeni lead için bir süre belirleyin; hedefi aşan lead'ler için uyarı üretilir. Göstergelerde ilk dönüş süresi.
- Kim neyi görür: temsilci varsayılan olarak yalnız kendi lead'lerini görür; “Tüm lead ve konuşmaları görsün” izniyle açarsınız.
- Liste dışarı sızmaz: lead listesini yalnız firma sahibi, telefonuna gelen tek kullanımlık SMS koduyla indirir; temsilciler dışa aktaramaz.
Üç adımda ilk lead temsilcide
Ayrı bir form aracı, dağıtım tablosu ya da takip dosyası kurmanız gerekmez.
1Kanalları bağlayın
Entegrasyonlar'dan WhatsApp'ı, Instagram ve Facebook sayfanızı, reklam formlarınızı bağlayın; sitenize lead formunu gömün. Elinizdeki listeyi Excel'den aktarın.
2Dağıtım planını kurun
Kaynağı seçin, temsilcileri ve sırasını belirleyin, dağıtım şeklini ve günlük limiti girin.
3Ekip Lead Havuzu'nda başlasın
Temsilciler sabah Gecikmiş ve Bugün sekmesinden başlar; her görüşmeyi tek tıkla kaydedip sıradakine geçer.
Bugün nasıl yapıyorsunuz?
Çoğu işletmede reklamdan gelen talep bir Excel dosyasına, WhatsApp'tan gelen talep birinin telefonuna, takip de akılda kalana emanettir. Hiçbiri ötekini görmez.
| Excel listesi | WhatsApp grubu | Telefon ve defter | ÖzgürKod Lead Yönetimi | |
|---|---|---|---|---|
| Reklamdan gelen talep kime gidiyor? | Biri listeye ekleyip paylaşırsa | Gruba düşer, ilk gören alır | Telefonu açan alır | Kaynağın planıyla sıradaki temsilciye, günlük limitle |
| Aynı kişi ikinci kez gelirse | İki satır olur | Fark eden olursa | Hatırlanırsa | Numara eşleşir, yeni kayıt açılmaz; bilgi var olan karta eklenir |
| Bugün kimi arayacağım? | Tarih sütunu doluysa filtreyle | Mesajlar arasında aranır | Sayfalar çevrilir | Gecikmiş ve Bugün sekmeleri; Sırayla çalış |
| Dönülmeyen lead | Görünmez | Mesajların altında kalır | Kaybolur | Ertesi gün Gecikmiş'te; istenirse başka temsilciye geçer |
| Hangi kanal satış getirdi? | Elle sayılır | Bilinmez | Bilinmez | Kaynak raporu: lead, anlaşma, ciro, dönüşüm |
Lead kaydı, satışın geri kalanıyla aynı kartta
Bir lead'in mesajları, görüşmeleri, teklifleri, randevuları ve ödemeleri tek kartta durur. Temsilci değişse de geçmiş kayıtla birlikte gider.
Aynı mesaj kutusuWhatsApp, Instagram ve Facebook konuşmaları lead kartında; temsilci yanıtı mesaj merkezinden yazar.
Aynı zaman çizelgesiGörüşmeler, notlar, segment değişiklikleri ve aktarımlar tarih sırasıyla; ekip notunda @bahsetme.
Aynı teklif ve anlaşmaTeklif ve anlaşma lead kartından açılır; kazanılan lead kaynak raporunda satışa sayılır.
Aynı randevu ve ödemeRandevular ve tahsilatlar kartın sekmelerinde; ayrı listede arama gerekmez.
Lead'i sahipsiz bırakmayan ayrıntılar
Lead sıcaklığı
Sıcak, ılık, soğuk. Listede noktasıyla görünür, filtrelenir, toplu olarak değiştirilir.
Segmentler ve Kanban
Satış aşamalarınızı segment olarak tanımlayın; Kanban'da kartı taşıyıp not ekleyin. Her segmentin takip gün sayısı tarih önerisini belirler.
Filtre ve kayıtlı görünüm
Segment, kaynak, sıcaklık, durum, ülke, dil, geliş tarihi… Filtreyi kaydedin, varsayılan görünümünüz yapın.
Tarihsiz kayıt sihirbazı
Takip tarihi olmayan kayıtlara kurala göre tarih yazar; önce önizleme gösterir, uygulamayı geri alabilirsiniz.
Görüşme özeti şeridi
Kartın üstünde segment, kaynak, sonraki takip ve son not; temsilci aramadan önce bağlamı tek bakışta görür.
Geçmiş tarih uyarısı
Hatırlatma yanlışlıkla geçmiş bir güne girilirse kaydetmeden önce uyarır; kayıt Gecikmiş'te takılı kalmaz.
Son temas gerçek temas
Son temas tarihi görüşme ya da notla ilerler; notsuz bir Kanban taşıması temas sayılmaz, raporlar gerçek teması gösterir.
Tekil telefon kuralı
Açarsanız, kayıtlı bir numara başka temsilcinin kişisel WhatsApp hattına yazsa da yeni kayıt açılmaz; konuşma mevcut kayda bağlanır.
Toplu işlemler
Müşteri listesinde seçtiğiniz kayıtlara toplu temsilci atayın, durum ya da sıcaklık değiştirin, pasife alın ya da kampanyalardan hariç tutun.
Tablo düzeni
Sütunları genişletin, başlıktan sürükleyip taşıyın, ad sütunu yapışkan kalsın; düzen hesabınızda saklanır.
Reklam izi
Meta formlarında kampanya ve reklam adı, lead formlarında UTM etiketleri ile Google ve Meta tıklama kimlikleri kayda yazılır.
Panel 10 dilde
Türkçe, İngilizce, Almanca, Fransızca, İspanyolca, İtalyanca, Portekizce, Arapça, Japonca ve Rusça.
2.500 ₺ / ay'dan başlar
7 gün ücretsiz deneme · Kurulum ücreti yok
Elinizdeki lead listesi zaten para; asıl kayıp, kimin ne zaman aradığını bilmemek.
Lead başına maliyetiniz 300 ₺ ise: aboneliğin aylık bedeli 9 lead ediyor.
Hangi kanallardan gelen talepler otomatik lead olur?
WhatsApp (Business API ve kişisel hat), Instagram ve Facebook mesajları, gönderilerinize yazılan yorumlar, Facebook ve Instagram anında form reklamları, Google Ads reklamınızdan sitenize gelen formlar, web sitenizdeki sohbet penceresi, Telegram, ÖzgürKod'da oluşturduğunuz lead formları ve web sitenizden gönderilen formlar. Elle ekleme ile Excel ya da CSV'den içe aktarma da aynı havuza yazar. Her lead geldiği kaynakla kaydedilir.
Otomatik lead dağıtımı nasıl çalışır?
Her lead kaynağı için bir dağıtım planı kurarsınız: plandaki temsilciler, sıraları, dağıtım şekli ve temsilci başına günlük limit. Sıralı dağıtım kaldığı yerden devam eder, dengeli dağıtım bugün en az lead almış temsilciye verir, rastgele dağıtım uygun temsilcilerden birini seçer. Günlük limiti dolan temsilci atlanır. Lead atandığı anda temsilciye panel bildirimi gider ve lead Lead Havuzu'nda Bugün listesine düşer; aynı gün dönülmezse ertesi gün Gecikmiş'te görünür. Toplu dağıtımda temsilci kişi başına tek özet bildirim alır; e-posta ya da WhatsApp kanalını bildirim ayarlarından eklersiniz.
Plandaki herkes limitteyse ya da plan yoksa lead ne olur?
Lead kaybolmaz. Kaynağa göre ya sahipsiz bekler ya da yedek kurala gider: hizmete uzman temsilci tanımlıysa ona, değilse bugün en az lead almış temsilciye. Dağıtım ekranı sahipsiz bekleyen lead sayısını ve nedenini (aktif plan yok, limit doldu, planda aktif temsilci yok) gösterir; “Şimdi dağıt” ile tek tıkla dağıtırsınız. Yöneticiler Lead Havuzu'nda atanmamış kayıtları ayrıca görür.
Temsilci izindeyse ya da lead'e hiç dönmezse?
Dağıtım planı kişinin izinde olduğunu kendiliğinden bilmez; izne çıkan temsilciyi plandan çıkarırsınız. Dönülmeyen lead için Operasyon kurallarındaki Otomatik yeniden atamayı açabilirsiniz: belirlediğiniz süre boyunca aranmayan ya da yazılmayan yeni lead, en az yüklü temsilciye aktarılır (her lead için bir kez). İzindeki temsilci aday olmaz, isterseniz yalnız mesai saatlerinde çalışır. Ayrıca yeni lead için ilk temas hedefi koyup hedefi aşan lead'ler için uyarı üretebilirsiniz.
Aynı kişi formu iki kez doldurursa iki kayıt mı açılır?
Hayır. Lead formu ve web formu gelen numarayı son 10 hanesiyle (0532…, +90 532… aynı sayılır), bulamazsa e-postayla mevcut kayıtlarda arar. Kişi zaten kayıtlıysa yeni kayıt açılmaz: boş alanlar tamamlanır, form yanıtları not olarak eklenir, kayıt sahibi temsilcide kalır ve tekrar mükerrer kayıtlarına yazılır. Geçmişten kalan tekrarları Mükerrer Leadler ekranında bulup birleştirirsiniz; birleştirme geri alınabilir.
Elimdeki Excel listesini aktarabilir miyim?
Evet. Listeyi CSV ya da Excel (XLSX) olarak yükleyin; sistem sütun başlıklarından eşleştirmeyi önerir, siz onaylarsınız. Ad soyad ve telefon zorunludur; e-posta, şehir, kaynak, hizmet, segment, notlar, temsilci ve kayıt tarihi gibi alanlar da eşlenebilir. Numarası zaten kayıtlı olan kişi yeniden açılmaz, güncellenir. Listeyi aktarırken bir temsilciye verebilirsiniz. Örnek CSV dosyası ekranda hazır.
Temsilci başkasının lead'lerini görebilir mi?
Varsayılan olarak hayır: personel yalnız kendisine atanan lead'leri ve kendi WhatsApp hattını görür. Bir kişiye bütün kayıtları açmak için ekip ekranında “Tüm lead ve konuşmaları görsün” iznini verirsiniz. Başkasının kaydında yalnız not yazılabilir; segment, takip tarihi ve fotoğraf kaydın temsilcisinde kalır.
Bir lead'i başka temsilciye nasıl aktarırım?
Müşteri listesinden tek kaydı ya da seçtiğiniz kayıtları toplu olarak, mesaj merkezinden de konuşmanın lead'ini başka temsilciye aktarırsınız. Tek aktarımda neden seçilir: yeni atama, performans, müşteri talebi, uzmanlık alanı, izin/ayrılık ya da diğer. Pasif ya da izleyici rolündeki kişiye aktarım yapılamaz. Her aktarım kimden kime ve ne zaman yapıldığıyla lead geçmişine yazılır.
Hangi kaynağın satış getirdiğini nasıl görürüm?
Kaynak raporlarında her kaynak için toplam lead, kazanılan, kaybedilen, anlaşma sayısı, ciro, dönüşüm oranı ve ortalama iletişim süresi yan yana durur; bir sayıya tıklayınca o lead'lerin listesi açılır. Kanal ve müşteri kârlılığı raporu bir adım ileri gider: tahsilattan ürün maliyeti, prim, komisyon, reklam ve sabit giderler düşülünce her kaynağın ve kampanyanın gerçekte ne kazandırdığını gösterir.
Web sitem için ayrı bir form aracına ihtiyacım var mı?
Hayır. Lead formları ile kendi formunuzu kurarsınız: bağlantısını paylaşır, QR kodunu basar ya da tek satır kodla sitenize gömersiniz. KVKK aydınlatma onayı ve kutusu işaretsiz gelen pazarlama izni formun içindedir; rızalar kayda yazılır. Form gönderilince kişiye WhatsApp ya da e-postayla karşılama mesajı gidebilir; isterseniz sorumlu temsilciye bildirim gider. UTM etiketleri ve reklam tıklama kimlikleri de lead'e kaydedilir.
Lead listesini dışa aktarabilir miyim?
Evet, ama yalnız firma sahibi: liste, sahibin telefonuna gelen tek kullanımlık SMS koduyla CSV olarak indirilir. Seçili, filtrelenmiş ya da tüm kayıtları indirebilirsiniz. Temsilciler ve yöneticiler listeyi dışarı alamaz.
Lead yönetimi için ayrı bir modül açmam gerekiyor mu?
Hayır. Lead yönetimi ÖzgürKod CRM'in çekirdeğidir; mesaj merkezi, görüşmeler, teklif ve anlaşma, randevu ve ödemeler aynı lead kaydı üzerinde çalışır. Paketlerin kullanıcı sayıları ve kanal sınırları için fiyat sayfasına bakabilirsiniz.
Bir sonraki talep, sahibini kendisi bulsun
Kanallarınızı bağlayın, ilk dağıtım planını kurun, ekibiniz yarın sabah Lead Havuzu'ndan başlasın. 7 gün ücretsiz, kurulum ücreti yok.